Как в 1С начислять аванс по зарплате

Аванс по зарплате — это оплата труда за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплачивать не реже чем раз в полмесяца. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) для этого предусмотрен отдельный документ «Начисление за первую половину месяца», который автоматически рассчитывает сумму по отработанному времени или по заданному проценту от оклада.

Ошибки при настройке аванса приводят к типичным проблемам: сотруднику выплачивают больше фактически заработанного, возникают «висячие» долги по НДФЛ или расхождения в ведомостях. Ниже разобран полный цикл: от настройки учётной политики до проверки результата после выплаты.

Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1. В 1С:Бухгалтерии 8 аванс обычно выплачивается без начисления — просто ведомостью на фиксированную сумму, а расчёт выполняется в конце месяца документом «Начисление зарплаты». Этот сценарий также кратко рассмотрен.

Какие способы расчёта аванса существуют и какой выбрать

Программа поддерживает три подхода к определению суммы аванса. Первый — фиксированная сумма, заданная для каждого сотрудника. Второй — процент от оклада (классические «40% от оклада»). Третий — расчёт по фактически отработанному времени за первую половину месяца: программа берёт начисления сотрудника и пропорционально распределяет их по отработанным дням с 1-го по 15-е число.

Расчёт по отработанному времени считается наиболее безопасным с точки зрения трудовых проверок: аванс соответствует реально заработанному, и переплата невозможна даже если сотрудник болел или был в отпуске. Фиксированная сумма и процент проще в администрировании, но требуют контроля: при отсутствии сотрудника в первой половине месяца аванс придётся корректировать вручную.

Сравнение вариантов расчёта аванса

По отработанному времени

Подходит большинству организаций; исключает переплату при больничных и отпусках, но требует актуальных графиков и табеля.

Процент от оклада

Простой и предсказуемый; риск переплаты при отсутствиях сотрудника, нужен ручной контроль.

Фиксированная сумма

Удобен при стабильных окладах; при изменении оклада сумму нужно менять вручную, легко забыть.

Настройка программы перед первым начислением

Прежде чем начислять аванс, проверьте учётную политику организации. Откройте «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Учётная политика». Здесь важны дата выплаты аванса и порядок расчёта. В типовой поставке аванс рассчитывается по отработанному времени, если в графике работы сотрудника включён соответствующий режим.

Второй обязательный элемент — график работы сотрудников («Настройка» → «Графики работы сотрудников»). В графике должен быть заполнен календарь рабочих дней, иначе программе нечем оперировать при расчёте отработанного времени за первую половину месяца. Если график не заполнен на текущий год, документ начисления аванса рассчитает суммы некорректно или не заполнится вовсе.

Третий шаг — проверить, что в штатном расписании и кадровых документах сотрудникам назначены плановые начисления (оклад, надбавки), участвующие в расчёте аванса. В настройке самого начисления (например, «Оплата по окладу») должен быть установлен признак «Начисляется за первую половину месяца».

Начисление аванса документом «Начисление за первую половину месяца»

Перейдите в раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления, организацию и при необходимости подразделение. Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, у которых есть плановые начисления, и рассчитает суммы.

В табличной части видны сотрудник, его начисления, отработанные дни за период с 1-го по 15-е число и итоговая сумма аванса. Если сотрудник в первой половине месяца был на больничном или в отпуске, и эти отсутствия введены в программе до расчёта, аванс уменьшится автоматически.

После проверки сумм проведите документ. Именно с этого момента аванс считается начисленным в учёте, и по нему можно формировать ведомость на выплату. Помните: документ рассчитывает только то, что введено в базу, — неучтённые отсутствия приведут к переплате.

1. 1
   Проверьте заполнение графиков работы и введите все отсутствия сотрудников за 1–15 число.
2. 2
   Создайте документ «Начисление за первую половину месяца» в разделе «Зарплата».
3. 3
   Укажите месяц и организацию, нажмите «Заполнить».
4. 4
   Проверьте суммы по сотрудникам, при необходимости скорректируйте вручную.
5. 5
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату с видом «Аванс».

Выплата аванса: ведомости и НДФЛ

Для выплаты создайте ведомость: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «В кассу», «Через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты). В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс». Программа автоматически подставит дату выплаты из учётной политики и заполнит таблицу суммами начисленного аванса.

