Как отстранить от работы сотрудника в 1С ЗУП

Отстранение от работы — это ситуация, когда работодатель обязан или вправе не допускать сотрудника к выполнению трудовых обязанностей: по медицинским показаниям, из-за непройденного инструктажа, отсутствия обязательного медосмотра, требования госорганов и других оснований по статье 76 ТК РФ. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 для этого предусмотрен отдельный инструмент, и важно оформить его правильно, чтобы программа корректно посчитала отсутствие в табеле и начисления.

Главная сложность в том, что отстранение бывает оплачиваемым и неоплачиваемым, и от этого зависит, какой документ использовать и какие настройки проверить. Ошибка приводит к тому, что сотруднику либо начислят лишнее, либо не доначислят положенное, а в табеле появится неверный код отсутствия.

Когда в ЗУП оформляется отстранение и какие бывают виды

По трудовому законодательству отстранение делится на две большие группы. Первая — отстранение по независящим от сторон причинам или по причинам, за которые отвечает работодатель: например, приостановка работ по предписанию инспекции, временный перевод по медзаключению при невозможности предоставить другую работу. Такое отстранение обычно оплачивается (по правилам простоя или иным нормам).

Вторая группа — отстранение по вине или по причинам, связанным с самим работником: появление в состоянии опьянения, непройденный обязательный медосмотр или инструктаж по вине сотрудника, отсутствие необходимого допуска. В этом случае заработная плата за период отстранения, как правило, не начисляется.

В 1С:ЗУП оба сценария оформляются одним документом, но с разными настройками оплаты. Поэтому до ввода документа кадровик должен определить правовую квалификацию случая — программа этого за него не сделает.

Подготовка: включение функциональности отстранений

В типовой поставке документ «Отстранение от работы» может быть скрыт. Чтобы он появился, откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Зарплата» → «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Почасовая оплата» или «Прочие начисления» (в разных релизах расположение отличается) установите флажок «Отстранения от работы».

После включения опции программа автоматически создаст соответствующие виды расчёта и виды отсутствий. Проверьте, что в списке начислений появилось начисление для оплачиваемого отстранения, а в видах отсутствий — отстранение без оплаты.

Если в вашей базе используется собственная доработанная конфигурация, заранее уточните у специалиста по сопровождению, не переопределены ли типовые механизмы — иначе включение флажка может дать неожиданный результат.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Зарплата»
2. 2
   Перейдите в «Настройка состава начислений и удержаний»
3. 3
   Установите флажок «Отстранения от работы»
4. 4
   Проверьте появление документа в разделе «Кадры» или «Зарплата»
5. 5
   Убедитесь, что созданы виды расчёта и отсутствия для отстранения

Как оформить документ «Отстранение от работы»

Документ находится в разделе «Зарплата» → «Все отсутствия сотрудников» или «Кадры» → «Отстранения от работы» (зависит от настроек интерфейса). Создайте новый документ и заполните ключевые поля:

• Организация и сотрудник — выберите работника, которого отстраняете;
• Период отстранения — дата начала и окончания; если дата окончания неизвестна, в типовой ЗУП обычно оформляется период с возможностью последующего закрытия;
• Основание/причина — укажите реквизиты приказа или иного документа-основания;
• Оплата — отметьте, оплачивается ли период, и каким начислением.

После проведения документ регистрирует отсутствие сотрудника: при расчёте зарплаты за этот период оклад или тариф за дни отстранения начисляться не будут, а в табеле отразится соответствующий код (например, НБ — отстранение без оплаты, НО — с оплатой, в зависимости от настройки видов времени).

Отстранение с оплатой и без оплаты: различия в оформлении

Для неоплачиваемого отстранения достаточно провести документ с признаком отсутствия без начисления. Программа вычтет дни отстранения из нормы рабочего времени, и сотрудник за эти дни ничего не получит.

Для оплачиваемого отстранения (например, при простое по вине работодателя или по независящим причинам) проверьте, какое начисление назначено в документе. В типовой конфигурации оплата может рассчитываться по среднему заработку или по доле оклада — убедитесь, что формула начисления соответствует основанию отстранения. При необходимости создайте копию типового начисления с нужной формулой, не изменяя типовой вид расчёта напрямую.

