Как выплатить отпуск в 1С: начисление и выплата отпускных

Выплата отпускных в 1С состоит из двух этапов: начисления (расчёт суммы отпускных на основе среднего заработка) и собственно выплаты (формирование ведомости и перечисление денег сотруднику). В программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия эти операции автоматизированы, но требуют корректно заполненных исходных данных: графика работы, кадровых документов и настроек учёта.

Ключевое требование законодательства — отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Нарушение этого срока влечёт обязанность уплатить компенсацию за задержку и риск штрафа. Поэтому в 1С важно не только правильно рассчитать сумму, но и контролировать дату выплаты.

Ниже разобран полный цикл работы: от оформления приказа на отпуск до проверки проводок и отчётности. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП ред. 3.1, с отдельными примечаниями для 1С:Бухгалтерии 8.

Подготовка: что проверить перед начислением отпускных

До создания документа «Отпуск» убедитесь, что в базе корректно заполнены данные, влияющие на расчёт. Ошибки в исходных данных — самая частая причина неправильных отпускных.

Проверьте следующее: у сотрудника оформлен приём на работу, назначен график работы, начислена зарплата за все месяцы расчётного периода (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска). Если сотрудник работает меньше года, расчётный период формируется из фактически отработанных месяцев.

Также убедитесь, что в программе актуальны настройки учётной политики, а все предыдущие периоды закрыты без отрицательных остатков по взаиморасчётам с сотрудником.

Создание документа «Отпуск»

В 1С:ЗУП документ «Отпуск» находится в разделе «Зарплата» → «Отпуска» или «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Отпуск». Нажмите «Создать», выберите организацию, сотрудника и укажите период отпуска: даты начала и окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней.

На закладке «Оплата» выберите вид отпуска — обычно это «Основной отпуск». Если сотрудник берёт дополнительный отпуск (за вредные условия, ненормированный день), добавьте его в таблицу дополнительных отпусков — программа рассчитает оба начисления одним документом.

После заполнения периода нажмите кнопку расчёта (зелёная стрелка) или просто проведите документ — сумма отпускных рассчитается автоматически. Результат расчёта отображается на закладке «Начислено (подробно)» с разбивкой по периодам, если отпуск захватывает два месяца.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Отпуска» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите даты отпуска
3. 3
   Проверьте вид отпуска и при необходимости добавьте дополнительный
4. 4
   Проведите документ — сумма рассчитается автоматически
5. 5
   Откройте «Начислено (подробно)» и сверьте расчёт среднего заработка
6. 6
   Распечатайте записку-расчёт по форме Т-60 при необходимости

Проверка расчёта среднего заработка

Средний дневной заработок для отпускных считается как сумма начислений за расчётный период, делённая на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Если в расчётном периоде есть не полностью отработанные месяцы, программа пересчитывает количество дней пропорционально.

Чтобы увидеть детали расчёта, в документе «Отпуск» нажмите на сумму среднего заработка или пиктограмму калькулятора рядом с ней — откроется форма с расшифровкой: начисления по месяцам, отработанные дни, исключаемые периоды. Эту форму можно распечатать.

Типичный признак ошибки — средний заработок заметно ниже оклада сотрудника. Причины: не рассчитана зарплата за часть месяцев расчётного периода, в базе отсутствуют документы отсутствий (отсутствие воспринимается как неотработанное время без начислений), либо премии настроены как не входящие в средний заработок.

Выплата отпускных: формирование ведомости

Начисленные отпускные выплачиваются документом ведомости: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика» или «Ведомость на счета» — в зависимости от способа выплаты в организации. Ведомости находятся в разделе «Выплаты».

Создайте ведомость и в поле «Выплачивать» выберите «Отпуска» — тогда кнопка «Заполнить» подберёт только сотрудников с рассчитанными невыплаченными отпускными. Укажите дату выплаты: она должна быть не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

Дата выплаты в ведомости критична для НДФЛ: налог с отпускных удерживается в момент выплаты, а срок перечисления определяется по дате фактической выплаты. Программа автоматически формирует записи по НДФЛ при проведении ведомости.

НДФЛ, взносы и отражение в учёте

Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В 1С:ЗУП НДФЛ исчисляется при расчёте документа «Отпуск», удерживается при проведении ведомости, а срок перечисления определяется автоматически по дате выплаты.

Страховые взносы с отпускных начисляются в месяце начисления отпуска при расчёте зарплаты за месяц (документ «Начисление зарплаты и взносов»). Если отпуск переходящий, взносы всё равно начисляются целиком в месяце начисления, а в налоговом учёте по налогу на прибыль суммы распределяются по месяцам отпуска.

