Как заполнить графики работы в 1С

График работы в 1С — это не просто справочная запись, а основа для расчёта зарплаты, табеля и нормы рабочего времени. Если график заполнен неправильно, программа неверно посчитает оплату за фактически отработанное время, ночные и праздничные часы, а табель придётся править вручную каждый месяц. Поэтому настройке графика стоит уделить время один раз — дальше он будет работать автоматически.

Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом» (ЗУП) редакции 3.1, но логика справочника «Графики работы сотрудников» схожа в «1С:ERP» и «1С:Комплексной автоматизации». В «1С:Бухгалтерии» полноценных графиков нет — там учёт рабочего времени ведётся упрощённо, и для сменных режимов потребуется ЗУП.

Перед настройкой подготовьте данные: режим работы подразделения (пятидневка, сменный график, гибкое время), время начала и окончания работы, перерывы, порядок учёта ночных и вечерних часов, а также производственный календарь, на который будет опираться график.

Где находятся графики работы и что нужно настроить заранее

Справочник графиков находится в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В некоторых конфигурациях путь выглядит как «Настройка» → «Предприятие» → «Графики работы». Если раздела не видно, проверьте, что в настройках учётной политики включён учёт рабочего времени и у пользователя есть права кадровика или расчётчика.

До создания графика убедитесь, что заполнены связанные настройки. Во-первых, проверьте производственный календарь (раздел «Настройка» → «Производственные календари») — он должен быть актуален, так как пятидневные графики ссылаются на него для определения праздников и переносов. Во-вторых, проверьте виды времени в классификаторе использования рабочего времени: стандартные «Явка», «Ночные», «Вечерние», «Праздничные» обычно присутствуют изначально, но для нестандартных режимов могут понадобиться дополнительные.

Если в организации есть сотрудники с сокращённой рабочей неделей (например, несовершеннолетние или инвалиды I–II группы), для них создаются отдельные графики с уменьшенной нормой часов. Один график на всех с разной продолжительностью смены приведёт к ошибкам в расчёте нормы.

Создание графика: пятидневка и стандартные режимы

Нажмите «Создать» в списке графиков и задайте понятное наименование, например «Пятидневка 8 часов (офис)». В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» — это стандартный вариант для пятидневной и шестидневной рабочей недели. Укажите ссылку на производственный календарь и флажок «Учитывать праздники».

Далее откройте таблицу «Расписание работы» и заполните строки: для каждого дня недели укажите вид времени (обычно «Явка») и количество часов. Если в пятницу сокращённый день, для пятницы указывается меньшее значение. Перерывы на обед в графике не вычитаются автоматически — в графе часов указывается именно оплачиваемое рабочее время без обеда.

После заполнения нажмите «Записать» и проверьте итоговую норму за месяц — она отображается в форме графика или доступна через отчёт. Для стандартной 40-часовой пятидневки норма должна совпадать с производственным календарём.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать»
2. 2
   Укажите наименование и способ заполнения «По дням недели»
3. 3
   Выберите производственный календарь и включите учёт праздников
4. 4
   Заполните расписание: для каждого дня недели вид времени и часы без обеда
5. 5
   Запишите график и сверьте месячную норму часов с календарём

Настройка сменных и скользящих графиков

Для режимов «сутки через трое», «два через два» и подобных используется способ заполнения «По циклам произвольной длины». В таблице цикла задаётся последовательность дней: например, день 1 — рабочий (Явка, 11 часов + Ночные, 2 часа), дни 2–4 — выходные. Программа будет повторять цикл автоматически от даты отсчёта.

Ключевой момент — дата отсчёта. Именно от неё программа начинает раскручивать цикл, поэтому при создании графика для уже работающей смены выберите такую дату, чтобы текущие смены сотрудников совпали с фактическими. Проще всего взять день, когда сотрудник точно работал, и сделать его первым днём цикла с датой отсчёта, равной этому дню.

