Как принять работника по договору ГПХ в 1С:ЗУП

Прием по договору гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С:ЗУП отличается от обычного трудоустройства: такой работник не включается в штатное расписание, ему не положены отпуск и больничный за счет ФСС (кроме отдельных случаев), а страховые взносы начисляются только на ОПС и ОМС — взносы на случай временной нетрудоспособности и на травматизм по умолчанию не уплачиваются. Программа 1С:ЗУП 3.1 учитывает эти особенности автоматически, если документы введены корректно.

Основной документ для оформления — «Договор (работы, услуги)» из раздела «Кадры». Он регистрирует факт заключения договора, период его действия и сумму вознаграждения. На основании этого документа программа рассчитает НДФЛ, страховые взносы и сформирует данные для отчетности.

Перед началом работы убедитесь, что в настройках учетной политики организации включено использование договоров ГПХ и что у вас есть права на раздел «Кадры». Ниже — пошаговый разбор всей цепочки: от создания физлица до проверки отчетов.

Проверка настроек программы перед приемом

Прежде чем создавать документы, проверьте настройки учетной политики. Откройте «Настройка — Реквизиты организации — Учетная политика и другие настройки» и убедитесь, что учет договоров ГПХ ведется. В большинстве типовых конфигураций 1С:ЗУП 3.1 эта возможность включена по умолчанию, но если договоры ранее не использовались, стоит сверить настройки начислений.

Проверьте вид начисления для оплаты по договорам ГПХ: «Настройка — Начисления». Типовое начисление «Оплата по договорам ГПХ» должно иметь правильные настройки налогообложения: НДФЛ облагается полностью (код дохода 2010 для подряда или 2009 для авторских), страховые взносы — «Доходы, облагаемые страховыми взносами на ОПС и ОМС». Если в вашей базе вид расчета дорабатывался, сверьте эти параметры особенно внимательно.

Создание физического лица и договора ГПХ

Если исполнитель ранее не работал в организации, сначала создайте карточку физического лица: «Кадры — Физические лица — Создать». Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные. ИНН и СНИЛС обязательны — без них не сформируется персонифицированная отчетность.

Далее перейдите в «Кадры — Договоры ГПХ» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Договор (работы, услуги)». Укажите организацию, физлицо, даты начала и окончания договора, сумму вознаграждения. В поле «Вид договора» выберите подходящий вариант — это влияет на код дохода по НДФЛ и отражение в отчетности.

Обратите внимание на поле «Подразделение» и «Счет затрат»: от них зависит, куда в бухгалтерском учете отнесется вознаграждение. Если исполнитель работает на конкретный проект или подразделение, укажите это сразу — потом исправлять проводки сложнее.

1. 1
   Создайте карточку физлица: Кадры — Физические лица — Создать, заполните ИНН и СНИЛС
2. 2
   Создайте документ: Кадры — Договоры ГПХ — Договор (работы, услуги)
3. 3
   Укажите период действия договора, сумму, подразделение и счет затрат
4. 4
   Проверьте вид начисления и настройки налогообложения
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что исполнитель появился в списке договорников
6. 6
   Выполните начисление документом «Начисление по договорам ГПХ» или через начисление зарплаты

Начисление вознаграждения по договору

Начисление оплаты по ГПХ выполняется документом «Начисление по договорам ГПХ» (раздел «Зарплата») либо автоматически при заполнении общего документа «Начисление зарплаты и взносов» — если в настройках договора указан ежемесячный порядок оплаты. Для разовой выплаты по факту выполнения работ удобнее отдельный документ.

В документе начисления выберите договор, укажите сумму (или она подтянется автоматически) и период, за который выполняется начисление. Программа рассчитает НДФЛ 13% (или по прогрессивной шкале при превышении порогов) и страховые взносы на ОПС и ОМС по действующему единому тарифу.

Если работы сданы по акту частями, создавайте отдельное начисление на каждый этап. Дата начисления определяет месяц признания дохода для НДФЛ и взносов — это важно при переходящих договорах на стыке кварталов.

НДФЛ и страховые взносы с выплат по ГПХ

С вознаграждения по договору ГПХ организация как налоговый агент удерживает НДФЛ. Дата получения дохода — день выплаты, поэтому в 6-НДФЛ сумма попадет в тот период, когда деньги фактически перечислены исполнителю. Удержание происходит при выплате, а не при начислении.

