Как ввести учебный отпуск в 1С

Учебный отпуск — гарантия работникам, совмещающим работу с получением образования, по статьям 173–176 ТК РФ. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) он оформляется отдельным документом, поскольку влияет на расчёт зарплаты, табель и отсутствия сотрудника. Ошибка на этапе ввода приводит к неверному расчёту среднего заработка и расхождениям в отчётности.

Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 используется документ «Учебный отпуск» или универсальный документ «Отсутствие», а в 1С:Бухгалтерии 8 — документ «Отпуск» с выбором вида. В обоих случаях логика одинаковая: сначала проверяется настройка вида расчёта, затем вводится документ, рассчитывается оплата и проверяется отражение в табеле.

Основание для оформления — справка-вызов из учебного заведения, в которой указаны период сессии и её продолжительность. Оплачивается учебный отпуск по среднему заработку только в пределах норм, установленных ТК РФ для конкретного уровня образования и формы обучения. Дни сверх нормы оформляются как отпуск без сохранения зарплаты.

Проверьте настройки перед вводом документа

Если документ учебного отпуска недоступен или не рассчитывается, причина почти всегда в настройках. Откройте «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» не нужно — нужен раздел «Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Учёт отсутствий» должны быть установлены флажки «Отпуска» и «Учебные отпуска».

После включения флажка программа автоматически создаёт вид расчёта «Отпуск учебный (оплачиваемый)» и делает доступным соответствующий вид отсутствия. Если учебный отпуск не оплачивается (например, дни сверх нормы ТК РФ), дополнительно проверьте наличие вида отсутствия без оплаты.

Ввод документа «Учебный отпуск» в 1С:ЗУП 3.1

Откройте раздел «Кадры → Все отсутствия сотрудников» или «Зарплата → Все начисления» и создайте новый документ. В типовой ЗУП 3.1 учебный отпуск оформляется документом «Отсутствие» с выбором вида, либо отдельным документом «Учебный отпуск», если он включён в функциональности. Заполните поля:

• Организация и сотрудник — выберите из справочника;
• Вид отсутствия — «Учебный отпуск (оплачиваемый)» или «Учебный отпуск без оплаты»;
• Период — даты начала и окончания строго по справке-вызову;
• Основание — реквизиты справки-вызова (номер, дата, учебное заведение).

После заполнения нажмите «Провести». Если документ совмещает функции расчёта, на вкладке «Начислено» появится сумма оплаты по среднему заработку. Если расчёт выполняется отдельно, сумма попадёт в документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц.

1. 1
   Включите учебные отпуска в настройке состава начислений
2. 2
   Создайте документ «Отсутствие» из раздела «Кадры»
3. 3
   Выберите сотрудника и вид «Учебный отпуск оплачиваемый»
4. 4
   Введите период по справке-вызову и реквизиты основания
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт на вкладке «Начислено»
6. 6
   Сверьте отражение отсутствия в табеле (код У или УД)

Оформление в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8.3 при ведении кадрового учёта в полном объёме учебный отпуск вводится документом «Отпуск» из раздела «Зарплата и кадры → Отпуска». В поле «Вид отпуска» выберите «Учебный». Программа рассчитает оплату по среднему заработку автоматически, если в базе достаточно данных о начислениях за расчётный период.

Если расчётный период отработан не полностью или сотрудник принят недавно, проверьте сумму вручную: в бухгалтерской конфигурации расчёт среднего заработка упрощён по сравнению с ЗУП. При сложных ситуациях (суммированный учёт, премии, индексации) корректнее вести расчёт в ЗУП.

Как проверить расчёт оплаты

Оплата учебного отпуска считается по среднему дневному заработку за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Средний дневной заработок умножается на количество календарных дней отпуска — в отличие от отпускных по основному отпуску, здесь учитываются именно календарные дни сессии по справке-вызову.

Откройте в документе печатную форму «Расчёт среднего заработка» и сверьте: какие начисления вошли в базу, какие периоды исключены (больничные, прошлые отпуска, простои), совпадает ли количество дней с данными справки-вызова. Премии и разовые выплаты включаются по правилам Положения № 922, и их неправильный учёт — частая причина расхождений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма начисления в документе

Норма

Равна среднему дневному заработку × дни сессии по справке-вызову

Тревожный признак

Сумма нулевая, неполная или в базу расчёта попали исключаемые периоды

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни отпуска отмечены кодом У (оплачиваемый) или УД (неоплачиваемый)

Тревожный признак

Дни стоят как явка или отсутствие по невыясненной причине

Расчётный листок сотрудника

Норма

Учебный отпуск показан отдельной строкой начисления

Тревожный признак

Начисление отсутствует или продублировано

Отражение в табеле и отчётности

Проведённый документ автоматически формирует отсутствия в табеле: оплачиваемый учебный отпуск отражается буквенным кодом «У» (или цифровым 11), учебный отпуск без сохранения зарплаты — кодом «УД» (13). Проверьте табель через «Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель (Т-13)» за месяц отпуска.

Начисленная оплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке и попадает в расчёты 6-НДФЛ и РСВ. Убедитесь, что сумма включена в месяц фактической выплаты, а не в месяц начала отпуска, если они различаются.

Типичные ошибки и как их избежать

Если документ введён после закрытия месяца, не редактируйте его «молча»: сначала отмените проведение итогового «Начисления зарплаты и взносов», затем введите или исправьте отпуск и пересчитайте зарплату. Так сохраняется корректная последовательность расчёта.

Частые вопросы

Что делать, если вида отсутствия «Учебный отпуск» нет в списке?

Проверьте «Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний»: флажок «Учебные отпуска» должен быть включён. Если настройка включена, а вида нет, проверьте права пользователя — возможно, доступ к документам отсутствий ограничен ролью.

Как оформить учебный отпуск частично оплачиваемый?

Введите два документа: первый — оплачиваемый учебный отпуск на дни в пределах нормы ТК РФ, второй — отпуск без сохранения зарплаты на дни сверх нормы. Периоды не должны пересекаться, а в сумме должны совпадать со справкой-вызовом.

Совпадает ли учебный отпуск с ежегодным основным?

Нет, это разные виды отпусков с разными основаниями. Если периоды пересекаются, ежегодный отпуск продлевается или переносится по согласованию с работником. В программе пересекающиеся отсутствия вводятся отдельными документами, и программа предупредит о пересечении периодов.

Как отменить ошибочно введённый учебный отпуск?

Если зарплата за месяц ещё не рассчитана — просто пометьте документ на удаление. Если расчёт выполнен — сначала распроведите «Начисление зарплаты и взносов», удалите или исправьте документ отпуска, затем пересчитайте зарплату и проверьте табель.

Облагается ли оплата учебного отпуска НДФЛ и взносами?

Да, оплата учебного отпуска — доход работника в общем порядке: удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы. Исключений для этого вида выплаты законодательство не предусматривает.