Как ввести штатную единицу в 1С

Штатная единица в 1С — это позиция штатного расписания: сочетание подразделения и должности с указанием количества ставок, оклада и надбавок. От корректного ввода штатной единицы зависят приёмы на работу, кадровые переводы, расчёт зарплаты и отчётность, поэтому важно не просто добавить строчку в справочник, а правильно настроить весь механизм ведения штатного расписания.

Материал ориентирован на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — именно там штатное расписание реализовано полноценным инструментом с историей изменений. В «1С:Бухгалтерии» и старых редакциях механизм отличается или отсутствует; эти случаи разобраны в отдельном разделе.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или расчётчика, а в программе заведены организация, подразделения и должности. Если информационная база рабочая и в ней уже ведётся учёт, любые массовые изменения штатного расписания лучше сначала отработать на копии базы.

Проверка настроек перед вводом штатной единицы

Штатное расписание в 1С:ЗУП может вестись в двух режимах: упрощённом (без истории изменений) и полном (с документами утверждения и изменения). Режим задаётся в настройках: перейдите в «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Настройки штатного расписания».

Здесь включается флажок «Ведётся штатное расписание», а при необходимости — «Ведётся история изменений штатного расписания». История нужна, если требуется отслеживать, когда и каким документом позиция была открыта или закрыта, и формировать штатное расписание на любую дату. Для большинства организаций ведение истории рекомендуется включить сразу, потому что позднее переключение требует актуализации данных.

Дополнительно проверьте настройку «В кадровых документах не используются свободные штатные единицы». Если она включена, при приёме сотрудника программа не потребует выбирать конкретную позицию — подходит для небольших компаний. Если контроль остатков ставок нужен, флажок должен быть снят.

Подготовка справочников: подразделения и должности

Штатная единица не существует отдельно: она связывает подразделение и должность. Если нужного элемента нет в справочниках, сначала создайте его. Подразделения заводятся в разделе «Настройка» → «Подразделения» с учётом иерархии: сначала головное, затем вложенные отделы.

Должности создаются в разделе «Настройка» → «Должности». При вводе должности заполните наименование так, как оно указано в локальных документах организации, при необходимости укажите категорию для статистической отчётности и особые условия труда — эти данные подтянутся в кадровые документы и отчёты автоматически.

Не плодите дубли: перед созданием новой должности воспользуйтесь поиском по справочнику. Дубли должностей и подразделений — самая частая причина «развала» штатного расписания, когда одна и та же позиция числится несколько раз и контроль ставок перестаёт работать.

Ввод штатной единицы без истории изменений

Если история изменений отключена, позиции добавляются прямо в список штатного расписания. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». Выберите организацию (если в базе их несколько), подразделение и должность.

Далее укажите количество ставок — можно вводить дробные значения, например 0,5 или 1,25. На вкладке с оплатой труда задайте оклад или тарифную ставку и постоянные надбавки, если они положены позиции. ФОТ по позиции программа рассчитает автоматически на основании введённых начислений.

Запишите элемент кнопкой «Записать и закрыть». Позиция сразу становится доступной для выбора в документах приёма на работу и кадровых переводах. Учтите: без истории изменений исправление оклада или количества ставок выполняется простым редактированием, и восстановить, каким был оклад раньше, средствами программы уже не получится.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите подразделение и должность
3. 3
   Укажите количество ставок, оклад и надбавки
4. 4
   Запишите позицию и проверьте её появление в списке
5. 5
   Проверьте доступность позиции в документе «Приём на работу»

Ввод штатной единицы через документ утверждения

Если история изменений включена, позиции вводятся документом «Утверждение штатного расписания»: «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка «Утвердить штатное расписание» (или журнал документов «Изменения штатного расписания» → «Создать» → «Утверждение штатного расписания»).

В документе укажите организацию, дату, с которой позиция вступает в силу, и номер приказа. В табличной части по кнопке «Добавить» введите новую позицию: подразделение, должность, количество ставок, оклад и надбавки. Один документ может открывать сразу несколько штатных единиц — это удобно при первоначальном заполнении.

Проведите документ. С этого момента позиция действует с указанной даты, а в отчёте «Штатное расписание» (форма Т-3) она отобразится при формировании на соответствующую дату. Если позиция введена «задним числом», проверьте, не пересекается ли она с уже оформленными приёмами сотрудников.

При первоначальном запуске учёта удобнее всего оформить один документ «Утверждение штатного расписания» на дату начала ведения учёта и внести в него все действующие позиции. Это создаёт чистую точку отсчёта истории и упрощает сверку с бумажным штатным расписанием.