Ночные часы в сменном графике задаются отдельным видом времени в том же дне цикла. Например, смена с 20:00 до 08:00 оформляется двумя строками: «Явка» на дневную часть и «Ночные» на период с 22:00 до 06:00. Если ночные не выделить, доплата за ночное время рассчитана не будет.

Назначение графика сотрудникам

Сам по себе график не влияет на расчёт, пока не назначен сотруднику. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Если график не выбрать, программа применит график по умолчанию из настроек организации, что часто становится источником ошибок.

Смена режима работы действующего сотрудника оформляется документом «Кадровый перевод» (или «Изменение графика работы списком» для массового перевода). В документе указывается новый график и дата, с которой он действует. Редактировать прошлый период задним числом нельзя — это исказит уже рассчитанные начисления.

Для проверки, какой график действует у сотрудника на конкретную дату, используйте отчёт «Штатное расписание» или кадровые отчёты с отбором по сотруднику, либо откройте карточку сотрудника и посмотрите историю изменений места работы.

Проверка результата: норма времени и табель

Главный контрольный инструмент — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» из раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Сформируйте табель по сотруднику с новым графиком: рабочие и выходные дни должны совпасть с ожидаемым режимом, а итоговая норма часов за месяц — с производственным календарём (для пятидневки) или с расчётной нормой цикла.

Дополнительно проверьте начисление зарплаты: в документе «Начисление зарплаты и взносов» показатель «Норма дней/часов» должен соответствовать графику. Если норма равна нулю или явно занижена, чаще всего не заполнен производственный календарь, неверна дата отсчёта цикла или график назначен не с той даты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов за месяц в табеле

Норма

Совпадает с производственным календарём или расчётом цикла

Тревожный признак

Ноль или явно заниженное значение

Рабочие и выходные дни в табеле

Норма

Совпадают с фактическим режимом сотрудника

Тревожный признак

Сдвиг смен, рабочие дни в выходные

Ночные часы в расчёте

Норма

Выделены отдельным видом времени и доплачиваются

Тревожный признак

Вся смена посчитана как дневное время

Типичные ошибки и их последствия

Самая частая ошибка — включение обеденного перерыва в часы графика. Из-за этого норма времени завышается, а зарплата за фактически отработанное время занижается. Вторая распространённая проблема — редактирование действующего графика вместо создания нового: все табели прошлых периодов пересчитываются по новым правилам, и расчёты «плывут».

Также типичны: не назначенный сотруднику график (применяется общий график организации), отсутствие видов времени для ночных часов в сменных графиках и незаполненный производственный календарь на новый год. Каждая из этих ошибок проявляется только в момент расчёта зарплаты, поэтому проверять график нужно до закрытия месяца.

Частые вопросы

Как настроить график «сутки через трое»?

Выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины», задайте цикл из четырёх дней: первый — рабочий с разбивкой на дневные и ночные часы, остальные три — выходные. Установите дату отсчёта на фактический рабочий день сотрудника и проверьте результат табелем за два-три месяца вперёд.

Что делать, если у сотрудника индивидуальный режим, не совпадающий ни с одним графиком?

Создайте отдельный график с ручным заполнением по дням или с уникальным циклом и назначьте его только этому сотруднику. Разовые отклонения (например, работа в выходной по приказу) оформляются документами «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздники», а не правкой графика.

Почему в табеле норма часов равна нулю?

Наиболее вероятные причины: не заполнен производственный календарь на нужный год, в графике не задано расписание, либо график назначен сотруднику с будущей даты. Проверьте эти три пункта последовательно — в подавляющем большинстве случаев причина находится среди них.

Можно ли изменить график с середины месяца?

Да, изменение оформляется кадровым переводом с конкретной даты. Программа рассчитает норму за месяц пропорционально: по старому графику до даты перевода и по новому после. Задним числом за уже закрытый период график менять не следует.

Нужно ли создавать график для сотрудника на неполной ставке?

Если сотрудник работает полный день, но на 0,5 ставки, отдельный график обычно не нужен — достаточно указать количество ставок в приёме на работу. Отдельный график требуется, когда сокращена сама продолжительность рабочего дня или недели, например 4 часа в день по пятидневке.