Как закрыть договор ГПХ в 1С: ЗУП

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С:ЗУП 3.1 ведётся отдельно от трудовых договоров: исполнитель учитывается в справочнике сотрудников, а вознаграждение начисляется специальными документами. Закрытие договора — это не просто «поставить галочку», а завершить расчёты, прекратить действие договора в программе и убедиться, что данные корректно попали в отчётность по взносам и НДФЛ.

Если договор фактически завершён, но не закрыт в программе, исполнитель продолжает числиться действующим, попадает в списки застрахованных лиц, а при очередном начислении легко ошибочно создать лишний документ. Поэтому закрывать договор нужно сразу после подписания акта выполненных работ и окончательного расчёта.

Ниже разобран полный порядок действий: как проверить, что все начисления проведены, каким документом прекратить договор, как отразить окончательную выплату и что контролировать в отчётах. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1; в доработанных решениях названия документов могут отличаться.

Проверка перед закрытием: что должно быть проведено

Прежде чем прекращать договор, убедитесь, что по нему нет незавершённых расчётов. Откройте карточку договора: раздел Зарплата → Договоры (в т.ч. авторские) или Кадры → Договоры ГПХ (в зависимости от настроек интерфейса). Проверьте дату окончания, указанную в договоре, и список документов начисления по этому исполнителю.

Все суммы вознаграждения должны быть начислены документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» или через общий документ «Начисление зарплаты и взносов» — в зависимости от того, как настроен учёт в вашей базе. Если акт подписан, но начисление не проведено, сначала создайте и проведите начисление, иначе сумма не попадёт в расчёт взносов и в форму 6-НДФЛ.

Также проверьте выплаты: ведомости на выплату вознаграждения должны быть проведены, а НДФЛ — удержан. Остаток задолженности перед исполнителем удобно посмотреть через отчёт «Расчётный листок» или «Свод начислений» с отбором по сотруднику.

Контрольные точки

Что проверить перед закрытием

Начисления по договору

Норма

Все суммы проведены документами начисления, остаток задолженности равен нулю или соответствует последней выплате

Тревожный признак

Есть акты без начислений или непроведённые документы

Выплаты и НДФЛ

Норма

Ведомости проведены, НДФЛ удержан и отражён

Тревожный признак

Начислено, но не выплачено и не запланировано к выплате

Взносы

Норма

Взносы рассчитаны в месяце начисления

Тревожный признак

Суммы взносов нулевые при ненулевом вознаграждении

Документ «Прекращение» — основной способ закрыть договор

Типовой механизм закрытия — документ «Прекращение (договоры, услуги)». Он находится в разделе Зарплата → Все начисления (через кнопку «Создать») либо в журнале договоров ГПХ. Этот документ фиксирует дату прекращения договора и снимает исполнителя с учёта как действующего.

Порядок заполнения простой: укажите организацию, сотрудника-исполнителя, конкретный договор и дату прекращения. Дата должна соответствовать дате фактического окончания работ по договору или дате подписания акта — в зависимости от условий самого договора. После проведения документа договор получает статус прекращённого.

1. 1
   Убедитесь, что все начисления и выплаты по договору проведены
2. 2
   Откройте раздел «Зарплата» и создайте документ «Прекращение (договоры, услуги)»
3. 3
   Выберите организацию, сотрудника и нужный договор
4. 4
   Укажите дату прекращения по акту или условиям договора
5. 5
   Проведите документ и проверьте статус договора в журнале
6. 6
   Сформируйте расчётный листок по исполнителю и сверьте итоги

Обратите внимание: если у сотрудника один договор ГПХ и нет трудового договора, после прекращения он перестаёт отображаться в списках действующих сотрудников. Если параллельно есть трудовой договор, закрытие ГПХ никак не влияет на основное место работы — это независимые объекты учёта.

Начисление и выплата окончательного расчёта

На практике частая ситуация: работы завершены, акт подписан, а вознаграждение ещё не начислено. В этом случае сначала создайте документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)»: раздел Зарплата → Все начисления → Создать. Укажите месяц начисления, исполнителя, договор и сумму по акту.

Программа автоматически рассчитает НДФЛ (для резидентов — по ставке, действующей для доходов по ГПХ) и страховые взносы. Важный нюанс: вознаграждения по ГПХ облагаются взносами на пенсионное и медицинское страхование, но не облагаются взносами на социальное страхование по временной нетрудоспособности и взносами на травматизм (если это прямо не предусмотрено договором). Типовая настройка начисления в ЗУП учитывает это автоматически — проверьте, что вид расчёта договора настроен корректно.

Выплата оформляется стандартной ведомостью: Выплаты → Ведомости в банк (в кассу, через раздатчика). В поле «Выплачивать» выберите вариант, связанный с договорами ГПХ, чтобы программа подобрала именно эти суммы. После проведения ведомости НДФЛ считается удержанным.

Как отразить закрытие в отчётности

После прекращения договора исполнитель должен корректно отразиться в персонифицированной отчётности. Сведения о нём попадают в расчёт по страховым взносам (раздел 3) за тот период, в котором были начисления, и в персонифицированные сведения о физических лицах — с указанием периода действия договора.

