Как в 1С перевести сотрудника с совместительства на основное место работы

Перевод сотрудника с внутреннего или внешнего совместительства на основное место работы — частая кадровая операция, но в 1С:ЗУП она не выполняется «в один клик». Программа не содержит документа «перевод с совместительства на основное место», поэтому бухгалтер или кадровик моделирует эту ситуацию через стандартные кадровые документы: увольнение и приём на работу либо кадровый перевод в зависимости от сценария.

Ключевой момент — правильно определить, какой сценарий применим: если совместительство внешнее, сотрудник сначала увольняется с прежнего основного места у другого работодателя, а у вас оформляется новый приём. Если совместительство внутреннее, у работника в программе две позиции (два сотрудника в справочнике), и нужно уволить одну из них, а по второй изменить условия труда.

Ошибки в этой операции приводят к неверным данным в отчётности по страховым взносам, НДФЛ, в сведениях для СФР (ЕФС-1) и к проблемам со средним заработком. Ниже разобраны оба сценария с точными действиями в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом.

Как определить сценарий: внешнее или внутреннее совместительство

Прежде чем что-либо проводить в программе, установите вид совместительства. Внешний совместитель работает у вас по второму трудовому договору, а его основное место — у другого работодателя. Внутренний совместитель занимает две должности у одного работодателя, и в 1С:ЗУП для него заведено два элемента справочника «Сотрудники», привязанных к одному физическому лицу.

От этого зависит вся логика оформления. Для внешнего совместителя у вас нет его «основного» договора — вы просто принимаете его как основного работника после того, как он уволился у прежнего работодателя. Для внутреннего совместителя нужно решить, какая позиция становится основной: либо совместительство становится основным местом (увольняем основную позицию, меняем условия по совместительству), либо наоборот — совместительство прекращается, а основная ставка расширяется.

Проверить вид совместительства в программе можно в карточке сотрудника: в поле «Вид занятости» будет указано «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». Также по физическому лицу через отчёт «Штатные сотрудники» видно все действующие позиции.

Подготовка: что проверить до оформления документов

Убедитесь, что предыдущий расчётный период закрыт корректно: начислена зарплата, рассчитаны взносы и НДФЛ, проведён документ «Отражение зарплаты в бухучёте». Если вы оформляете увольнение задним числом после закрытия месяца, программа потребует перерасчёта, и это может «разъехать» с уже сданной отчётностью.

Проверьте остаток отпуска сотрудника: при увольнении программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по увольняемой позиции. Если перевод оформляется без увольнения (через кадровый перевод), право на отпуск и накопленные дни сохраняются — это принципиальная разница между двумя подходами.

Согласуйте с кадровой службой дату перехода и дату приказа. Дата приёма на основное место обычно — следующий день после увольнения с совместительства, чтобы не было пересечения двух «основных» статусов и разрыва в стаже. Также подготовьте данные о новом окладе или ставке: при переходе на основное место часто меняется размер оплаты и график работы.

Сценарий 1: внешний совместитель становится основным работником

Это самый распространённый случай. Работник приносит заявление и подтверждение увольнения с прежнего основного места, а вы оформляете два кадровых события: увольнение по совместительству и приём на основное место работы.

Шаг первый — увольнение. Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Увольнение». Выберите сотрудника, укажите дату увольнения и основание (обычно — по инициативе работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, либо соглашение сторон). Проверьте на вкладке с начислениями рассчитанную компенсацию отпуска и итоговые суммы. Проведите документ.

Шаг второй — приём на работу. Создайте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы»). Выберите то же физическое лицо — программа подтянет его личные данные, и создастся новый сотрудник. В поле «Вид занятости» укажите «Основное место работы», задайте подразделение, должность, график работы, дату приёма (как правило, следующий день после увольнения) и условия оплаты труда на вкладке «Оплата труда».

После проведения обоих документов распечатайте приказ по форме Т-1 и внесите запись в трудовую книжку или подайте сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1) в СФР — отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».

