Как провести прием сотрудника в 1С Бухгалтерии 8.3

Оформление сотрудника в 1С Бухгалтерии 8.3 начинается не с приказа, а с карточки физического лица: программа ведет учет кадровых событий именно через связку «Физическое лицо — Сотрудник — Документ приема на работу». Если пропустить этап физлица и сразу создать сотрудника, позже возникнут дубли в отчетности по НДФЛ и страховым взносам.

В типовой конфигурации кадровый учет ограничен по сравнению с 1С:ЗУП, но для небольших организаций его достаточно: можно оформить прием, перевод и увольнение, назначить оклад и начисления, а программа автоматически подтянет данные в расчет зарплаты и регламентированную отчетность. Ниже разобран полный порядок действий от внесения личных данных до проверки результата.

Проверьте настройки программы перед приемом

Прежде чем оформлять первого сотрудника, откройте «Главное — Настройки — Зарплата и кадры» и убедитесь, что учет зарплаты и кадров ведется «в этой программе», а не во внешней. Если выбран вариант «во внешней программе» (например, 1С:ЗУП), документы приема в Бухгалтерии будут недоступны или не повлияют на расчеты.

Также проверьте справочники, на которые опирается прием: должности («Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Должности»), подразделения и графики работы. Если нужной должности или подразделения нет, создайте их заранее — это избавит от необходимости прерывать оформление документа.

Отдельно посмотрите настройки резервов и способов отражения зарплаты в учете («Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Способы учета зарплаты»). По умолчанию используется счет 26 или 44 в зависимости от настроек, и если для нового сотрудника нужен другой счет (например, 20 для производственного персонала), способ отражения задается прямо в документе приема.

Создайте физическое лицо с полными данными

Откройте «Зарплата и кадры — Кадры — Физические лица» и нажмите «Создать». Заполните ФИО полностью, без сокращений и инициалов в поле имени — именно так данные попадут в отчеты СЗВ-ТД, 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам. Ошибка в букве фамилии приведет к расхождениям при сдаче персонифицированной отчетности.

Далее внесите дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. ИНН и СНИЛС — обязательные реквизиты для отчетности: без СНИЛС сотрудник не попадет в СЗВ-ТД и ЕФС-1, а без ИНН возможны проблемы с 6-НДФЛ. Если сотрудник иностранец, укажите гражданство и статус налогового резидента — от этого зависит ставка НДФЛ.

По ссылке «Личные данные» введите паспорт: серию, номер, кем и когда выдан. Эти сведения нужны для кадровых документов и справок. Адрес регистрации и телефон заполните по возможности — они используются в печатных формах трудового договора и личной карточки.

Оформите документ «Прием на работу»

Перейдите в «Зарплата и кадры — Кадры — Приемы на работу» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), дату приема и сотрудника. Если физлицо создано заранее, выберите его из списка; программа позволяет и создать нового сотрудника прямо из документа, но контролировать полноту данных удобнее через справочник физлиц.

На вкладке «Главное» заполните подразделение, должность, количество ставок (1 для полной ставки, 0,5 для полставки) и график работы. График важен: от него зависит расчет зарплаты при неполном отработанном месяце. Если сотрудник принят на полставки, укажите 0,5 в поле «Количество ставок», а не уменьшенный оклад — иначе табель и средний заработок будут считаться неверно.

В блоке «Оплата труда» укажите вид начисления (обычно «Оплата по окладу») и размер оклада. Здесь же добавьте постоянные надбавки, если они предусмотрены: районный коэффициент, премии фиксированной суммой, доплаты. В поле «Способ отражения в бухучете» выберите нужный счет затрат, если он отличается от настройки по умолчанию.

На вкладке «Налоги и взносы» проверьте статус налогоплательщика и право на вычеты. Сами вычеты на детей оформляются отдельным документом «Заявление на вычеты НДФЛ», но их можно ввести и позже — они применятся с месяца, указанного в заявлении.

1. 1
   Проверьте настройку «Зарплата и кадры — учет в этой программе» и заполните справочники должностей и подразделений
2. 2
   Создайте физическое лицо: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт, статус резидента
3. 3
   Откройте «Зарплата и кадры — Кадры — Приемы на работу», создайте документ, укажите дату, подразделение, должность, ставку и график
4. 4
   Задайте оклад и постоянные начисления, при необходимости — способ отражения в бухучете
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
6. 6
   Проверьте результат: сотрудник в списке, корректный расчет в первом начислении зарплаты

Проверьте проводки и печатные формы

Сам документ «Прием на работу» бухгалтерских проводок не формирует — это кадровый документ. Проводки появятся позже, при начислении зарплаты. Однако документ создает записи в кадровых регистрах: сотрудник попадает в списочный состав с указанной даты, и именно эта информация используется в отчетах по среднесписочной численности и СЗВ-ТД.

Из документа по кнопке «Печать» доступен приказ о приеме на работу по унифицированной форме Т-1. Проверьте перед печатью, что в сведениях об организации заполнено ФИО руководителя — иначе подпись в приказе останется пустой. Трудовой договор программа в типовой поставке не формирует автоматически, его готовят отдельно.

Если организация обязана сдавать СЗВ-ТД (или актуальную форму ЕФС-1 с кадровыми сведениями), прием — это отчетное событие. Убедитесь, что после проведения документа сотрудник появился в соответствующем отчете за период: «Отчеты, справки — Регламентированные отчеты».