Проверьте форму 6-НДФЛ: доход по договору ГПХ отражается по дате фактической выплаты, а не начисления. Если выплата прошла в следующем квартале после начисления, доход попадёт в отчёт именно того квартала, в котором выплачены деньги. Это нормальная ситуация, а не ошибка.

Для контроля сформируйте «Анализ взносов в фонды» и «Анализ НДФЛ» с отбором по сотруднику: суммы базы, взносов и налога должны сойтись с данными документов начисления. Расхождения обычно означают непроведённый документ или ручную корректировку.

Если договор ГПХ действовал несколько месяцев с ежемесячными актами, удобно перед закрытием сформировать отчёт «Свод начислений» по сотруднику за весь срок договора и сверить итог с суммой всех актов. Это занимает пару минут и исключает пропущенное начисление.

Типичные ошибки при закрытии договоров ГПХ

Самая распространённая ошибка — договор просто «забывают» закрыть. Исполнитель продолжает числиться действующим, попадает в отборы документов и отчётов, а при попытке начислить новый договор тому же лицу возникает путаница с несколькими записями. Регулярно проверяйте журнал договоров с отбором по действующим.

Вторая ошибка — попытка закрыть договор удалением документов начисления. Это искажает уже сданную отчётность и приводит к расхождениям с данными фонда. Правильный путь — документ прекращения, а исправление начислений (если нужно) делается сторнирующими или корректирующими документами.

Третья типичная проблема — неверно настроенный вид расчёта: вознаграждение ошибочно облагается взносами на травматизм или, наоборот, не облагается пенсионными взносами. Перед закрытием сверьте рассчитанные взносы с ожидаемыми суммами — исправлять базу после сдачи отчётности заметно сложнее.

Особые сценарии: досрочное расторжение и повторный договор

Досрочное прекращение

Если договор расторгается раньше срока, указанного в карточке, порядок тот же: создайте документ «Прекращение» с фактической датой расторжения. Начисляются только суммы за фактически выполненные и принятые по акту работы. Никакой «компенсации за досрочное расторжение» в типовой программе автоматически не рассчитывается — такие выплаты оформляются отдельно, если предусмотрены договором.

Новый договор тому же исполнителю

Если с тем же физическим лицом заключается новый договор, не нужно создавать нового сотрудника — это приведёт к дублям в отчётности и проблемам с персонифицированными сведениями. Найдите существующего сотрудника и создайте для него новый договор ГПХ. Программа корректно учтёт оба договора: прекращённый и действующий.

Контроль результата после закрытия

После проведения документа прекращения выполните короткую проверку. Откройте журнал договоров ГПХ: у закрытого договора должна стоять дата окончания, и он не должен попадать в отбор «действующие». Сформируйте расчётный листок исполнителя: итоговая задолженность должна быть нулевой или равной сумме, ещё не выплаченной по графику.

Дополнительно полезно сформировать отчёт «Сотрудники с договорами ГПХ» или универсальный отчёт по регистру сведений о договорах — так вы увидите полную картину по всем исполнителям и вовремя заметите «зависшие» договоры. Эту проверку удобно делать раз в квартал перед сдачей отчётности.

Частые вопросы

Можно ли закрыть договор ГПХ, если вознаграждение ещё не выплачено?

Технически программа не запрещает провести документ прекращения до выплаты. Но практичнее сначала провести начисление и ведомость на выплату: так проще контролировать расчёты. Если договор уже прекращён, выплату всё равно можно оформить — ведомость подберёт задолженность по сотруднику.

Где найти документ «Прекращение», если его нет в меню?

Откройте раздел «Зарплата» → «Все начисления» и нажмите «Создать» — в списке типов документов будет «Прекращение (договоры, услуги)». Также документ доступен из журнала договоров ГПХ. Если его нет и там, проверьте права пользователя и функциональность программы (Настройка → Функциональность, раздел учёта договоров ГПХ).

Что делать, если по исполнителю ГПХ случайно создан дубль сотрудника?

Дубль нужно объединить, а не закрывать оба. В типовой ЗУП есть обработка поиска и объединения дублей физических лиц. До объединения убедитесь, что по обоим записям нет проведённых выплат в разных периодах — иначе потребуется аккуратный перенос документов. При сомнениях сделайте резервную копию базы.

Облагается ли вознаграждение по ГПХ взносами на травматизм?

По общему правилу — нет, если это прямо не предусмотрено условиями договора. В типовой ЗУП вид расчёта для договоров ГПХ настроен соответствующим образом. Если в вашей организации договоры включают такое условие, проверьте настройку обложения взносами в виде расчёта.

Договор закрыт, но исполнитель всё ещё виден в списке сотрудников — это ошибка?

Нет. Сотрудник остаётся в справочнике навсегда — это нормально, данные нужны для отчётности за прошлые периоды. Признак корректного закрытия — отсутствие действующих договоров и трудовых отношений: сотрудник не должен попадать в списки работающих и в отборы для начисления зарплаты.

Как закрыть договор, если начисление было сделано ошибочным документом?

Сначала исправьте само начисление: отмените или сторнируйте неверный документ и создайте правильное «Начисление по договорам». Если отчётность за период уже сдана, исправление делайте корректировкой текущим периодом. И только после того, как суммы и взносы выверены, проводите документ прекращения договора.