Как внести больничный лист в 1С ЗУП

Больничный лист в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляется документом «Больничный лист» из раздела «Зарплата». Документ одновременно решает три задачи: регистрирует отсутствие сотрудника, рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности и при необходимости сторнирует ранее начисленную зарплату за дни болезни. Ошибки на этом этапе приводят к неверным суммам в расчетных листках, расхождениям с данными СФР и проблемам при сдаче отчетности.

Порядок действий зависит от того, какой больничный вы вносите: электронный (ЭЛН), данные по которому приходят из Социального фонда России, или бумажный листок нетрудоспособности, который сотрудник принес лично. Также имеет значение, закрыт ли уже расчетный период — от этого зависит, нужно ли сторнировать начисления.

Ниже разобран полный цикл работы: от проверки настроек до контроля результата, включая типичные ошибки расчетчиков и способы их исправления.

Проверьте настройки и исходные данные перед вводом

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе корректно заполнены базовые данные. В карточке сотрудника должен быть указан СНИЛС — без него невозможно получить данные электронного больничного из СФР. Проверьте также, что у сотрудника заполнен страховой стаж: от него зависит процент оплаты пособия (60, 80 или 100 процентов среднего заработка).

Стаж вводится в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» или документом «Стажи (страховые, трудовые)». Если стаж не заполнен, программа рассчитает пособие по минимальному проценту, и сотрудник получит меньше положенного. Сумму можно исправить позже, но лучше ввести стаж до расчета.

Дополнительно проверьте, что в настройках учетной политики организации указан корректный способ отражения пособия в учете и что обмен с СФР настроен, если вы работаете с электронными больничными. Обмен настраивается через сервис «1С-Отчетность» либо через прямой обмен с фондом.

Создайте документ «Больничный лист»

Основной путь: раздел «Зарплата» → «Больничные листы» → кнопка «Создать». В новом документе заполните обязательные поля: организацию (если в базе их несколько), сотрудника, месяц начисления и период нетрудоспособности — даты «с» и «по» с листка.

После выбора сотрудника и дат программа автоматически рассчитает пособие. Расчет виден на вкладке «Оплата»: средний заработок, процент оплаты по стажу, суммы за счет работодателя и за счет СФР. Первые три дня болезни по общему правилу оплачивает работодатель, остальные — фонд.

Если сотрудник заболел в текущем месяце и зарплата еще не начислялась, достаточно просто провести документ. Если же начисление за период болезни уже выполнено, потребуется сторнирование — об этом ниже.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите месяц начисления
3. 3
   Введите номер ЭЛН и загрузите данные, либо заполните даты с бумажного листа
4. 4
   Проверьте вид нетрудоспособности и период на вкладке «Оплата»
5. 5
   Проверьте расчет среднего заработка и процента по стажу
6. 6
   Проведите документ и сверьте суммы в расчетном листке

Загрузите электронный больничный из СФР

Большинство листков нетрудоспособности сейчас оформляется в электронном виде. Сотрудник сообщает вам только номер ЭЛН, а все данные программа получает напрямую из СФР. В документе «Больничный лист» введите номер в поле «Номер листка нетрудоспособности» и нажмите кнопку «Получить из СФР» (или «Загрузить из файла», если вы выгрузили XML из личного кабинета страхователя).

После загрузки автоматически заполнятся даты, вид нетрудоспособности, код диагноза, сведения о медицинской организации. Проверьте, что статус ЭЛН позволяет расчет: листок должен быть закрыт медорганизацией. Если больничный продлен или у него есть продолжение, каждое продолжение вносится отдельным документом с признаком «Является продолжением».

Если обмен не настроен, программа предложит загрузить файл вручную. Получить его можно в личном кабинете страхователя на портале СФР. Это рабочий запасной вариант, но при регулярной работе с больничными настройте автоматический обмен — он экономит значительное время.

Внесите бумажный больничный и особые случаи

Бумажные листки встречаются реже, но порядок ввода нужно знать. В документе «Больничный лист» не заполняйте номер ЭЛН — вместо этого вручную укажите все реквизиты с бланка: даты освобождения от работы, причину нетрудоспособности, дату выдачи. Причина выбирается из предопределенного списка: общее заболевание, травма, уход за больным членом семьи, карантин и другие.

Уход за больным ребенком или родственником

При выборе причины «Уход за больным ребенком» появляются дополнительные поля: возраст ребенка, вид лечения (амбулаторный или стационарный). От этих данных зависит порядок оплаты — при амбулаторном лечении после определенного числа дней процент оплаты снижается. Программа учитывает эти ограничения автоматически, но контрольные лимиты дней по уходу отслеживайте по отчетам.

Больничный с нарушением режима

Если в листке есть отметка о нарушении режима, укажите дату нарушения в соответствующем поле. С этой даты пособие рассчитывается исходя из МРОТ, а не из среднего заработка. Не игнорируйте это поле — завышенная выплата будет выявлена при проверке фонда.

Скорректируйте уже начисленную зарплату

Самая частая сложная ситуация: сотрудник принес больничный после того, как зарплата за месяц уже начислена и выплачена. В этом случае в документе «Больничный лист» установите флажок «Исправление» или просто проведите документ месяцем начисления, следующим за расчетным — программа при проведении автоматически сторнирует начисления за дни болезни.

Механизм работает так: документ «Больничный лист» вытесняет начисления по окладу за период отсутствия. Если зарплата уже рассчитана документом «Начисление зарплаты и взносов», при проведении больничного тем же месяцем программа предложит пересчитать начисление или создаст сторнирующие записи. Не редактируйте первоначальное начисление вручную — это ломает связность расчетов и НДФЛ.

