Другое · 8 мин
Как оформить медосмотр в 1С: пошаговая инструкция
Как оформить медосмотр в 1С:ЗУП: настройка видов осмотров, приказы о направлении, учёт результатов, отстранение сотрудников и контроль сроков.
Учёт медицинских осмотров в 1С:ЗУП решает две задачи: соблюдение требований Трудового кодекса и контроль сроков прохождения осмотров сотрудниками. Если работник занят на вредных или опасных работах, работодатель обязан направить его на предварительный или периодический медосмотр, а программа помогает не пропустить дату и вовремя отстранить сотрудника, не прошедшего осмотр.
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом для этого есть отдельный блок «Охрана труда» с документами «Приказ о направлении на медицинский осмотр» и «Результаты медицинского осмотра». Ниже разберём настройку, оформление документов, регистрацию результатов и типичные ошибки.
Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1. В отраслевых и сильно доработанных решениях названия документов и разделов могут отличаться — сверяйтесь с описанием вашей конфигурации.
Включение учёта медосмотров в настройках
По умолчанию блок медицинских осмотров может быть скрыт. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка» → «Кадровый учёт» — в зависимости от релиза путь различается. Найдите флаг, связанный с охраной труда и медицинскими осмотрами, и включите его.
После включения в интерфейсе появится раздел «Охрана труда» (в некоторых релизах — подраздел внутри «Кадры»). Там будут доступны журналы приказов о направлении на осмотр и результатов осмотров, а также отчёты по контролю сроков.
Если нужного флага нет, проверьте актуальность релиза: функциональность медосмотров появилась в ЗУП 3.1 относительно давно, но в сильно устаревших версиях её может не быть. Обновите конфигурацию до поддерживаемого релиза.
Подготовка справочных данных
Перед оформлением документов заполните базовые справочники. В первую очередь — виды медицинских осмотров: предварительный (при приёме на работу), периодический, внеочередной. Для каждого вида укажите периодичность прохождения, чтобы программа могла рассчитать дату следующего осмотра.
Проверьте, что в должностях и рабочих местах указаны вредные и опасные факторы, если вы их ведёте. Именно по этим данным формируются списки сотрудников, подлежащих обязательным осмотрам. Если факторы не заполнены, список придётся формировать вручную при каждом направлении.
При работе с медицинской организацией по договору заведите её как контрагента — реквизиты пригодятся при печати направлений и учёте расходов на осмотры.
Оформление приказа о направлении на медосмотр
Откройте «Охрана труда» → «Приказы о направлении на медицинский осмотр» и создайте новый документ. Укажите организацию, дату приказа, вид осмотра и медицинскую организацию, в которую направляются сотрудники.
Табличную часть заполните списком работников. Используйте подбор по подразделению или должности — так быстрее, чем добавлять по одному. Для каждого сотрудника программа подставит данные о вредных факторах, если они ведутся.
- 1Включите учёт медосмотров в настройках программы
- 2Заполните виды осмотров и их периодичность
- 3Создайте приказ о направлении и добавьте сотрудников
- 4Распечатайте направления и передайте работникам
- 5После прохождения введите документ «Результаты медицинского осмотра»
- 6Проверьте отчёт по сотрудникам без действующего осмотра
После проведения документа распечатайте направления для сотрудников. Печатная форма формируется из документа кнопкой «Печать». Если типовая форма не подходит под требования вашей медорганизации, её можно доработать через механизм внешних печатных форм.
Регистрация результатов осмотра
Когда сотрудник прошёл осмотр, создайте документ «Результаты медицинского осмотра» в том же разделе «Охрана труда». Удобно вводить его на основании приказа о направлении — тогда список сотрудников подтянется автоматически.
Для каждого работника укажите дату прохождения, заключение (годен, годен с ограничениями, не годен, нуждается в дополнительном обследовании) и дату следующего осмотра. Номер и дату заключения медкомиссии внесите в соответствующие поля — эти данные понадобятся при проверках.
Если сотрудник признан негодным к работе по состоянию здоровья, это основание для кадровых действий: отстранения, перевода на другую работу или увольнения по соответствующим основаниям. Сами кадровые документы оформляются отдельно — результат осмотра лишь фиксирует медицинское заключение.
Контроль сроков и отчётность
Главная ценность учёта в программе — автоматический контроль просроченных осмотров. В разделе «Охрана труда» есть отчёт, показывающий сотрудников, у которых осмотр истёк или истекает в ближайшее время. Проверяйте его регулярно, например раз в месяц.
Дата следующего осмотра рассчитывается от даты последнего результата с учётом периодичности вида осмотра. Если периодичность в справочнике не задана, программа не сможет определить просрочку — следите за полнотой справочных данных.
Как проверить результат
В журнале видны заключение и дата следующего осмотра
Документ создан, но не проведён — данные в отчёты не попадают
Список пуст или содержит только сотрудников, направленных на осмотр
В списке работающие сотрудники без действующего заключения
Заполнены сотрудник, медорганизация, вредные факторы
Пустые поля или неверная организация в бланке
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — ввод результатов осмотра без проведения документа. Непроведённый документ хранится в журнале, но не участвует в расчёте сроков и отчётах, поэтому сотрудник числится не прошедшим осмотр.
Вторая типичная проблема — незаполненная периодичность в виде осмотра. Без неё контроль сроков не работает, и просрочку приходится отслеживать вручную. Третья ошибка — оформление результатов «догоняющим» порядком большими пачками задним числом: легко перепутать даты и исказить историю.
Учтите ограничение: типовая ЗУП ведёт учёт медосмотров как кадровый контур и не заменяет взаимодействие с медицинской организацией. Направления, договоры и заключения оформляются на бумаге или через внешние системы, а в программу вносятся итоговые данные.
Что важно запомнить
Включите учёт медосмотров, настройте виды осмотров с периодичностью, оформляйте направление и результат отдельными документами и регулярно проверяйте отчёт по просроченным осмотрам. Не допускайте к работе сотрудников без действующего заключения.
FAQ
В какой конфигурации 1С есть учёт медосмотров?
Полноценный блок медицинских осмотров есть в 1С:Зарплата и управление персоналом редакции 3.1 в разделе «Охрана труда». В «1С:Бухгалтерии» такого функционала нет — там осмотры можно фиксировать только в дополнительных сведениях или комментариях к сотруднику.
Можно ли направить на осмотр сразу всё подразделение?
Да. В приказе о направлении используйте подбор сотрудников по подразделению или должности — программа добавит в список всех работающих. Затем удалите тех, кого направлять не нужно, например сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком.
Что делать, если сотрудник не прошёл осмотр в срок?
Отстраните его от работы кадровым документом до прохождения осмотра — это требование законодательства для обязательных осмотров. После получения заключения введите результат осмотра и отмените отстранение.
Как учесть осмотры, которые сотрудник прошёл до внедрения программы?
Введите документы «Результаты медицинского осмотра» фактическими датами прохождения. Программа рассчитает даты следующих осмотров от этих дат, и контроль сроков заработает корректно.
Передаётся ли информация о медосмотрах в отчётность?
Данные о медосмотрах не входят в стандартную регламентированную отчётность вроде ЕФС-1 в обязательном виде. Они нужны для внутреннего контроля и предъявления при проверках трудовой инспекции и Роспотребнадзора.