1. 1
   Оформите документ «Увольнение» по позиции совместительства, проверьте компенсацию отпуска
2. 2
   Проведите увольнение и рассчитайте окончательный расчёт
3. 3
   Создайте «Приём на работу» на то же физлицо с видом занятости «Основное место работы»
4. 4
   Укажите новую дату приёма, должность, график и оплату труда
5. 5
   Сформируйте ЕФС-1 с кадровыми событиями «Увольнение» и «Приём»
6. 6
   Проверьте, что в справочнике активен только один сотрудник с основным местом

Сценарий 2: внутреннее совместительство становится основным местом

Здесь возможны два подхода, и выбор зависит от того, согласовано ли с работником сохранение непрерывности трудовых отношений и как это оформлено в кадровых документах организации.

Первый подход — через увольнение и приём. Увольняете сотрудника с основной позиции и с позиции совместительства, затем принимаете его на ту же должность как основного работника. Способ простой и прозрачный для отчётности, но при увольнении выплачивается компенсация отпуска, а стаж для отпуска начинает считаться заново с даты нового приёма.

Второй подход — через кадровый перевод. Увольняете только основную позицию (документ «Увольнение»), а по позиции совместительства оформляете документ «Кадровый перевод»: меняете вид занятости на «Основное место работы», при необходимости корректируете график и оплату труда. В типовой 1С:ЗУП изменение вида занятости через перевод доступно не во всех релизах одинаково — если поле «Вид занятости» в переводе недоступно для редактирования, используйте первый подход.

Обратная ситуация — совместительство прекращается, а основная позиция расширяется до полной ставки — оформляется проще: увольнение по совместительству и кадровый перевод по основной позиции с изменением ставки и оплаты.

Два подхода для внутреннего совместителя

Увольнение + приём

Подходит всегда. Минус: выплата компенсации отпуска и обнуление отпускного стажа по новому договору.

Кадровый перевод

Сохраняет непрерывность и отпускной стаж. Ограничение: не во всех релизах ЗУП вид занятости меняется переводом, требуется проверка на тестовой копии.

Зарплата, график и настройки расчёта после перевода

После приёма на основное место проверьте назначенные плановые начисления: оклад или тарифную ставку, надбавки, премии. Если сотрудник раньше работал на 0,5 ставки по совместительству, а теперь выходит на полную, суммы в документе приёма должны отражать новые условия — программа не пересчитает их автоматически.

Отдельное внимание — графику работы. Совместители часто работают по сокращённому графику (например, 4 часа в день), а на основном месте требуется стандартная пятидневка. График задаётся в документе приёма или перевода; если нужного графика нет, создайте его в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников».

Убедитесь, что по уволенной позиции не осталось активных плановых начислений и удержаний. Откройте карточку уволенного сотрудника: все назначения должны быть прекращены датой увольнения. Если алименты или другие постоянные удержания должны продолжаться по новому договору, зарегистрируйте их заново для нового сотрудника — удержания не переносятся автоматически между позициями.

Отчётность: ЕФС-1, НДФЛ и страховые взносы

Перевод с совместительства на основное место порождает кадровые события, которые нужно отразить в персонифицированных сведениях. Увольнение и приём попадают в ЕФС-1 (раздел 1.1) с указанием дат и оснований. Сформируйте отчёт сразу после проведения документов: в 1С:ЗУП это делается через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → создание отчёта «ЕФС-1» с видом сведений по кадровым событиям.

По НДФЛ ситуация проще: налог считается нарастающим итогом по физическому лицу, поэтому увольнение и новый приём внутри одной организации не обнуляют налоговую базу. Однако проверьте применение стандартных вычетов: они должны предоставляться по основному месту работы, и после перевода вычет должен назначаться новому сотруднику. Заявление на вычет регистрируется в разделе «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты».