Изменение и закрытие штатной единицы

Для изменения оклада, количества ставок или состава надбавок при включённой истории используется документ «Изменение штатного расписания». Создайте его из журнала изменений, добавьте нужную позицию и скорректируйте параметры. Документ действует с указанной даты, поэтому изменения можно планировать заранее.

Чтобы закрыть ненужную позицию, в документе изменения добавьте её и установите флажок «Позиция закрыта» (или укажите нулевое количество ставок — зависит от настроек и релиза). Закрытая позиция перестаёт предлагаться при приёме на работу, но остаётся в истории для отчётов за прошлые периоды.

Важно: если на закрываемой позиции числятся работающие сотрудники, программа при проведении выдаст предупреждение. Сначала оформите кадровые переводы или увольнения, и только затем закрывайте штатную единицу — иначе получите расхождения между штатным расписанием и фактической расстановкой.

Особенности для 1С:Бухгалтерии и старых конфигураций

В «1С:Бухгалтерии 8» полноценного штатного расписания нет: справочник «Штатное расписание» появляется только при включённой функциональности зарплаты и кадров, и его возможности ограничены. Если организация ведёт полноценный кадровый учёт, корректное решение — использовать 1С:ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу, а не пытаться дублировать штатное расписание в БП.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5 штатное расписание ведётся иначе: позиции хранятся в справочнике «Штатное расписание организаций», а изменения оформляются документами «Ввод сведений о плановых начислениях» и «Изменение штатного расписания». Общая логика та же, но названия документов и разделы меню отличаются.

Сравнение вариантов

ЗУП 3.1 без истории

Подходит небольшим компаниям без частых изменений. Позиция редактируется напрямую, но история окладов не сохраняется.

ЗУП 3.1 с историей

Рекомендуемый вариант: изменения оформляются документами, доступна форма Т-3 на любую дату, есть контроль свободных ставок.

1С:Бухгалтерия

Только базовый учёт. Для полноценного штатного расписания требуется ЗУП с обменом данными.

Проверка результата и типичные ошибки

После ввода позиции сформируйте отчёт «Штатное расписание» («Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание») на текущую дату и сверьте с бумажным документом: подразделения, должности, количество ставок и оклады должны совпадать. Затем проверьте отчёт «Остатки штатных единиц» — он покажет свободные ставки с учётом принятых сотрудников.

Финальная проверка — создать тестовый документ «Приём на работу» и убедиться, что новая позиция доступна для выбора, а начисления подставляются корректно. Документ проводить не обязательно: достаточно увидеть, что механизм подбора работает.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в отчёте «Штатное расписание»

Норма

Отображается с верными ставками и окладом

Тревожный признак

Позиции нет или дублируется

Выбор в документе приёма

Норма

Позиция доступна, начисления подставляются

Тревожный признак

Позиция не находится или список пуст

Отчёт «Остатки штатных единиц»

Норма

Свободные ставки соответствуют фактическим

Тревожный признак

Отрицательные или завышенные остатки

FAQ: частые вопросы о штатных единицах в 1С

Почему новая позиция не выбирается в документе приёма на работу?

Чаще всего не включено ведение штатного расписания в учётной политике организации либо документ утверждения введён более поздней датой, чем дата приёма. Проверьте настройку «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Настройки штатного расписания» и дату вступления позиции в силу.

Можно ли ввести дробную ставку, например 0,5?

Да. В поле количества ставок допускаются дробные значения — 0,25, 0,5, 1,5 и т. п. ФОТ по позиции программа пересчитает пропорционально. У сотрудника, принятого на такую позицию, доля ставки указывается уже в документе приёма.

Как изменить оклад по позиции, чтобы сохранилась история?

Оформите документ «Изменение штатного расписания» с датой, с которой действует новый оклад. Не редактируйте позицию напрямую в справочнике — такое изменение не попадёт в историю и не будет учтено при индексации и расчётах.

Что делать, если позиция создана ошибочно и по ней нет сотрудников?

Если история не ведётся — просто пометьте позицию на удаление или отредактируйте её. Если история включена — закройте позицию документом «Изменение штатного расписания»; удалить проведённый документ утверждения можно, только если по его позициям нет кадровых документов.

Нужно ли заводить штатное расписание, если сотрудников мало?

Формально в 1С можно принимать сотрудников без штатного расписания, если соответствующая настройка отключена. Но даже для небольшой компании ведение штатного расписания упрощает формирование формы Т-3, контроль вакансий и планирование ФОТ.

Почему в отчёте Т-3 позиция отображается дважды?

Обычная причина — дубли в справочниках должностей или подразделений: внешне одинаковые, но разные по ссылке элементы. Найдите дубль поиском, перенесите позиции и сотрудников на один элемент, а лишний пометьте на удаление через штатную обработку удаления помеченных объектов.