Другое · 11 мин
Как заполнить больничный по беременности и родам в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению больничного по беременности и родам в 1С:ЗУП: ввод документа, расчёт пособия, стаж, средний заработок, ошибки и проверка результата.
Больничный по беременности и родам (БиР) — один из самых длительных листков нетрудоспособности, и ошибки в его оформлении напрямую влияют на сумму пособия сотрудницы и на расчёты с Социальным фондом России. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой документ оформляется через стандартный документ «Больничный лист», но у него есть особенности: продолжительность по умолчанию 140 дней, оплата за счёт средств СФР с первого дня и особый контроль среднего заработка.
Ниже разобран полный цикл работы: от получения электронного больничного до проверки начисленного пособия и отражения его в отчётности. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 с включённым обменом с СФР, но большинство шагов применимы и при бумажном варианте оформления.
Что подготовить перед вводом больничного
До создания документа убедитесь, что в программе актуальны базовые данные: у сотрудницы заполнены приём на работу, график работы и начисления, по которым рассчитывается средний заработок. Если расчётный период сотрудница работала у вас, данные для среднего подтянутся автоматически. Если она принесла справки о заработке с других мест работы — их нужно ввести заранее документом «Справки о заработке для расчёта пособий» (Зарплата → См. также).
Проверьте, что в настройках учётной политики организации указано применение прямых выплат (пилотный проект / зачётный механизм в зависимости от региона и периода). От этого зависит, как программа распределит оплату между работодателем и СФР. Для больничного по БиР пособие полностью выплачивается за счёт средств фонда, но корректная настройка важна для отчётности и реестров.
Если в организации настроен обмен электронными больничными (ЭЛН), убедитесь, что сертификаты действительны и обмен работает: тогда номер листка можно загрузить напрямую из фонда, без ручного ввода реквизитов.
Как загрузить электронный больничный из СФР
При настроенном обмене самый надёжный способ — загрузить ЭЛН из фонда. Откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или используйте обмен ЭЛН через «Зарплата → Больничные листы» → кнопка загрузки по номеру. Введите номер листка и СНИЛС сотрудницы, программа запросит данные из СФР и создаст черновик документа с уже заполненными периодом, причиной нетрудоспособности и реквизитами медучреждения.
После загрузки обязательно сверьте данные с тем, что сообщила сотрудница: даты открытия и закрытия, номер листка. Электронный больничный по БиР обычно выдаётся на 140 дней (70 до родов и 70 после), при осложнённых родах выдаётся продолжение на 16 дней, при многоплодной беременности — 194 дня. Продолжение оформляется отдельным документом с включённым признаком «Является продолжением листка нетрудоспособности».
- 1Откройте Зарплата → Больничные листы и нажмите «Создать»
- 2Введите номер ЭЛН и СНИЛС сотрудницы, нажмите «Получить из СФР»
- 3Проверьте подставившиеся период, причину нетрудоспособности и реквизиты
- 4Заполните стаж и условия расчёта на вкладке «Оплата»
- 5Проверьте начисление на вкладке «Начислено (подробно)» и проведите документ
Ручное заполнение документа «Больничный лист»
Если обмен не настроен или листок бумажный, создайте документ вручную: «Зарплата → Больничные листы → Создать». Укажите организацию, дату документа, сотрудницу и номер листка нетрудоспособности. В поле «Причина нетрудоспособности» выберите «(05) Беременность и роды» — именно этот код включает особый порядок расчёта: 100% среднего заработка независимо от стажа и оплату за счёт СФР.
Заполните период нетрудоспособности — даты «с» и «по» с бумажного бланка. Программа автоматически посчитает количество дней. Если больничный является продолжением, отметьте соответствующий флаг и выберите первичный документ: тогда средний заработок не пересчитывается, а берётся из первичного листка.
На вкладке «Оплата» укажите страховой стаж сотрудницы. Для пособия по БиР стаж не влияет на процент оплаты (всегда 100%), но влияет на ограничение: если стаж менее 6 месяцев, пособие за полный месяц не может превышать МРОТ. Также проверьте поле «Нарушение режима» — для БиР оно обычно пустое, заполняется только при реальных отметках врача.
Как проверить расчёт среднего заработка и пособия
Средний заработок для пособия по БиР считается за два календарных года, предшествующих году начала отпуска по беременности. В документе на вкладке «Оплата» нажмите кнопку редактирования среднего заработка: откроется форма с помесячной расшифровкой. Здесь можно вручную скорректировать суммы, добавить данные справок от других работодателей или применить замену лет расчётного периода.
Замена лет актуальна, если в расчётном периоде сотрудница была в отпуске по беременности или по уходу за ребёнком: по её заявлению годы можно заменить на предшествующие. В форме расчёта среднего заработка установите флаг «Применить замену календарных лет» и укажите нужные годы. Без заявления сотрудницы замену применять нельзя.
На вкладке «Начислено (подробно)» проверьте итог: сумма пособия должна равняться среднедневному заработку, умноженному на количество дней (100%). Среднедневной заработок ограничен максимальной базой для взносов за соответствующие годы и снизу — величиной, рассчитанной из МРОТ. Кнопка «Печать → Расчёт среднего заработка» и «Расчёт пособия» даёт печатные формы для проверки и архива.
