Другое · 11 мин
Как внести изменения в штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3
Пошаговая инструкция по изменению штатного расписания в 1С:ЗУП 8.3: документы, приказы, индексация, закрытие позиций, проверка результата и типичные ошибки.
Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 — это не просто список должностей, а полноценный механизм учёта: от него зависят приёмы на работу, переводы, начисления и отчётность. Поэтому любые изменения — добавление позиции, изменение оклада, сокращение ставки — нужно вносить не редактированием справочника напрямую, а специальными документами. Только так программа сохранит историю изменений и корректно рассчитает зарплату в переходных периодах.
Инструкция ниже применима к конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1, с включённым ведением штатного расписания. Если в вашей базе механизм отключён, сначала проверьте настройки — об этом отдельный раздел. Перед массовыми изменениями рекомендуется сделать резервную копию информационной базы.
Проверка: включено ли ведение штатного расписания
Прежде чем вносить изменения, убедитесь, что сам механизм активен. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка штатного расписания» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Кадровый учет»). Флаг «Ведется штатное расписание» должен быть установлен. Если его нет, приёмы сотрудников оформляются без привязки к позициям, и инструкция из этой статьи неприменима.
Там же проверьте дополнительные опции: «Ведется история изменений штатного расписания», «Используется индексация заработка», «Применяется надбавка за вредность». Включённая история — ключевое условие: именно она позволяет хранить несколько версий расписания на разные даты и корректно считать средний заработок.
Как добавить новую позицию в штатное расписание
Новая штатная единица создаётся документом, а не ручным добавлением строки в справочник. Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Утвердить штатное расписание» либо создайте документ «Изменение штатного расписания» из списка изменений. Если расписание только вводится первый раз — используйте «Утверждение штатного расписания».
В документе укажите дату, с которой позиция вступает в силу, затем в табличной части нажмите «Добавить» → «Позицию». Заполните подразделение, должность, количество ставок, оклад или тариф, надбавки и условия труда. Обратите внимание на поле «Количество ставок»: дробные значения (0,5; 0,25) вводятся именно здесь, а не в должности.
После заполнения проведите документ. Проверка результата: откройте отчёт «Штатное расписание» (Т-3) на дату изменения — новая позиция должна отображаться с заданным окладом и числом ставок. Теперь на неё можно оформлять приём на работу.
- 1Откройте «Кадры» → «Изменение штатного расписания» → «Создать»
- 2Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
- 3Добавьте позицию: подразделение, должность, число ставок, оклад, надбавки
- 4Проверьте график работы и условия труда позиции
- 5Проведите документ и сверьте результат с отчётом «Штатное расписание (Т-3)»
Как изменить оклад, надбавки или число ставок
Точечное изменение одной позиции
Для изменения условий по одной-двум позициям удобнее документ «Изменение позиций штатного расписания»: «Кадры» → «Изменения позиций штатного расписания» → «Создать». Выберите позицию, откорректируйте оклад, надбавки или количество ставок, укажите дату начала действия и проведите. Программа создаст новую версию позиции, старая останется в истории.
Массовое изменение нескольких позиций
Когда меняются условия сразу по группе позиций, используйте документ «Изменение штатного расписания». В табличную часть подберите нужные позиции кнопкой «Подбор» — программа подтянет текущие значения, и вы отредактируете только изменяемые поля. Это снижает риск случайно «обнулить» надбавку, которая не должна была меняться.
Если изменение окладов связано с повышением зарплаты всем сотрудникам на одинаковый коэффициент, правильнее оформлять индексацию, а не ручное изменение — об этом ниже.
Каким документом вносить изменения
Подходит для точечных правок одной или нескольких позиций. Быстрее, но неудобен при массовых изменениях.
Для массовых изменений по подразделению или организации. Позволяет подобрать список позиций и изменить их пакетно.
Только для пропорционального повышения окладов и тарифов. Автоматически регистрирует коэффициент индексации для расчёта среднего заработка.
Только для исправления технических ошибок во вновь созданной позиции, по которой ещё нет начислений. Истории изменений не создаёт.
Индексация заработка через штатное расписание
Повышение окладов всем сотрудникам или целому подразделению оформляется документом «Индексация штатного расписания»: «Кадры» → «Индексации штатного расписания» → «Создать». Укажите дату индексации и коэффициент — программа пересчитает оклады и тарифные ставки по всем выбранным позициям.
Ключевое отличие от обычного изменения: документ индексации фиксирует коэффициент, который затем автоматически учитывается при расчёте среднего заработка (отпускные, командировки, больничные по среднему). Если оформить повышение обычным «Изменением штатного расписания», коэффициент индексации не зарегистрируется, и средний заработок может быть посчитан заниженно — это прямой риск претензий со стороны сотрудников и проверяющих.
После проведения индексации проверьте, что у действующих сотрудников плановые начисления пересчитались: откройте карточку сотрудника → «Начисления и удержания» — новый оклад должен действовать с даты индексации.