Отдельный случай — когда отстранение оформляется как простой. Если по сути это простой (статья 157 ТК РФ), корректнее использовать документ «Простой, отстранение от работы» с видом «Простой», потому что оплата простоя (две трети среднего заработка или оклада) считается по своим правилам.

Сравнение вариантов оформления

Отстранение без оплаты

Подходит, когда причина связана с работником: опьянение, непройденный медосмотр по его вине. Ограничение — нужен документ-основание, иначе риск споров.

Отстранение с оплатой

Когда причина не зависит от работника или вина работодателя. Ограничение — требуется проверить формулу начисления.

Простой

Когда работа невозможна по организационным или экономическим причинам. Оплата по правилам ст. 157 ТК РФ, оформляется отдельным видом документа.

Проверка результата: табель, расчёт зарплаты, отчёты

После проведения документа обязательно проверьте три вещи. Первое — табель учёта рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»): дни отстранения должны отображаться с корректным буквенным кодом, а не как явка и не как прогул.

Второе — расчётный листок сотрудника за месяц. Если отстранение неоплачиваемое, сумма начислений должна уменьшиться пропорционально дням отстранения. Если оплачиваемое — в расчётном листке должна появиться отдельная строка с начислением за период отстранения.

Третье — документ «Начисление зарплаты и взносов». Заполните его после ввода отстранения и убедитесь, что программа учла отсутствие автоматически. Если дни отстранения всё равно посчитаны как рабочие — чаще всего документ не проведён, введён другим периодом или сотруднику назначен индивидуальный график, конфликтующий с отсутствием.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за период

Норма

Дни отстранения отмечены отдельным кодом отсутствия

Тревожный признак

Дни отмечены как явка или прогул

Расчётный листок

Норма

Нет начисления за дни отстранения (или есть оплата отстранения отдельной строкой)

Тревожный признак

Оклад начислен полностью, как за рабочий месяц

Начисление зарплаты и взносов

Норма

Отработанное время уменьшено на дни отстранения

Тревожный признак

Норма и факт времени не изменились

Завершение отстранения и возврат сотрудника к работе

Когда основание отстранения отпало (сотрудник прошёл медосмотр, истёк срок предписания), период нужно корректно закрыть. Если в документе была указана дата окончания — программа сама вернёт сотрудника к обычному графику со следующего дня.

Если отстранение было оформлено без точной даты окончания или фактическая дата возврата изменилась, скорректируйте период: отмените или исправьте исходный документ до расчёта зарплаты за соответствующий месяц. Если зарплата уже рассчитана и выплачена, потребуется сторнирование или перерасчёт — это безопаснее делать с участием специалиста по расчёту.

После возврата сотрудника проверьте, что в табеле следующего периода снова отражаются рабочие дни, а в расчётном листке нет «хвоста» от отстранения.

Частые вопросы по отстранению в 1С ЗУП

Что делать, если документа «Отстранение от работы» нет в меню?

Включите опцию «Отстранения от работы» в разделе «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Зарплата» → «Настройка состава начислений и удержаний». Если флажка нет — вероятно, используется старый релиз или отраслевая доработка, проверьте версию конфигурации.

Влияет ли отстранение на средний заработок и отпускные?

Периоды отстранения без оплаты, как правило, исключаются из расчёта среднего заработка вместе с начислениями за это время. Оплачиваемые периоды учитываются по общим правилам в зависимости от вида начисления. Проверяйте настройку конкретного вида расчёта в разделе «Средний заработок».

Как оформить отстранение, если оно началось в середине месяца?

Документ вводится с фактической даты начала до даты окончания, расчёт зарплаты за месяц выполняется после этого. Программа автоматически разделит месяц на отработанную часть и период отстранения.

Можно ли отстранить сразу нескольких сотрудников одним документом?

В типовой ЗУП 3.1 документ «Отстранение от работы» оформляется на одного сотрудника. Для группового оформления (например, приостановка работ всего цеха) рассмотрите документ «Простой сотрудников» или ввод документов пакетно через обработку группового ввода, если она есть в вашей конфигурации.

Что делать, если зарплата уже рассчитана, а отстранение введено позже?

Отмените проведение «Начисления зарплаты и взносов» за этот месяц, введите документ отстранения, затем пересчитайте зарплату. Если выплата уже прошла, потребуется сторно излишне начисленных сумм — выполняйте его штатным документом сторнирования, а не ручной корректировкой.