Другое · 12 мин
Как в 1С ЗУП выплатить зарплату
Как в 1С ЗУП выплатить зарплату: ведомости в банк, кассу и на карту, проверка начислений, НДФЛ и взносов, типичные ошибки и контроль результата.
Выплата зарплаты в 1С:ЗУП выполняется после того, как рассчитаны начисления и удержания за месяц. Программа формирует ведомости на выплату, автоматически определяет сумму к выдаче с учётом НДФЛ и ранее выплаченного аванса, а после проведения ведомостей регистрирует факт выплаты и исчисление налога.
Основной сценарий выглядит так: сначала проводится документ «Начисление зарплаты и взносов», затем создаётся ведомость нужного типа — в банк, через кассу, на счета или через раздатчика. Ошибки на этапе выплаты приводят к расхождениям в отчётах 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях, поэтому важно не только нажать нужные кнопки, но и проверить результат.
Ниже описан полный цикл: подготовительные проверки, заполнение ведомостей для разных способов выплаты, регистрация НДФЛ, контроль результата и разбор типичных ошибок.
Подготовка: что проверить до выплаты
Перед формированием ведомостей убедитесь, что месяц полностью рассчитан. Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный период и проверьте, что он проведён и не содержит сотрудников с пустыми или явно ошибочными суммами. Если в течение месяца были отпуска, больничные, премии или увольнения, все эти документы должны быть введены до окончательного расчёта.
Второй обязательный пункт — проверка задолженности. Отчёт «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» — «Отчёты») показывает, сколько организация должна сотрудникам на дату выплаты. Если сумма долга не совпадает с ожиданиями, разбирайтесь до выплаты, а не после: возможно, не проведён какой-то документ начисления или в прошлом периоде выплатили лишнее.
Также проверьте настройки способов выплаты. В карточке организации (раздел «Настройка» — «Реквизиты организации») должен быть указан зарплатный проект или касса по умолчанию. У сотрудников, получающих деньги на личную карту вне зарплатного проекта, в карточке должны быть заполнены банковские счета — иначе ведомость на счета заполнится не полностью.
Что проверить перед выплатой
Проведён, суммы по сотрудникам корректны
Не проведён, есть сотрудники без сумм или с нулями
Долг соответствует расчётным листкам
Долг больше или меньше ожидаемого, есть минусы
Заполнены у всех, кто получает деньги на карту
У части сотрудников счета пустые
Сроки выплаты заданы и соблюдаются
Даты не настроены, ведомости создаются произвольными числами
Расчёт суммы к выплате
Сумма к выплате формируется автоматически: из начисленного за месяц вычитается исчисленный НДФЛ и ранее выплаченный аванс. Если были другие удержания (алименты, займы, профсоюзные взносы), они также уменьшают сумму на руки. Все эти данные программа берёт из проведённых документов, поэтому ручная корректировка сумм в ведомости — крайняя мера, а не штатный режим.
Убедиться в правильности суммы можно через расчётный листок сотрудника: строка «Всего к выплате» должна совпадать с суммой в ведомости. Если цифры расходятся, чаще всего причина в непроведённом авансе, вручную изменённом НДФЛ или долге прошлых периодов, который программа добавляет к выплате.
Выплата через зарплатный проект (ведомость в банк)
Самый распространённый способ — перечисление на карты в рамках зарплатного проекта. Перейдите в раздел «Выплаты» — «Ведомости в банк» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления, дату выплаты, организацию и зарплатный проект. Затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, которым осталось выплатить зарплату через этот проект.
После заполнения проверьте табличную часть: суммы к выплате, колонку НДФЛ и состав сотрудников. Уволенные сотрудники, которым не выплачен расчёт, тоже попадут в ведомость, если выбран соответствующий способ выплаты. Если кого-то выплачивать не нужно (например, сотрудник подал заявление на другую карту), строку можно удалить, но лучше сначала разобраться в причине.