Контрольные точки

Как проверить результат приема

Список сотрудников

Норма

Сотрудник виден в «Зарплата и кадры — Кадры — Сотрудники» с правильной датой приема

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке или дата приема пустая — документ не проведен

Начисление зарплаты

Норма

В документе «Начисление зарплаты» сотрудник подбирается, оклад и отработанные дни считаются по графику

Тревожный признак

Сотрудник не подбирается или сумма не соответствует окладу пропорционально дням

Отчетность

Норма

Сотрудник попадает в СЗВ-ТД/ЕФС-1 и расчет среднесписочной

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в отчете — проверьте СНИЛС и дату приема

НДФЛ

Норма

В первом расчете налог считается с верной ставкой по статусу резидента

Тревожный признак

Ставка не соответствует статусу — исправьте данные физлица и пересчитайте

Особые сценарии приема

Прием по совместительству

Внутреннее совместительство оформляется как отдельный сотрудник, привязанный к тому же физическому лицу. При создании документа приема выберите «Вид занятости — Внутреннее совместительство» и существующее физлицо — не создавайте новое. Для внешнего совместителя физлицо создается как обычно, вид занятости — «Внешнее совместительство».

Прием на испытательный срок и срочный договор

В документе есть поля для условий договора: если трудовой договор срочный, укажите дату окончания. Это важно для контроля: программа не напомнит об окончании срока автоматически, поэтому дату окончания стоит продублировать в календаре кадровика. Испытательный срок фиксируется в тексте приказа, на расчеты он не влияет.

Прием задним числом или в закрытом периоде

Если сотрудник фактически работал, а документ вводится позже, прием можно провести прошлой датой, если период не закрыт. Учтите: зарплата за прошлые месяцы начислится только при создании документов «Начисление зарплаты» за эти месяцы, а НДФЛ и взносы попадут в отчетность периода фактической выплаты. При закрытом периоде потребуется снятие даты запрета редактирования — делайте это осознанно и верните запрет после ввода.

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространенная проблема — дубли физических лиц. Если обнаружили, что один человек заведен дважды, не удаляйте карточку с движениями: используйте обработку поиска и объединения дублей или перенесите документы на одну запись. Удаление физлица с историей разорвет связи в начислениях и отчетах прошлых периодов.

Вторая типичная ситуация — прием оформлен, но зарплата не начисляется. Проверьте три вещи: проведен ли документ приема, совпадает ли организация в приеме и в начислении, не указана ли дата увольнения раньше даты приема. Также убедитесь, что график работы заполнен и в нем проставлены рабочие дни.

Если в 6-НДФЛ или расчете по взносам сотрудник «потерялся», почти всегда причина в незаполненном СНИЛС, ИНН или неверном статусе. Исправляйте данные в карточке физлица, после чего перезаполните отчет — документы начисления перепроводить обычно не требуется.

Удобно завести правило: сначала полностью заполнить карточку физлица по паспорту и СНИЛС, сверить с оригиналами, и только потом оформлять прием. Исправлять персональные данные после сдачи отчетности заметно трудозатратнее, чем проверить их на входе.

FAQ: частые вопросы о приеме сотрудника

Можно ли оформить прием, если зарплата в 1С Бухгалтерии раньше не велась?

Да. Включите в настройках зарплаты вариант учета «в этой программе», заполните справочники должностей, подразделений и графиков, после чего оформляйте приемы стандартным способом. Учет начнется с первого документа, историю прошлых лет вносить не обязательно, но остатки по расчетам с сотрудниками придется ввести вручную, если на момент старта есть долги по зарплате.

Чем прием в 1С Бухгалтерии отличается от приема в 1С:ЗУП?

В Бухгалтерии кадровый блок упрощен: нет штатного расписания с историей, расширенных кадровых отчетов, учета отпусков с детальными остатками и сложных начислений. Для организации с небольшим штатом и простой системой оплаты возможностей Бухгалтерии достаточно; при десятках сотрудников, вахтах, разных графиках и премиальных схемах корректнее вести кадры в ЗУП с синхронизацией в Бухгалтерию.

Нужно ли создавать отдельного сотрудника при переводе на другую должность?

Нет. Перевод оформляется документом «Кадровый перевод» для того же сотрудника: меняются должность, подразделение или оклад с указанной даты, а история сохраняется. Создание нового сотрудника вместо перевода приведет к дублю в списочном составе и ошибкам в среднесписочной численности.

Как оформить прием, если сотрудник работает по ГПХ?

Договор ГПХ — это не трудовой прием. В 1С Бухгалтерии такие выплаты обычно отражаются через документы начисления по договорам гражданско-правового характера (доступность зависит от релиза), а физлицо заводится в справочнике без документа «Прием на работу». Взносы и НДФЛ по ГПХ считаются по своим правилам, поэтому важно не оформлять подрядчика как штатного сотрудника.

Почему после приема сотрудник не попадает в табель?

Чаще всего не заполнен или не проведен документ приема, либо у сотрудника не задан график работы. Также проверьте, что табель формируется за период после даты приема и по той же организации. Если график пустой, создайте его в справочнике графиков и укажите в документе приема или кадровом переводе.