По страховым взносам проверьте, что в расчёте (РСВ) доходы сотрудника за период отражены корректно: до даты увольнения — по старой позиции, после — по новой. Разрывов и дублирования базы быть не должно, так как учёт ведётся по физическому лицу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справочник «Сотрудники»

Норма

По физлицу активен один сотрудник с видом занятости «Основное место работы»

Тревожный признак

Активны две позиции или совместительство не уволено

Плановые начисления

Норма

Новый сотрудник имеет корректный оклад и надбавки, у уволенного начисления прекращены

Тревожный признак

Оклад остался от совместительства или дублируются начисления

Расчёт зарплаты за месяц перехода

Норма

Начисления по двум позициям не пересекаются по датам

Тревожный признак

Двойная оплата за одни дни или пропущенные дни

ЕФС-1

Норма

События увольнения и приёма присутствуют с верными датами

Тревожный признак

Событие отсутствует или дата не совпадает с приказом

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — попытка просто поменять вид занятости в карточке сотрудника вручную. Это не формирует кадрового приказа, не отражается в отчётности и ломает историю кадровых событий. Любое изменение условий труда оформляйте только документами.

Вторая ошибка — неверные даты: приём на основное место той же датой, что и увольнение с совместительства, либо с пересечением периодов. Это вызывает конфликты при расчёте среднего заработка и вопросы при проверках. Стандартная практика — увольнение последним рабочим днём, приём со следующего дня.

Третья группа ошибок — забытые удержания и вычеты. Исполнительные листы, заявления на вычеты НДФЛ и данные о займах привязаны к конкретному сотруднику, а не к физлицу. После перевода заведите их заново и проверьте первый расчёт зарплаты вручную.

Проверка итогового результата

После завершения всех действий сформируйте по физическому лицу отчёт «Личная карточка» или справку о кадровых данных и сверьте цепочку событий: приём по совместительству → увольнение с совместительства → приём на основное место. Даты должны соответствовать приказам.

Рассчитайте зарплату за первый месяц после перевода и сверьте суммы с ожидаемыми: оклад по новой ставке, правильное применение графика, отсутствие начислений по уволенной позиции. Затем сформируйте расчётный листок сотрудника и проверьте удержания.

Финальный контроль — сверка отчётности: убедитесь, что ЕФС-1 отправлен и принят, а в регистрах по НДФЛ и взносам нет дублирующих записей по одному периоду. Это гарантирует, что перевод отражён в учёте полностью и корректно.

Частые вопросы

Можно ли в 1С:ЗУП просто изменить вид занятости без увольнения?

В карточке сотрудника вид занятости редактировать напрямую не следует — это не создаст кадрового документа и не попадёт в отчётность. В части релизов изменение вида занятости доступно через «Кадровый перевод»; если в вашей версии поле заблокировано, используйте схему «увольнение + приём».

Обнуляется ли отпускной стаж при переводе через увольнение и приём?

Да. При увольнении выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск, а право на отпуск по новому договору начинает накапливаться с даты нового приёма. Если нужно сохранить непрерывность, рассматривайте вариант с кадровым переводом.

Какую дату приёма указывать после увольнения с совместительства?

Обычно — следующий календарный день после даты увольнения. Это исключает пересечение периодов работы по двум статусам и упрощает расчёт среднего заработка и проверку отчётности.

Нужно ли заново брать заявление на вычет НДФЛ?

Вычет в программе назначается конкретному сотруднику, поэтому после оформления нового приёма зарегистрируйте заявление на вычет заново через «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты». Иначе в первом же расчёте налог будет завышен.

Переносятся ли исполнительные листы на новую позицию автоматически?

Нет. Удержания по исполнительным документам привязаны к сотруднику, а не к физическому лицу. После перевода оформите удержание заново для нового сотрудника и проверьте первый расчёт, чтобы сумма взыскания была корректной.

Что делать, если перевод нужно оформить задним числом?

Сначала оцените последствия: документы задним числом вызовут перерасчёт зарплаты, НДФЛ и взносов, а при уже сданной отчётности потребуются уточнённые расчёты. Безопасный порядок — сделать копию базы, провести документы там, оценить перерасчёты и только потом повторить в рабочей базе.