НДФЛ с аванса — вопрос, вызывающий больше всего споров. Общий принцип: налог удерживается при фактической выплате дохода. В 1С:ЗУП 3.1 ведомость по умолчанию рассчитывает НДФЛ к перечислению вместе с выплатой аванса, если в учётной политике не выбран иной вариант. Проверьте настройку в учётной политике организации на предмет порядка исчисления НДФЛ с аванса и сверьте её с методологией, принятой в вашей организации.

После проведения ведомости и фактической выплаты отметьте её оплату (в ведомости — признак оплаты или связанный документ списания с расчётного счёта). Без этого шага НДФЛ не будет зарегистрирован как удержанный, и отчёты 6-НДФЛ сформируются с искажениями.

Аванс в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии нет отдельного расчёта первой половины месяца. Типовая практика: аванс выплачивается документом «Ведомость в банк» (или кассовым документом) с видом операции «Аванс» на согласованную сумму — фиксированную или процент от оклада, рассчитанный вне программы. Проводок по начислению при этом не формируется, сумма проходит как выплата в счёт будущей зарплаты.

Полный расчёт выполняется в конце месяца документом «Начисление зарплаты», а окончательная выплата — за вычетом уже выданного аванса. Такой подход проще, но контроль за тем, чтобы аванс не превысил заработанное, полностью ложится на бухгалтера.

Проверка результата и типовые ошибки

После проведения начисления и выплаты сверьте результат. Откройте отчёт «Расчётный листок» по сотруднику: аванс должен отразиться как начисление первой половины месяца, а выплата — в разделе «Выплачено». Отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» покажет остаток задолженности на конец месяца — он не должен быть отрицательным.

Для контроля НДФЛ используйте отчёты «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и расшифровку 6-НДФЛ. Сумма исчисленного налога с аванса должна совпадать с удержанным после оплаты ведомости.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Аванс виден в начислениях, выплата — в разделе «Выплачено»

Тревожный признак

Аванс начислен, но выплаты нет, или сумма выплаты больше начисления

Задолженность по зарплате на конец месяца

Норма

Остаток равен зарплате за вторую половину месяца минус НДФЛ

Тревожный признак

Отрицательный остаток (переплата) или долг за организацией после полной выплаты

НДФЛ с аванса

Норма

Исчисленный налог равен удержанному после оплаты ведомости

Тревожный признак

НДФЛ исчислен, но не удержан — ведомость не отмечена как оплаченная

Частые вопросы по начислению аванса в 1С

Почему документ «Начисление за первую половину месяца» заполняется пустым?

Чаще всего причина в том, что у сотрудников нет плановых начислений с признаком расчёта за первую половину месяца или не заполнен график работы на текущий период. Проверьте приём на работу сотрудника, вид начисления и календарь графика.

Как выплатить аванс только одному сотруднику?

Создайте ведомость с видом выплаты «Аванс» и вместо кнопки «Заполнить» используйте «Подбор» — добавьте нужного сотрудника вручную. Программа подставит его сумму аванса из начисленного документа.

Сотрудник был в отпуске всю первую половину месяца. Нужно ли платить аванс?

Если аванс рассчитывается по отработанному времени и отпуск введён в программе до расчёта, документ начислит нулевую сумму — платить нечего, и это корректно, так как отпускные уже выплачены. При фиксированном авансе сумму придётся убрать вручную.

Можно ли изменить сумму аванса вручную в документе начисления?

Да, суммы в табличной части доступны для редактирования. Однако ручная правка разрывает связь с расчётом по отработанному времени — при следующем пересчёте документа изменения будут затёрты. Фиксируйте причину корректировки в комментарии к документу.

Что делать, если аванс выплатили больше, чем сотрудник заработал?

Переплата будет видна как отрицательная задолженность в конце месяца. Обычно её зачитывают при окончательном расчёте за месяц: итоговая выплата уменьшается на сумму излишне выданного аванса. Если переплата превышает заработок за месяц, потребуется согласование удержания с сотрудником.

Обязательно ли использовать документ начисления аванса, или можно сразу делать ведомость?

В 1С:ЗУП ведомость с видом «Аванс» может работать и без документа начисления — тогда суммы подставляются по настройке (фиксированные или процент). Но при расчёте по отработанному времени документ «Начисление за первую половину месяца» обязателен: именно он формирует суммы к выплате.