После проверки проведите документ. Далее из ведомости формируется выгрузка в банк: по кнопке обмена с банком создаётся файл реестра, который загружается в клиент-банк. После подтверждения оплаты банком загрузите подтверждение — тогда в программе будет зафиксирован фактический статус выплаты.
- 1Раздел «Выплаты» — «Ведомости в банк» — «Создать»
- 2Укажите месяц, дату выплаты, организацию и зарплатный проект
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы и состав сотрудников
- 4Проверьте колонку НДФЛ — она должна совпадать с расчётом
- 5Проведите ведомость и сформируйте файл выгрузки в банк
- 6После оплаты загрузите подтверждение из банка
Выплата через кассу и на личные счета
Ведомость в кассу
Для выдачи наличных создайте документ «Ведомость в кассу» в разделе «Выплаты». Порядок заполнения аналогичен: месяц, дата выплаты, кнопка «Заполнить». После проведения ведомости на её основании оформляется расходный кассовый ордер — при синхронизации с бухгалтерской программой данные о выплате передаются туда автоматически.
Если часть сотрудников не получила деньги в срок, оформляется депонирование: в ведомости по ссылке «Оплата ведомости» отмечается, что сумма не выдана. Депонированные суммы позже выплачиваются отдельной ведомостью. Не оставляйте неполученные наличные «висящими» — это исказит и кассу, и расчёты по НДФЛ.
Ведомость на счета
Если сотрудники получают зарплату на карты разных банков вне зарплатного проекта, используется «Ведомость на счета». Программа заполнит её только по тем сотрудникам, у которых в карточке указаны лицевой счёт и банк. Сотрудники без реквизитов в ведомость не попадут — это частая причина «потери» людей при выплате.
Способы выплаты зарплаты
Подходит большинству организаций: выгрузка реестра в банк, подтверждение оплаты, минимум ручной работы. Ограничение — нужен договор с банком.
Для выдачи наличных. Требует оформления РКО и контроля депонирования, больше ручных операций.
Для перечислений на личные карты сотрудников в разных банках. Требует заполненных банковских реквизитов у каждого сотрудника.
НДФЛ при выплате зарплаты
Ведомость — ключевой документ для учёта НДФЛ. При её проведении программа регистрирует дату фактического получения дохода и исчисленный налог, который нужно удержать и перечислить. Колонка «НДФЛ к перечислению» заполняется автоматически из расчёта, но её стоит сверить с отчётом «Анализ НДФЛ» за месяц.
Дата ведомости имеет значение: именно она определяет период, в котором налог считается удержанным, и попадает в отчётность 6-НДФЛ. Если ведомость датирована одним числом, а деньги фактически ушли другим, возникнут расхождения с банковскими выписками и уведомлениями по ЕНП. Датируйте ведомость реальным днём выплаты.
Уплата налога в программе оформляется отдельно — через уведомление об исчисленных суммах и платёжное поручение, обычно уже на стороне бухгалтерской программы. В ЗУП важно, чтобы удержанный НДФЛ по ведомостям сошёлся с суммой, которую вы перечисляете в бюджет.
Проверка результата после выплаты
После проведения всех ведомостей сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» на конец месяца. При полной выплате долг перед сотрудниками должен обнулиться либо остаться только по тем, кому выплата сознательно не производилась (депоненты, заявления о приостановке). Любые минусы в отчёте — признак переплаты, их нужно разбирать немедленно.
Сверьте также отчёты «Расчётный листок» и «Свод начислений и удержаний» с общей суммой ведомостей: начислено минус удержано должно равняться выплаченному плюс остаток долга. Дополнительно проверьте «Анализ НДФЛ» — удержанный налог за период должен соответствовать суммам в проведённых ведомостях.
