Как ввести организацию в 1С:ЗУП

Организация в 1С:Зарплата и управление персоналом — базовый элемент, без которого невозможно принять сотрудника, начислить зарплату или сдать отчетность. Карточка организации хранит реквизиты, регистрации в налоговой и Социальном фонде России, а также настройки учетной политики, от которых зависит расчет налогов, взносов и формирование отчетов.

Ошибки на этапе ввода организации обходятся дорого: неверный регистрационный номер в СФР приведет к отказу при сдаче ЕФС-1 и персонифицированных сведений, а неправильные настройки учетной политики исказят расчет НДФЛ и страховых взносов. Поэтому карточку организации стоит заполнять внимательно, сверяя каждое поле с учредительными документами и уведомлениями из фондов.

Материал подходит для конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1 — как для новой пустой базы, так и для случая, когда в существующую базу добавляется вторая или третья организация. Пути в меню указаны для стандартного интерфейса «Такси».

Где находится справочник организаций и как создать карточку

Справочник организаций открывается через раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (если организация одна) или «Настройка» → «Организации» при ведении нескольких юридических лиц. Также карточку можно открыть из раздела «Главное» → «Реквизиты организации». В новой пустой базе программа при первом запуске предложит мастер начальной настройки, где организация создается одним из первых шагов.

Чтобы добавить новую организацию в существующую базу, откройте список справочника и нажмите «Создать». Выберите форму собственности: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель — от этого зависит состав полей карточки. У ИП, например, отсутствует КПП, а вместо ОГРН указывается ОГРНИП.

1. 1
   Откройте раздел «Настройка» → «Организации» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите тип: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель
3. 3
   Заполните наименование, ИНН, КПП, ОГРН и адреса
4. 4
   Укажите регистрацию в налоговом органе и в СФР
5. 5
   Настройте учетную политику и параметры расчета зарплаты
6. 6
   Запишите карточку и проверьте данные встроенной проверкой

Заполнение основных реквизитов

Поле «Сокращенное наименование» используется в заголовках документов и отчетов, «Полное наименование» — в печатных формах приказов, договоров и отчетности в фонды. Вносите наименование точно по уставу, включая кавычки и форму собственности, иначе печатные формы будут содержать несоответствия с официальными документами.

ИНН и КПП заполняйте по свидетельству о постановке на учет. Программа проверяет контрольные разряды ИНН, но не подставит за вас правильный номер. Если организация состоит на учете в нескольких налоговых инспекциях (например, по обособленным подразделениям), основной КПП указывается по месту нахождения головной организации.

Юридический и фактический адреса заполняются через классификатор ФИАС/ГАР — нажмите кнопку выбора и введите адрес по структуре. От адреса зависит автоматическое определение кода ОКТМО и территориальных условий, которые попадут в отчетность. Если классификатор не загружен, программа предложит загрузить его при вводе адреса.

Регистрация в налоговом органе и СФР

На закладке или по ссылке «Регистрация в налоговом органе» укажите код инспекции, наименование, КПП и код ОКТМО. Эти данные попадают в расчет 6-НДФЛ, справки о доходах сотрудников и платежные документы. Код налогового органа обычно совпадает с первыми четырьмя цифрами КПП, но при постановке на учет по месту нахождения недвижимости или транспорта коды могут отличаться.

Регистрация в Социальном фонде России заполняется по ссылке «Регистрация в СФР». Укажите регистрационный номер страхователя (десятизначный), код подчиненности (пять знаков), а также дополнительный код, если организация применяет особый режим. Номер берется из уведомления о регистрации в фонде. Именно по этим данным формируются файлы ЕФС-1, сведения о стаже и документы по больничным.

Если у организации есть обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс и самостоятельно сдающие отчетность, в ЗУП их заводят как отдельные организации со своей регистрацией в ФНС и СФР. Подразделения без самостоятельной отчетности создаются в справочнике «Подразделения» внутри головной организации.

Учетная политика и настройки расчета зарплаты

Учетная политика задается по ссылке «Учетная политика и другие настройки» в карточке организации. Здесь указывается система налогообложения (общая, упрощенная, патент), применение льготных тарифов страховых взносов, вид тарифа для МСП и другие параметры, влияющие на расчет взносов. Настройки действуют с указанной даты, поэтому при смене режима создается новая запись, а старая не удаляется.

В разделе «Бухучет и выплата зарплаты» задается способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете по умолчанию, дата выплаты зарплаты и аванса, а также ведомость для выплаты. Сроки выплаты критичны: от них зависит корректность удержания НДФЛ по срокам и заполнение 6-НДФЛ. Укажите реальные даты, установленные правилами внутреннего трудового распорядка.

