Как уволить работника в 1С: пошаговая инструкция

Увольнение сотрудника в 1С — это не просто запись в карточке работника, а цепочка взаимосвязанных операций: кадровый приказ, окончательный расчёт с компенсацией за неиспользованный отпуск, удержания, выплата и передача сведений в отчётность. Если пропустить один из этапов, в программе останутся «хвосты» — незакрытые остатки отпуска, долги по зарплате или ошибки в персонифицированной отчётности.

Инструкция ниже написана на примере конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1), где весь процесс выполняется одним документом «Увольнение». Для пользователей «1С:Бухгалтерии 8» приведён отдельный раздел — там логика другая: кадровые и расчётные операции разнесены по разным документам.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика и расчётчика, период расчёта зарплаты не закрыт, а сам сотрудник ещё не уволен в программе — повторное увольнение тем же документом создаст дубли в учёте.

Подготовка: что проверить перед оформлением увольнения

Первым делом откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и убедитесь, что у него нет незакрытых обязательств: непогашенных авансов, займов, подотчётных сумм или действующих удержаний по исполнительным листам. Если удержания есть, их нужно будет учесть при окончательном расчёте, а по алиментам — уведомить пристава и получателя.

Проверьте остаток отпуска: в карточке сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Программа рассчитает компенсацию автоматически, но если в истории отпусков есть ошибки — например, не введён отпуск без сохранения оплаты — сумма компенсации будет неверной.

Также убедитесь, что за последний отработанный месяц введены все начисления и отсутствия: больничные, командировки, отгулы. Если документ «Увольнение» провести раньше, чем эти данные, расчёт придётся пересчитывать вручную.

Оформление документа «Увольнение» в 1С:ЗУП 8.3

Основной инструмент — документ «Увольнение». Путь: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Увольнение». Если ведётся учёт в нескольких организациях, сначала выберите нужную организацию, затем сотрудника.

В документе заполните ключевые поля: дату увольнения (последний рабочий день), основание увольнения — программа предложит типовые формулировки со ссылками на статьи ТК РФ (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию). Дата документа и дата увольнения могут отличаться: приказ часто издают заранее.

На вкладке с расчётом программа автоматически подтянет компенсацию за неиспользованный отпуск или, наоборот, удержание за использованный авансом отпуск. Проверьте количество дней компенсации — оно должно совпадать с данными отчёта по остаткам отпусков.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Увольнение»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, укажите дату увольнения
3. 3
   Выберите основание увольнения из классификатора статей ТК РФ
4. 4
   Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию отпуска и средний заработок
5. 5
   Проверьте НДФЛ и страховые взносы на соответствующих вкладках
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
7. 7
   Проверьте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения

Массовое увольнение

Если увольняется сразу несколько сотрудников (например, при сокращении подразделения), используйте документ «Увольнение списком» — он доступен там же, в журнале кадровых документов. В табличную часть добавляют сотрудников списком, для каждого указывают дату и основание. Расчёт по каждому выполняется отдельно, но в рамках одного документа, что удобно для контроля.

Расчёт компенсации, НДФЛ и взносов при увольнении

Документ «Увольнение» в ЗУП одновременно является и кадровым, и расчётным: при его проведении программа начисляет зарплату за отработанные дни месяца, компенсацию отпуска, исчисляет НДФЛ и страховые взносы. Средний заработок для компенсации считается по общим правилам — из начислений за расчётный период, который можно посмотреть и при необходимости скорректировать по кнопке с данными среднего заработка.

На вкладке «Начисления и удержания» проверьте состав сумм: там должны быть оплата по окладу (или тарифу) за отработанное время и компенсация отпуска. Если сотруднику положено выходное пособие при сокращении, его добавляют вручную или отдельным видом начисления — в зависимости от настроек учётной политики.

НДФЛ при увольнении исчисляется с учётом всех доходов с начала года и ранее предоставленных вычетов. Вкладка «НДФЛ» позволяет увидеть детализацию. Страховые взносы начисляются на все облагаемые суммы окончательного расчёта, кроме необлагаемых выплат (например, выходное пособие в пределах трёхкратного среднего заработка НДФЛ и взносами не облагается).

Печать приказа и выдача документов сотруднику

Из проведённого документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступен приказ о прекращении трудового договора по унифицированной форме Т-8 (или Т-8а для списка). Если в организации используется собственная форма приказа, её подключают через механизм дополнительных печатных форм.

Помимо приказа, в день увольнения сотруднику выдают комплект документов: выписки из сведений о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД или ЭФС-1 с кадровым событием «Увольнение»), разделы справки о заработке для расчёта пособий (форма 182н), выписки из персонифицированных сведений и РСВ. Все эти формы формируются в ЗУП из раздела «Отчётность, справки» или непосредственно из кадровых документов.

Запись в трудовую книжку (если она ведётся на бумаге) программа не формирует автоматически как печатную форму в трудовой — её вносит кадровик вручную, но формулировку основания можно взять из приказа Т-8.

