Как в 1С отразить внутреннее совмещение

Внутреннее совмещение (совместительство) — ситуация, когда сотрудник работает у своего же работодателя по второму трудовому договору в свободное от основной работы время. В программах 1С такой сотрудник должен быть оформлен как отдельный объект кадрового учёта: с собственным приёмом на работу, графиком, начислениями и табелем. Попытка «просто доплатить» по основному месту приведёт к ошибкам в расчёте среднего заработка, отчётности по НДФЛ и страховым взносам.

Материал ориентирован на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1), но общая логика применима и к 1С:Комплексной автоматизации, и к 1С:ERP, где кадровый блок повторяет механизмы ЗУП. В 1С:Бухгалтерии 8 возможности ограничены, и полноценный учёт совместителей там требует ручного контроля.

Ниже разобран полный цикл: от создания физического лица до проверки расчётного листка и отчётности, а также типичные ошибки, из-за которых совместитель «теряется» в учёте или получает неверные начисления.

Различие совмещения и совместительства в 1С

Прежде чем что-либо вводить в программу, нужно определить, что именно оформляется. В терминах Трудового кодекса «совмещение» (ст. 60.2 ТК РФ) — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня за доплату, без второго трудового договора. «Совместительство» (ст. 60.1, 282 ТК РФ) — отдельный трудовой договор на работу в свободное от основной работы время. В 1С это принципиально разные механизмы.

Совмещение в ЗУП отражается документом «Совмещение должностей» (раздел «Кадры» или «Зарплата» — в зависимости от настроек), который назначает доплату в процентах или фиксированной сумме к основному окладу. Отдельного сотрудника не создаётся, время в табеле не разделяется.

Внутреннее совместительство оформляется как полноценный второй приём на работу того же физического лица. Дальше в статье речь идёт именно о совместительстве — именно его обычно имеют в виду, задавая вопрос про «внутреннее совмещение в 1С».

Сравнение вариантов оформления

Совмещение должностей (документ-доплата)

Подходит, когда дополнительная работа выполняется в основное рабочее время. Ограничение: нельзя разделить время в табеле и начислить отдельный отпуск.

Внутреннее совместительство (второй приём)

Нужен, когда работа выполняется в свободное от основной время по отдельному договору. Требует отдельного графика, табеля и расчёта отпускных.

ГПХ-договор с сотрудником

Используется для разовых работ без трудовых гарантий. Не заменяет совместительство при регулярной работе.

Подготовка: проверка настроек и справочников

Перед оформлением совместителя убедитесь, что в настройках учётной политики и функциональности программы включён учёт совместителей. В ЗУП 3.1 это раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки», а также общая функциональность программы. По умолчанию учёт внутренних совместителей включён, но в перенесённых из старых версий базах встречаются нестандартные настройки.

Проверьте наличие нужной должности в справочнике «Штатное расписание», если оно ведётся. Для совместителя штатная единица может быть той же, что у основного сотрудника, или отдельной — это зависит от того, как организация ведёт штатку. Если штатное расписание не ведётся, должность берётся из простого справочника должностей.

Также заранее подготовьте график работы совместителя. По ТК РФ продолжительность работы по совместительству ограничена (как правило, не более половины нормы за учётный период), поэтому стандартная пятидневка обычно не подходит — нужен график неполного рабочего времени, например «0,5 ставки» или индивидуальный.

Как оформить приём внутреннего совместителя

Ключевой момент: физическое лицо создавать заново не нужно. Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Сотрудники» → «Приёмы на работу»), создайте новый документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» при вводе фамилии программа покажет подсказку, что такое физическое лицо уже существует, — выберите существующее. Если создать дубль физлица, отчётность по НДФЛ и взносам будет некорректной, а исправление потребует объединения карточек.

В документе приёма укажите: дату приёма, подразделение, должность, график работы совместителя и вид занятости «Внутреннее совместительство». Именно этот вид занятости отличает совместителя от основного работника в отчётах и при расчётах. На вкладке «Оплата труда» назначьте начисления: оклад (часовую тарифную ставку) пропорционально ставке или в полном размере — программа сама пересчитает по графику, если настроен пересчёт на неполное время.

Если приём оформляется массово или по шаблону, можно использовать документ «Приём на работу списком». После проведения документа сотрудник появится в списке сотрудников отдельной строкой с пометкой о виде занятости.

1. 1
   Создайте документ «Приём на работу» в разделе «Кадры».
2. 2
   В поле сотрудника выберите уже существующее физическое лицо, не создавая новое.
3. 3
   Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», подразделение, должность и дату приёма.
4. 4
   Назначьте график неполного рабочего времени для совместителя.
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» задайте оклад или тарифную ставку.
6. 6
   Проведите документ и проверьте, что сотрудник появился в списке отдельной строкой.

Начисление зарплаты и учёт рабочего времени

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» — программа автоматически подбирает всех сотрудников подразделения, включая совместителей, отдельными строками. Начисление рассчитывается исходя из отработанного времени по графику совместителя, а не по основному графику, поэтому корректный график критически важен.