Отдельно проверьте настройки расчета зарплаты на уровне всей базы: «Настройка» → «Расчет зарплаты». Там включаются районные коэффициенты, северные надбавки, вредность, воинский учет и другие возможности. Включайте только то, что реально используется, — лишние включенные опции добавляют поля в документы и усложняют работу кадровика.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Организация — субъект МСП и применяет пониженный тариф взносовВ учетной политике укажите вид тарифа «Для субъектов малого и среднего предпринимательства» с даты начала применения

Организация на УСН с льготным видом деятельностиПроверьте право на льготу и задайте соответствующий тариф в учетной политике, подтвердив условия по НК РФ

Организация только создана и данных о режиме нетСначала определите систему налогообложения по документам, затем заполняйте учетную политику — от нее зависит расчет взносов

Ответственные лица и подписанты

По ссылке «Подписи» или через справочник «Ответственные лица» задаются руководитель, главный бухгалтер, кадровик и другие должностные лица, чьи ФИО и должности выводятся в печатных формах приказов, расчетных листков и отчетов. Сначала сотрудники должны быть заведены в справочник «Физические лица» — программа предложит создать их прямо из формы ответственных.

Для каждого ответственного указывается период действия. При смене руководителя добавьте новую запись с датой начала полномочий, не редактируя старую — так в документах прошлых периодов останется корректная подпись, а новые приказы будут формироваться с актуальным руководителем.

Проверка введенных данных и типичные ошибки

В карточке организации доступна встроенная проверка реквизитов: программа контролирует формат ИНН, ОГРН, регистрационного номера СФР и соответствие КПП коду налогового органа. Дополнительно сверьте вручную ключевые поля с первичными документами: уставом, свидетельством ИНН, уведомлениями из фондов.

Контрольный признак правильной настройки — тестовый прием сотрудника и начисление зарплаты за один месяц: проверьте, что НДФЛ и взносы рассчитались по ожидаемым ставкам, а в печатной форме расчетного листка корректно выведены наименование организации и реквизиты. Перед сдачей первой отчетности сформируйте 6-НДФЛ или ЕФС-1 и прогоните встроенную проверку отчета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты организации

Норма

ИНН, КПП, ОГРН совпадают с учредительными документами, встроенная проверка не выдает ошибок

Тревожный признак

Программа подсвечивает поля красным или отчетность не проходит форматный контроль

Расчет взносов

Норма

Взносы считаются по тарифу, соответствующему учетной политике организации

Тревожный признак

Применяется базовый тариф при праве на льготу или наоборот

Печатные формы

Норма

В расчетном листке и приказах корректные наименование, адрес и подписанты

Тревожный признак

Пустые подписи, устаревший руководитель или неверное наименование

Частые вопросы

Можно ли вести несколько организаций в одной базе 1С:ЗУП?

Да, конфигурация изначально рассчитана на многофирменный учет. Каждая организация заводится отдельной карточкой со своими реквизитами, регистрациями и учетной политикой. Сотрудники могут быть приняты в разные организации, а отчетность формируется по каждой отдельно.

Что делать, если организация сменила ИНН или наименование?

Изменение ИНН обычно означает реорганизацию — в этом случае корректнее завести новую организацию и перевести сотрудников. Смена наименования без смены ИНН отражается редактированием поля в карточке; документы прошлых периодов перепроводить не требуется.

Нужно ли заполнять обмен с бухгалтерской программой сразу?

Нет, настройку синхронизации с 1С:Бухгалтерией можно выполнить позже через «Администрирование» → «Синхронизация данных». Но способ отражения зарплаты в учетной политике лучше задать сразу, чтобы начисления корректно выгружались при подключении обмена.

Как удалить ошибочно созданную организацию?

Если по организации не введено документов, пометьте карточку на удаление и выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование». Если документы уже есть, удаление невозможно — организацию можно переименовать с пометкой «не используется» или исключить из быстрого доступа.

Где указать районный коэффициент для организации?

Районный коэффициент задается в карточке организации или подразделения в разделе настроек расчета зарплаты, при этом одноименная опция должна быть включена в общих настройках программы. Коэффициент подставится в начисления сотрудников автоматически.

Почему отчет в СФР не проходит проверку, хотя номер введен?

Чаще всего причина в коде подчиненности или дополнительном коде страхователя — они должны точно соответствовать уведомлению фонда. Также проверьте, что регистрация привязана к актуальной дате и не дублируется старыми записями.