Удобный контрольный приём — перед выплатой сохранить отчёт «Задолженность по зарплате» на дату ведомости, а после проведения сформировать его повторно. Разница между отчётами должна в точности равняться сумме ведомости. Это быстрый способ поймать двойные выплаты и пропущенных сотрудников.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой ведомости, а из-за состояния учёта к моменту её создания. Непроведённый аванс, ручная правка НДФЛ в расчёте, неверная дата выплаты — каждая из этих мелочей приводит к расхождениям, которые всплывают при сдаче 6-НДФЛ.
Вторая группа ошибок — состав ведомости. Сотрудник без банковских реквизитов не попадает в ведомость на счета, уволенный с долгом может быть пропущен, если выбран неверный способ выплаты, а новый сотрудник, принятый в конце месяца, иногда остаётся без выплаты из-за фильтра по подразделению. Всегда сверяйте число строк в ведомости с количеством сотрудников, ожидающих выплату.
Особые ситуации при выплате
Если нужно выплатить зарплату одному сотруднику внепланово (например, при увольнении или по заявлению), создайте ведомость и заполните её не кнопкой «Заполнить», а подбором конкретного сотрудника. Программа рассчитает сумму его долга на дату выплаты. Для увольняющихся расчёт должен быть проведён документом «Увольнение» до выплаты.
При задержке выплаты программа может рассчитать компенсацию за задержку зарплаты — для этого в разделе «Выплаты» есть соответствующий механизм, который формирует суммы исходя из фактических дат ведомостей. Компенсация начисляется отдельным документом и выплачивается вместе с долгом.
Если после выплаты обнаружилась ошибка, не редактируйте проведённую ведомость задним числом без анализа последствий. Корректный путь — сторнирование или исправительный документ, после чего пересчитывается НДФЛ и при необходимости подаётся уточнённая отчётность.
Как выбрать действие
FAQ
Можно ли выплатить зарплату в 1С ЗУП без документа «Начисление зарплаты и взносов»?
Технически ведомость создать можно, но заполнится она только остатками задолженности прошлых периодов. Без проведённого расчёта месяца суммы к выплате и НДФЛ будут неполными или нулевыми. Сначала всегда рассчитывайте месяц, затем формируйте ведомости.
Почему в ведомость не попал сотрудник?
Основные причины: у сотрудника нет задолженности на дату выплаты (всё уже выплачено), не заполнены банковские реквизиты для ведомости на счета, сотрудник относится к другому зарплатному проекту или в документе установлен отбор по подразделению. Проверьте расчётный листок и карточку сотрудника.
Какой датой оформлять ведомость, если деньги ушли позже?
Ведомость должна быть датирована фактическим днём выплаты, потому что эта дата определяет момент получения дохода и удержания НДФЛ. Если плановая дата сместилась, измените дату документа до его проведения, а не создавайте корректировки потом.
Что делать, если после выплаты обнаружилась переплата?
Не редактируйте проведённую ведомость. Зафиксируйте переплату отчётом по задолженности, затем либо удержите излишне выплаченное в следующем периоде по согласованию с сотрудником, либо оформите возврат. При необходимости скорректируйте НДФЛ и подайте уточнённый расчёт.
Как выплатить зарплату уволенному сотруднику?
Сначала проведите документ «Увольнение», который рассчитает компенсации и окончательный расчёт. Затем создайте ведомость с подбором этого сотрудника — программа подтянет его задолженность. Способ выплаты должен соответствовать тому, как уволенный получал деньги, либо оформляется выплата через кассу.
Нужно ли загружать подтверждение из банка после выгрузки реестра?
Да, желательно. Подтверждение фиксирует, какие платежи банк реально исполнил, а какие отклонил (например, из-за неверных реквизитов). Без загрузки подтверждения в программе нет достоверного статуса выплаты, и отклонённые суммы могут остаться незамеченными.
Что важно запомнить
Выплата зарплаты в 1С ЗУП строится по цепочке: расчёт месяца → проверка задолженности → ведомость нужного типа → контроль сумм и НДФЛ → проведение → сверка результата. Дата ведомости должна совпадать с реальным днём выплаты, а любые расхождения разбираются до проведения документа, а не после.