Как проверить результат
100% независимо от стажа
60% или 80% — неверно выбрана причина нетрудоспособности
Вся сумма за счёт СФР
Часть суммы отнесена на работодателя
Совпадает с датами листка (обычно 140)
Период обрезан или не совпадает с бланком
Не ниже расчёта из МРОТ и не выше лимита базы
Нулевой средний или явно заниженная сумма
Отражение в учёте, выплата и отчётность
После проведения больничного сумма пособия попадёт в расчёт зарплаты за месяц и в ведомость на выплату. Обычно пособие выплачивается в ближайший день выплаты зарплаты после назначения. При прямых выплатах работодатель передаёт в СФР реестр сведений — в 1С:ЗУП он формируется автоматически при настроенном обмене или создаётся вручную через «Отчетность, справки → Передача в ФСС сведений о пособиях».
Пособие по БиР не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Проверьте, что в документе не стоит лишних отметок о налогообложении: типовая настройка вида расчёта уже учитывает необлагаемый статус. В отчёте 6-НДФЛ такое пособие не отражается, а в расчёте по взносам сумма попадает в необлагаемые выплаты.
Если больничный приходится на переходящий период (начинается в одном месяце, заканчивается в другом), программа начислит всю сумму документом целиком — это нормально, дробить по месяцам не требуется. В учёте отсутствий сотрудницы период отразится как отсутствие по больничному и повлияет на табель.
Особые сценарии: совместительство, продолжение, исправление
Совместители
Если сотрудница работает у нескольких работодателей, пособие по БиР назначается по каждому месту работы (при условии работы у тех же работодателей в расчётном периоде). В ЗУП оформите отдельный больничный по внутреннему совместительству: создайте документ для сотрудника-совместителя с тем же номером листка. Средний заработок по каждому месту считается из начислений именно этого места работы.
Осложнённые роды и продолжение листка
Дополнительный листок на 16 дней при осложнённых родах вводится как новый документ «Больничный лист» с отметкой «Является продолжением». Программа возьмёт средний заработок из первичного документа, что исключает расхождения. Если флаг не установить, программа посчитает листок как самостоятельный — и при смене расчётного периода сумма может измениться.
Исправление ошибочного документа
Если ошибка обнаружена после проведения, не редактируйте проведённый документ задним числом без контроля: используйте механизм «Исправление» (кнопка в форме документа) либо сторнируйте и введите новый документ. При уже переданном реестре в СФР сформируйте корректирующий реестр с правильными сведениями.
Перед проведением больничного по БиР полезно сформировать печатную форму «Расчёт пособия» и показать её сотруднице: расхождения в стаже или заработке проще устранить до выплаты, чем оформлять перерасчёт и корректирующие реестры после.
Частые вопросы по оформлению больничного по БиР в 1С:ЗУП
Почему программа посчитала пособие из МРОТ, хотя у сотрудницы был заработок?
Чаще всего причина в том, что в базе нет начислений за расчётный период: сотрудница принята недавно, а справки о заработке с предыдущих мест работы не введены. Введите справки через «Зарплата → См. также → Справки о заработке для расчёта пособий» и пересчитайте документ. Также проверьте, не стоит ли вручную снятый признак учёта заработка в форме расчёта среднего.
Как оформить больничный по БиР, если сотрудница продолжает работать?
Пособие назначается только за период фактического освобождения от работы. Если сотрудница работает, оформлять больничный в программе не нужно — начисляется обычная зарплата. Одновременно получать зарплату и пособие за одни и те же дни нельзя. Больничный вводится с даты, когда сотрудница фактически ушла в отпуск по беременности.
Нужно ли вводить отдельный документ для отпуска по беременности в кадровом учёте?
В типовой ЗУП 3.1 больничный лист сам регистрирует отсутствие сотрудницы, отдельный кадровый приказ на отпуск по БиР обычно не требуется. Однако после окончания больничного для отпуска по уходу за ребёнком уже нужен документ «Отпуск по уходу за ребёнком» (Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком).
Что делать, если даты электронного больничного не совпадают с тем, что говорит сотрудница?
Ориентируйтесь на данные ЭЛН из СФР — они являются первичным основанием. Если сотрудница утверждает, что даты ошибочны, ей нужно обратиться в медицинскую организацию для исправления листка. После исправления обновите данные в документе повторной загрузкой из фонда.
Как проверить, что реестр в СФР сформирован правильно?
Откройте сформированный реестр и сверьте СНИЛС, период нетрудоспособности, сумму среднего заработка и стаж с данными документа «Больничный лист». Отправленный реестр можно отследить через 1С-Отчетность: статус «Принят» означает, что фонд получил и обработал сведения. При отказе в протоколе будет указана причина, которую нужно устранить и отправить реестр повторно.
Облагается ли пособие по БиР НДФЛ и взносами в 1С:ЗУП?
Нет, пособие по беременности и родам полностью освобождено от НДФЛ и страховых взносов. В типовой конфигурации вид расчёта уже настроен с нужными кодами доходов, поэтому при корректном выборе причины нетрудоспособности «(05)» налоги начислены не будут. Если в расчёте зарплаты по сотруднице появился НДФЛ с суммы пособия — проверьте, не изменён ли вид расчёта вручную.
Что важно запомнить
Больничный по БиР оформляется документом «Больничный лист» с причиной «(05) Беременность и роды»: оплата всегда 100% за счёт СФР. Ключевые точки контроля — корректный период, стаж, средний заработок (со справками и заменой лет при необходимости) и своевременная передача реестра в фонд. Продолжения листков вводятся с флагом продолжения, исправления — через механизм исправления, а не редактированием задним числом.