Если совместитель отработал неполный месяц или время отличается от графика, введите документы отклонений: «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», «Работа сверхурочно» и другие — они учитываются в табеле по конкретному сотруднику-совместителю. Табель (отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13») формируется по каждому месту работы отдельно.

Больничные и отпускные совместителю рассчитываются отдельно от основного места работы. При расчёте среднего заработка программа берёт базу только по начислениям этого места работы — это соответствует правилам расчёта пособий. Убедитесь, что в настройках начислений для совместителя не стоят лишние плановые начисления, скопированные «по аналогии» с основного места.

НДФЛ, взносы и отчётность по совместителю

НДФЛ и страховые взносы с доходов внутреннего совместителя рассчитываются в общем порядке, при этом налоговая база суммируется по физическому лицу: стандартные и имущественные вычеты предоставляются один раз, а не по каждому месту работы. В ЗУП это происходит автоматически, если оба сотрудника привязаны к одному физическому лицу.

В отчётах 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированных сведениях доходы совместителя отражаются вместе с доходами по основному месту — отдельного «второго» человека для налоговой не существует. Если в отчётах появляются задвоения или расхождения, первым делом проверяйте, не заведено ли дублирующее физическое лицо.

В справках о доходах для сотрудника и в расчётных листках места работы разделяются. Расчётный листок можно сформировать как сводно по физлицу, так и по каждому сотруднику отдельно — это настраивается в параметрах отчёта «Расчётный листок».

Проверка результата и типичные ошибки

После оформления и первого расчёта проверьте несколько контрольных точек: вид занятости в карточке сотрудника, корректность графика, сумму начисления относительно ставки и отсутствие дублей физлица в справочнике. Это занимает несколько минут, но избавляет от исправлений в отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Вид занятости — «Внутреннее совместительство», физлицо общее с основным местом

Тревожный признак

Создано новое физлицо или вид занятости «Основное место работы»

Начисление зарплаты

Норма

Сумма соответствует отработанному времени по графику совместителя

Тревожный признак

Начислен полный оклад при неполной ставке

Расчёт НДФЛ

Норма

Вычеты предоставлены один раз по физлицу

Тревожный признак

Вычеты удвоены или не предоставлены вовсе

Отчёт Т-13

Норма

Совместитель отражается отдельной строкой с его графиком

Тревожный признак

Время совместителя суммируется с основным местом

Частая ошибка — изменение условий работы совместителя «вручную» через редактирование начислений в расчётном документе вместо кадрового документа «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда». Такие правки не сохраняются в плановых начислениях и «слетят» при следующем расчёте.

Увольнение и перевод совместителя

Прекращение договора совместительства оформляется стандартным документом «Увольнение» по соответствующему сотруднику. Основное место работы при этом не затрагивается — документы в 1С разведены по разным сотрудникам. При увольнении рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск по данному месту работы.

Обратная ситуация — когда совместитель становится основным работником (например, после увольнения с основного места). В ЗУП это оформляется кадровым переводом с изменением вида занятости либо увольнением совместителя и новым приёмом — конкретный способ зависит от кадрового решения организации и настроек учёта. Важно не оставить «висящий» вид занятости, иначе отчёты по численности будут искажены.

Частые вопросы

Можно ли оформить совместителя в 1С:Бухгалтерии 8?

Да, документ «Приём на работу» там доступен, и можно указать вид занятости. Однако кадровый и расчётный функционал ограничен: нет полноценного штатного расписания, гибких графиков и ряда расчётных документов. При регулярной работе с совместителями и сложных начислениях корректнее вести учёт в 1С:ЗУП.

Что делать, если по ошибке создано второе физическое лицо?

Нужно объединить карточки: перенести всех сотрудников и документы на одно физическое лицо, а дубль пометить на удаление или очистить. До объединения не сдавайте отчётность — НДФЛ и взносы будут разорваны между двумя карточками. После объединения пересчитайте налог за затронутые периоды.

Как начислить совместителю премию?

Используйте документ «Премия» (раздел «Зарплата») и выберите именно сотрудника-совместителя, а не основное место работы. Если премия плановая, добавьте её в начисления на вкладке «Оплата труда» в приёме или кадровом переводе.

Нужен ли совместителю отдельный табель?

Отдельный документ не создаётся, но в отчёте «Табель учёта рабочего времени» совместитель выводится отдельной строкой со своим графиком. Отклонения (больничные, отпуска) вводятся документами по конкретному сотруднику-совместителю.

Почему совместитель не попал в документ «Начисление зарплаты»?

Чаще всего причины: не проведён или не заполнен приём на работу, дата приёма позже расчётного периода, сотрудник уже уволен документом увольнения либо в документе начисления выбрано другое подразделение. Проверьте карточку сотрудника и период расчёта.

Как отразить работу совместителя в выходной день?

Введите документ «Работа в выходные и праздничные дни» по сотруднику-совместителю. Оплата рассчитается по правилам для этого места работы — исходя из его тарифа и графика, а не из данных основного места.