Страховые взносы начисляются только на обязательное пенсионное и медицинское страхование по единому тарифу. Взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ) на выплаты по ГПХ не начисляются — поэтому договорник не имеет права на оплату больничного. Взносы на травматизм уплачиваются, только если это прямо предусмотрено условиями договора.

Отражение договорника в отчетности

Исполнитель по ГПХ попадает в несколько форм отчетности. В РСВ выплаты отражаются в разделе 3 как застрахованное лицо с признаками по тарифам ОПС и ОМС. В персонифицированные сведения о физлицах договорник включается с суммой начисленного дохода. В ЕФС-1 сведения о договорах ГПХ подаются в разделе 1.1 — при заключении и расторжении договора в установленные сроки (не позднее следующего рабочего дня).

В 6-НДФЛ выплаты по ГПХ отражаются на общих основаниях: дата фактического получения дохода — день выплаты, срок перечисления налога — стандартный. Проверьте, что код дохода указан верно: 2010 — для договоров подряда и оказания услуг, это влияет на справку о доходах физлица.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок исполнителя

Норма

Видно начисление по договору, удержан НДФЛ, взносы только ОПС+ОМС

Тревожный признак

Начислены взносы на ВНиМ или отсутствует НДФЛ

Отчет «Анализ взносов в фонды»

Норма

База по договорнику попала только в ОПС и ОМС

Тревожный признак

Сумма дублируется в базе ВНиМ

ЕФС-1 раздел 1.1

Норма

Событие о заключении договора отправлено вовремя

Тревожный признак

Событие пропущено — риск штрафа за несвоевременную подачу

Завершение договора и расторжение

Когда работы выполнены, договор закрывается автоматически по дате окончания — отдельного документа «увольнения» для ГПХ в 1С:ЗУП не требуется. Однако нужно убедиться, что все начисления проведены, долг перед исполнителем выплачен, а налоги перечислены.

Если договор расторгается досрочно, отредактируйте дату окончания в документе договора или оформите расторжение через изменение условий. После этого подайте сведения о расторжении в ЕФС-1 — срок тот же, что и при заключении: не позднее следующего рабочего дня после даты события.

Итоговую выплату оформите стандартной ведомостью. Проверьте, что НДФЛ удержан полностью, а в отчете «Задолженность по зарплате» по исполнителю нет остатков.

Частые вопросы по приему по ГПХ в 1С:ЗУП

Нужно ли создавать сотрудника для договорника ГПХ?

В 1С:ЗУП 3.1 для исполнителя по ГПХ создается только карточка физического лица, элемент справочника «Сотрудники» не требуется — договор привязывается напрямую к физлицу. Если тот же человек работает в организации по трудовому договору, у него уже есть сотрудник, и договор ГПХ оформляется дополнительно на то же физлицо.

Как выплатить вознаграждение по ГПХ?

Выплата оформляется обычной ведомостью (в банк, кассу или на карту) за тот месяц, в котором выполнено начисление. В ведомость попадут все начисленные, но не выплаченные суммы по договорам ГПХ. НДФЛ удерживается в момент выплаты автоматически.

Можно ли оформить ГПХ с собственным штатным сотрудником?

Формально программа это позволяет, но такая схема рискованна: выплаты физлицу суммируются для НДФЛ и взносов, а контролирующие органы внимательно проверяют договоры ГПХ с сотрудниками на предмет подмены трудовых отношений. Дополнительные работы штатному сотруднику безопаснее оформлять совмещением или доплатой.

Что делать, если взносы по ГПХ начисляются на ВНиМ?

Откройте вид начисления, использованный в договоре, и проверьте настройку «Страховые взносы» — для договоров ГПХ должен стоять вид дохода, облагаемый только ОПС и ОМС. После исправления пересчитайте взносы за период документом «Начисление зарплаты и взносов» или перерасчетом.

Как отразить расходы исполнителя (материалы, проезд) по договору?

Компенсация документально подтвержденных расходов исполнителя не облагается НДФЛ и взносами. В 1С:ЗУП такие суммы можно провести через отдельное начисление с необлагаемым видом дохода либо отразить только в бухгалтерском учете — в зависимости от принятой в организации методики. Сохраните подтверждающие документы исполнителя.