Если больничный пришел после выплаты, возникает переплата. Ее можно зачесть при следующей выплате — программа учтет отрицательную сумму автоматически при формировании ведомости. Удерживать переплату с сотрудника принудительно без его согласия нельзя, кроме случаев счетной ошибки.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Зарплата за месяц болезни еще не начисляласьПросто проведите больничный текущим месяцем до расчета зарплаты

Зарплата начислена, но не выплаченаПроведите больничный и пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов»

Зарплата уже выплаченаПроведите больничный следующим месяцем, переплата зачтется при следующей выплате

Больничный продлен несколько разВнесите каждое продолжение отдельным документом с признаком продолжения

Проверьте расчет и результаты проведения

После проведения документа обязательно сверьте результат. Откройте расчетный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок»): там должны появиться строки пособия за счет работодателя и за счет СФР, а начисление по окладу — уменьшиться пропорционально дням болезни.

Детализацию расчета среднего заработка смотрите прямо в документе по кнопке с изображением калькулятора или на вкладке «Оплата» → «Средний заработок». Здесь видно, какие суммы и за какие годы взяты в расчет. Если сотрудник принес справку с прошлого места работы после расчета, внесите ее документом «Справка о заработке для расчета пособий» и пересчитайте больничный кнопкой «Исправить».

НДФЛ с пособия удерживается в общем порядке: пособие облагается налогом, и программа рассчитает его при ближайшей выплате. Проверьте, что больничный попал в регистры учета НДФЛ — это видно по движениям документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Есть строки пособия, оклад уменьшен на дни болезни

Тревожный признак

Оклад начислен полностью, пособие отсутствует

Процент оплаты

Норма

Соответствует стажу: 60, 80 или 100 процентов

Тревожный признак

Процент занижен при достаточном стаже — стаж не заполнен

Средний заработок

Норма

Учтены два предшествующих года и справки с прошлых мест работы

Тревожный признак

Расчет только из МРОТ при наличии заработка

Табель учета рабочего времени

Норма

Дни болезни отмечены кодом «Б»

Тревожный признак

Дни болезни стоят как рабочие или прогулы

Отправьте данные в СФР и отразите в отчетности

Для выплаты пособия за счет фонда работодатель передает в СФР сведения о застрахованном лице и данные для назначения пособия. В ЗУП это делается из документа «Больничный лист» по кнопке отправки либо через раздел «Отчетность, справки» → «Проактивные выплаты» / «Пособия по нетрудоспособности» — название зависит от релиза конфигурации.

После отправки отслеживайте статус: фонд может вернуть документ с ошибкой, например при расхождении СНИЛС или реквизитов. Ошибки видны в журнале обмена. Исправьте данные и отправьте повторно — заново создавать больничный не нужно.

Пособие за счет работодателя выплачивается с ближайшей зарплатой через обычную ведомость. Часть за счет СФР сотрудник получает напрямую от фонда, поэтому в ведомость она не включается — проверьте, что суммы не задвоились.

Удобно вести внутренний контроль: раз в месяц сверяйте журнал «Больничные листы» с табелем учета рабочего времени. Расхождения — дни «Б» в табеле без документа или наоборот — почти всегда означают пропущенный больничный или ошибку ввода.

Ответы на частые вопросы

Что делать, если сотрудник принес больничный, но уже уволен?

Если заболевание началось в период работы, пособие выплачивается в обычном порядке — внесите больничный, выбрав уволенного сотрудника. Если болезнь началась после увольнения, но в течение 30 календарных дней, пособие тоже положено в размере 60 процентов среднего заработка независимо от стажа. Документ оформляется так же, программа учтет дату увольнения.

Почему программа считает пособие из МРОТ, хотя у сотрудника была зарплата?

Наиболее вероятные причины: не заполнены сведения о заработке за два предшествующих года (сотрудник принят недавно и справка с прошлого места не внесена) или средний заработок действительно ниже минимального уровня. Проверьте вкладку «Оплата» → детализацию среднего заработка и при необходимости внесите справку о заработке.

Как исправить ошибку в уже проведенном больничном?

Если документ еще не попал в выплаченную зарплату и отчетность, откройте его, измените данные и перепроведите. Если период закрыт, используйте кнопку «Исправить» в документе — будет создан документ-исправление следующим месяцем, корректно пересчитывающий суммы и НДФЛ. Не редактируйте проведенный документ прошлого периода напрямую.

Нужно ли вносить больничный, если сотрудник болел один-два дня?

Да. Даже короткий листок нетрудоспособности должен быть зарегистрирован документом «Больничный лист»: иначе дни болезни останутся в табеле рабочими, сотруднику начислят оклад вместо пособия, а данные для СФР не будут переданы. Пропуск документа создает расхождения в учете и отчетности.

Как внести больничный по беременности и родам?

Используется тот же документ «Больничный лист», но с причиной нетрудоспособности «Беременность и роды». Такое пособие полностью выплачивается за счет СФР и не облагается НДФЛ — программа учитывает это автоматически. Дополнительно оформите отпуск по беременности и родам кадровым документом, чтобы корректно велся стаж и табель.

Можно ли внести больничный задним числом за прошлый год?

Технически можно: создайте документ месяцем начисления, в котором производите расчет, указав фактические даты болезни. Программа сторнирует начисления прошлого периода и пересчитает пособие. Учтите, что потребуется корректировка отчетности по НДФЛ и взносам за затронутые периоды, а пособие назначается при соблюдении установленных сроков обращения.