В 1С:Бухгалтерии синхронизация с ЗУП переносит данные документами «Отражение зарплаты в бухучёте», где формируются проводки: Дт затратного счёта (20, 25, 26, 44) — Кт 70 для отпускных, Кт 69 для взносов, Кт 68.01 для НДФЛ. Проверьте, что способы отражения настроены, иначе проводки попадут на счёт по умолчанию.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма к выплате в ведомости

Норма

Совпадает с начисленными отпускными минус НДФЛ

Тревожный признак

Сумма отличается или сотрудник не подбирается в ведомость

Регистр по НДФЛ

Норма

Появилась запись удержания с датой ведомости

Тревожный признак

Записи нет или дата неверная

Проводки в бухучёте

Норма

Отпускные на нужном счёте затрат

Тревожный признак

Всё ушло на счёт по умолчанию

Остаток задолженности

Норма

После выплаты долг перед сотрудником по отпускным закрыт

Тревожный признак

Осталась невыплаченная сумма

Особые сценарии и частые ошибки

Переходящий отпуск

Если отпуск начинается в одном месяце и заканчивается в другом, документ «Отпуск» разбивает начисление на две строки по месяцам. Выплачивается вся сумма целиком до начала отпуска. В отчётности 6-НДФЛ отпускные отражаются по дате выплаты, а в расчёте по взносам — в месяце начисления.

Отпуск с последующим увольнением

В 1С:ЗУП есть отдельный документ «Увольнение», в котором можно указать отпуск перед увольнением. Программа рассчитает и отпускные, и компенсации, и окончательный расчёт в одном документе. Выплата производится в день, предшествующий началу отпуска.

Отзыв из отпуска и перерасчёт

Если сотрудник отозван из отпуска, исходный документ «Отпуск» нужно скорректировать: измените дату окончания или воспользуйтесь механизмом сторнирования. Программа пересчитает отпускные, а излишне выплаченная сумма будет зачтена при следующих выплатах или удержана по согласованию с сотрудником.

Отличия в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) с включённым учётом зарплаты документ «Отпуск» создаётся в разделе «Зарплата и кадры» → «Отпуска». Расчёт среднего заработка выполняется автоматически, но функционал проще, чем в ЗУП: меньше видов отпусков и аналитических отчётов.

Выплата оформляется ведомостью и банковскими документами (списание с расчётного счёта или выдача из кассы). Проводки формируются самим документом начисления. Если сотрудников много или кадровый учёт сложный, практичнее вести расчёт в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию.

Где считать отпускные

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт, все виды отпусков, детальный расчёт среднего заработка, готовые отчёты. Подходит организациям с несколькими сотрудниками и сложными начислениями.

1С:Бухгалтерия

Достаточно для небольшого штата и простых ситуаций. Ограниченные возможности по кадровым документам и анализу среднего заработка.

FAQ

Можно ли выплатить отпускные вместе с зарплатой?

Можно, но только если дата зарплаты попадает не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Обычно сроки не совпадают, поэтому отпускные выплачивают отдельной межрасчётной ведомостью с типом «Отпуска».

Что делать, если сотрудник не подбирается в ведомость на выплату отпускных?

Проверьте, что документ «Отпуск» проведён и в нём рассчитана сумма. Также убедитесь, что в ведомости выбран тип выплаты «Отпуска» и правильно указаны организация и дата. Если отпускные уже были выплачены другой ведомостью, повторно сумма не подберётся.

Как исправить ошибочно рассчитанный отпуск?

Если ведомость ещё не проведена, откройте документ «Отпуск», исправьте данные и перепроведите. Если выплата уже прошла, используйте механизм исправления документа (кнопка «Исправить» в форме документа) — программа создаст корректировку с перерасчётом НДФЛ и взносов.

Нужно ли начислять взносы с отпускных отдельным документом?

Нет. Взносы с отпускных начисляются автоматически при расчёте зарплаты за месяц документом «Начисление зарплаты и взносов», если отпуск начислен в этом месяце. Отдельных действий не требуется.

Как выплатить отпускные, если сотрудник уходит в отпуск завтра, а расчёт ещё не делался?

Создайте документ «Отпуск» и ведомость сегодняшней датой — технически это возможно. Однако срок в три календарных дня уже нарушен, поэтому при задержке работодатель обязан начислить компенсацию за просрочку выплаты. В дальнейшем планируйте расчёт заранее.

Облагаются ли отпускные НДФЛ и взносами?

Да, отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме на общих основаниях. НДФЛ удерживается при выплате, взносы начисляются в месяце начисления отпуска.