Как закрыть или сократить позицию
Сокращение штатной единицы оформляется тем же документом «Изменение штатного расписания» или «Изменение позиций штатного расписания». В табличной части для нужной позиции установите действие «Закрыть позицию» (или снимите флаг «Утверждено» — в зависимости от релиза формулировка отличается) и укажите дату закрытия.
Перед закрытием убедитесь, что на позиции нет работающих сотрудников: программа предупредит о занятых ставках, но проверить стоит заранее через отчёт «Штатная расстановка» или «Остатки штатных единиц». Если ставка занята, сначала оформите увольнение или перевод сотрудника, и только затем закрывайте позицию.
Частичное сокращение (например, с 3 ставок до 2) выполняется изменением поля «Количество ставок» в меньшую сторону с даты сокращения. Свободные ставки при этом пересчитаются автоматически.
Проверка результата и отчётность
После любых изменений сверьте результат по отчётам. Основной инструмент — отчёт «Штатное расписание (Т-3)» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты»: сформируйте его на дату изменения и сверьте позиции, оклады и итоговый месячный фонд оплаты труда. Для контроля занятости используйте «Штатную расстановку» и отчёт «Остатки штатных единиц» — он покажет свободные вакансии.
Дополнительная проверка — печатная форма приказа об изменении штатного расписания, доступная из самого документа по кнопке «Печать». Её можно использовать как внутренний организационно-распорядительный документ.
Как проверить результат
Новые и изменённые позиции отображаются с корректными окладами и ставками
Позиция отсутствует или показаны старые значения — документ не проведён или неверна дата
Плановое начисление изменилось с даты изменения позиции
Начисление осталось прежним — проверьте, не оформлен ли сотрудник на другую позицию
Число свободных ставок соответствует кадровому приказу
Отрицательные или завышенные остатки — есть неоформленные приёмы или переводы
В расчёте отпускных применён коэффициент индексации
Коэффициент не применён — повышение оформлено не документом индексации
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — редактирование позиции напрямую из справочника «Штатное расписание» вместо документа. Такое изменение не фиксирует дату: программа будет считать, что новый оклад действовал всегда, что искажает историю и отчёты за прошлые периоды.
Вторая частая проблема — несовпадение дат: документ изменения проведён одной датой, а приём сотрудника на «новую» позицию оформлен раньше даты её появления. В результате приём либо не проводится, либо позиция подставляется некорректно. Всегда выравнивайте даты кадровых документов с датами изменений расписания.
Также учтите ограничение: одна и та же должность в разных подразделениях — это разные позиции штатного расписания. Изменение оклада в одном подразделении не затронет одноимённые позиции в других, их нужно включать в документ отдельно.
Что важно запомнить
Все изменения штатного расписания в 1С:ЗУП 8.3 вносятся документами из раздела «Кадры»: добавление и правка позиций — «Изменением штатного расписания» или «Изменением позиций», повышение окладов — «Индексацией штатного расписания». Прямое редактирование справочника допустимо только для исправления ошибок. Результат всегда сверяйте по отчёту Т-3 и карточкам сотрудников.
Частые вопросы
Можно ли изменить штатное расписание задним числом?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но делать это стоит только в периодах, где зарплата ещё не рассчитана и отчётность не сдана. Иначе потребуется пересчёт начислений и, возможно, уточнённая отчётность. Перед таким изменением сделайте копию базы.
Почему после изменения оклада в позиции у сотрудника зарплата не изменилась?
Проверьте три вещи: дату, с которой действует изменение позиции; на какую именно позицию принят сотрудник (возможно, изменена другая одноимённая позиция); и проведён ли сам документ изменения. Если всё верно, пересчёт плановых начислений выполнится при расчёте зарплаты за новый период.
Чем отличается «Изменение штатного расписания» от «Изменения позиций»?
Функционально документы близки, но «Изменение штатного расписания» удобнее для массовых правок с подбором списка позиций, а «Изменение позиций штатного расписания» — для точечной корректировки одной-двух единиц. Оба создают историю изменений.
Как оформить изменение разряда или тарифной сетки?
Если ведётся тарификация, изменения вносятся тем же документом «Изменение штатного расписания» с корректировкой разряда/категории позиции; размер начисления пересчитается по тарифной сетке автоматически, если настроен механизм тарифных групп.
Нужно ли заново утверждать всё расписание при одном изменении?
Нет. Документы изменений корректируют действующее расписание накопительно: программа хранит историю версий, и отчёт Т-3 на любую дату строится с учётом всех проведённых изменений. Полное переутверждение требуется только при глобальной реорганизации структуры.
Что делать, если позиция была создана ошибочно и по ней нет начислений?
Найдите документ, которым позиция введена, и отмените его проведение либо отредактируйте и перепроведите. Если документов много и найти нужный сложно, позицию можно закрыть текущей датой — на учёт это не повлияет, а в актуальном расписании она отображаться перестанет.