Выплата окончательного расчёта

После проведения увольнения сумма к выплате попадает в ведомость. Создайте ведомость (раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу»), нажмите «Заполнить» — программа подберёт долг перед уволенным сотрудником. По трудовому законодательству окончательный расчёт выплачивается в день увольнения, поэтому дата ведомости должна совпадать с датой увольнения.

Обратите внимание на НДФЛ: при выплате окончательного расчёта налог перечисляется в бюджет в общие сроки, а дата фактического получения дохода определяется датой выплаты. Если увольнение и выплата приходятся на разные месяцы, проверьте, как суммы отразятся в 6-НДФЛ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть начисления за месяц, компенсация отпуска, НДФЛ; итог к выплате совпадает с ведомостью

Тревожный признак

Пустой листок, нет компенсации или сумма «к выплате» не сходится с ведомостью

Отчёт «Остатки отпусков»

Норма

Остаток отпуска по сотруднику обнулён

Тревожный признак

Остаток не равен нулю — компенсация рассчитана не полностью

Карточка сотрудника

Норма

Статус «уволен», дата увольнения заполнена

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим, продолжают планироваться начисления

Увольнение в 1С:Бухгалтерии 8

В «1С:Бухгалтерии 8.3» кадровый и расчётный контуры разделены. Кадровое увольнение оформляется документом «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или «Все кадровые документы»): указывают сотрудника, дату и основание, из документа печатают приказ Т-8.

Однако компенсацию отпуска и окончательный расчёт этот документ не считает. Их начисляют вручную через документ «Начисление зарплаты» за месяц увольнения: добавляют сотрудника, вводят начисление «Компенсация отпуска при увольнении» и вручную указывают количество дней и сумму, рассчитанную отдельно. Это главное отличие от ЗУП, где расчёт автоматический.

Если в программе включён упрощённый учёт зарплаты, проверьте, чтобы вид начисления компенсации был создан и правильно настроен по НДФЛ и взносам, иначе суммы попадут в отчётность с ошибками.

Где оформлять увольнение

1С:ЗУП 8.3

Полный цикл одним документом: приказ, расчёт компенсации, НДФЛ, взносы, отчётность. Подходит для штатного кадрового учёта.

1С:Бухгалтерия 8.3

Документ «Увольнение» — только кадровый приказ. Компенсацию и расчёт начисляют вручную. Подходит для небольшого штата.

Внешняя обработка или доработка

Оправдана при нестандартных формах приказов или интеграции с ЭДО. Требует участия специалиста по 1С.

Отчётность после увольнения

Увольнение — кадровое событие, о котором нужно отчитаться в Социальный фонд России. Подайте сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД) с событием «Увольнение» не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В ЗУП отчёт формируется в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».

Уволенный сотрудник также попадает в персонифицированные сведения о физлицах и в расчёт по страховым взносам за тот квартал, в котором состоялось увольнение. В 6-НДФЛ окончательный расчёт отражается по дате фактической выплаты.

Проверьте после сдачи отчётности, что по сотруднику нет отрицательных остатков и долгов: отчёт «Задолженность по зарплате» должен показывать нулевое сальдо.

Частые вопросы об увольнении в 1С

Можно ли отменить уже проведённое увольнение?

Да. Найдите документ «Увольнение» в журнале кадровых документов и пометьте его на удаление или отмените проведение. Но если по сотруднику уже сдана отчётность (ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ), после отмены потребуется подать корректирующие формы. Если увольнение отменяется по решению сторон, корректнее оформить отмену приказа, а не просто удалять документ.

Почему программа не рассчитывает компенсацию за отпуск?

Чаще всего причины три: сотруднику не назначено право на отпуск в приёме на работу (проверьте вкладку с отпусками в кадровом документе), остаток отпуска уже полностью использован, или дата увольнения стоит раньше даты приёма. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» — он покажет, какой остаток видит программа.

Как уволить сотрудника, который находится на больничном?

По инициативе работодателя увольнять в период больничного нельзя, а по собственному желанию — можно. В программе сначала введите и рассчитайте больничный лист, затем оформляйте увольнение. Если больничный пришёл после увольнения (в течение 30 дней), его оплачивают отдельным документом уже после увольнения.

Нужно ли увольнять сотрудника, с которым договор ГПХ?

Нет. Договоры ГПХ прекращаются по своим условиям, документ «Увольнение» для них не используется. В ЗУП достаточно закрыть договор (документ «Договор ГПХ» имеет дату окончания), а в отчётности событие отразится как прекращение договора, а не увольнение.

Сотрудник уволен, но в ведомость на аванс всё равно попадает. Что делать?

Проверьте, проведён ли документ «Увольнение» и не создано ли после него новых кадровых документов (например, перевода). Также убедитесь, что дата увольнения раньше даты ведомости. Если документ проведён корректно, а сотрудник всё равно подтягивается — проверьте наличие долга перед ним: программа включает уволенных в ведомость только на сумму долга.

Как оформить увольнение задним числом, если период закрыт?

Технически документ можно ввести задним числом, но это потребует пересчёта зарплаты закрытого периода, корректировки НДФЛ и сдачи уточнённой отчётности (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения). Перед такой операцией сделайте резервную копию базы и согласуйте перерасчёт с бухгалтером.