Другое · 13 мин
Как в 1С:ЗУП уволить сотрудника по сокращению штата
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП 8.3 оформить увольнение по сокращению, начислить выходное пособие и компенсации, сформировать отчеты и документы.
Увольнение по сокращению штата — одна из самых формализованных кадровых процедур: ошибка в основании, дате или составе выплат приводит к спорам с работником и претензиям трудовой инспекции. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) весь цикл автоматизирован: от приказа о сокращении должности до расчета выходного пособия и среднего заработка на период трудоустройства.
Главное — соблюсти последовательность: сначала изменяется штатное расписание, затем работник уведомляется о предстоящем сокращении, и только после истечения срока уведомления оформляется увольнение с начислением положенных выплат. Программа контролирует часть этих шагов, но ответственность за даты и основания остается на кадровике.
Ниже разобран полный порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3, включая настройку начислений, проверку расчетов и типичные ошибки, из-за которых пособие считается неверно.
Подготовка: что должно быть оформлено до увольнения
До ввода документа увольнения в программе должны быть отражены предшествующие кадровые события. Прежде всего — изменение штатного расписания: сокращаемая штатная единица исключается документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания») с датой, соответствующей дате увольнения. Если штатное расписание в программе не ведется, этот шаг пропускается, но в приказе о сокращении основание указывается вручную.
Работник должен быть уведомлен о сокращении не позднее чем за два месяца. В типовой ЗУП нет отдельного документа «уведомление о сокращении», поэтому уведомление готовится как произвольный печатный документ или вне программы, а его дата фиксируется в учетной системе организации. Срок уведомления критичен: увольнение раньше двух месяцев возможно только с письменного согласия работника с выплатой дополнительной компенсации.
Также проверьте, что в программе настроены виды расчета для выплат при сокращении: выходное пособие, средний заработок на период трудоустройства, компенсация за неиспользованный отпуск. В типовой поставке эти начисления присутствуют, но если учет ведется давно и конфигурация дорабатывалась, стоит убедиться, что они не отключены в настройках состава начислений и удержаний.
Проверка настроек начислений при сокращении
Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и убедитесь, что на закладке «Компенсационные выплаты» включены начисления, связанные с увольнением. В типовой конфигурации выходное пособие при сокращении рассчитывается начислением «Выходное пособие», а сохраняемый заработок — «Средний заработок на период трудоустройства».
Проверьте порядок налогообложения этих начислений. По общему правилу выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). В программе этот лимит контролируется автоматически, если в настройках начисления выбран правильный код дохода и категория. Если бухгалтер вручную менял настройки налогообложения, сверьте их с актуальными нормами НК РФ.
Отдельно проверьте настройку компенсации за неиспользованный отпуск: она должна рассчитываться в документе увольнения автоматически. Если в карточке сотрудника остатки отпусков велись некорректно (например, не введены остатки при старте учета), компенсация посчитается неправильно, и это нужно исправить до оформления увольнения.
Оформление документа «Увольнение»
Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Если сокращается несколько сотрудников одной датой, удобнее использовать документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить группу работников в одном приказе.
В документе укажите сотрудника, дату увольнения и основание: «п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ» (сокращение численности или штата работников). Именно от выбранного основания зависит состав автоматических начислений: при сокращении программа предложит выходное пособие, а при увольнении по собственному желанию — нет.
На закладке с начислениями проверьте предложенные суммы: компенсация отпуска, выходное пособие за первый месяц, зарплата за отработанные дни месяца увольнения. Количество дней пособия программа определяет по графику работы сотрудника — пособие выплачивается за рабочие дни, приходящиеся на месяц после увольнения. Если у сотрудника индивидуальный график, убедитесь, что он актуален.
После проверки проведите документ. По кнопке печати сформируйте приказ по форме Т-8 (или Т-8а для списка), записку-расчет Т-61 и при необходимости другие формы. Печатные формы подтянут данные из документа автоматически.
- 1Исключите сокращаемую позицию документом «Изменение штатного расписания» с датой увольнения
- 2Зафиксируйте уведомление работника за два месяца до увольнения
- 3Проверьте настройки начислений: выходное пособие, компенсация отпуска, налогообложение
- 4Создайте документ «Увольнение» с основанием п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
- 5Проверьте рассчитанные суммы: пособие, компенсация, зарплата за месяц
- 6Проведите документ и сформируйте приказ Т-8 и записку-расчет Т-61
- 7Выплатите суммы в день увольнения и отразите выплату в программе
Расчет выходного пособия и среднего заработка на период трудоустройства
Выходное пособие при сокращении равно среднему месячному заработку и выплачивается в день увольнения. Программа рассчитывает его как произведение среднего дневного заработка на количество рабочих дней в первом месяце после увольнения по графику сотрудника. Средний дневной заработок считается из выплат за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения.
Если работник не трудоустроился в течение второго месяца, ему положен средний заработок за второй месяц, а по решению службы занятости — за третий. В ЗУП эти выплаты оформляются отдельным начислением в месяце выплаты (обычно через документ «Разовое начисление» или специализированное начисление среднего заработка на период трудоустройства), а не в момент увольнения. Основание — заявление работника и подтверждение отсутствия записи в трудовой книжке.
При досрочном увольнении с согласия работника дополнительно выплачивается компенсация за дни от даты фактического увольнения до даты, указанной в уведомлении. В типовой ЗУП для этого предусмотрено отдельное начисление «Дополнительная компенсация при увольнении» — его нужно добавить в документ увольнения вручную и указать количество оплачиваемых дней.
Перед массовым сокращением сделайте копию базы и просчитайте увольнение на одном-двух сотрудниках: сверьте средний дневной заработок с расчетным листком и количество дней пособия с производственным календарем. Найти ошибку в настройках до проведения тридцати документов намного дешевле, чем исправлять их после.
Выплата, отчетность и документы работнику
Все суммы, начисленные при увольнении, должны быть выплачены в последний рабочий день. В ЗУП выплата оформляется ведомостью с видом «Увольнение» — программа подберет долги перед увольняемыми сотрудниками автоматически. Если выплата проходит через банк, сформируйте ведомость в банк и проверьте, чтобы дата выплаты совпадала с датой увольнения: от этого зависят сроки перечисления НДФЛ.
В день увольнения работнику выдаются: трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности, если ведется ЭТК), справка о заработке за два календарных года, выписки из СЗВ-СТАЖ/СЗВ-ТД и раздела 3 РСВ. В программе сведения о кадровых событиях передаются в отчетность автоматически — увольнение по сокращению попадет в СЗВ-ТД (или актуальную форму отчетности по кадровым мероприятиям) с соответствующим основанием.
Проверьте, что увольнение корректно отразилось в учете: сотрудник переведен в архив, его рабочее место в штатном расписании освобождено, в расчетном листке за месяц увольнения присутствуют все компенсационные выплаты. Отчет «Остатки отпусков» по уволенному должен показывать нулевой остаток — компенсация выплачена за все дни.
Как проверить результат
Указан п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ со ссылкой на приказ о сокращении штата
Основание не выбрано или указано «по собственному желанию» — пособие не начислится
Сумма равна среднему дневному заработку, умноженному на рабочие дни месяца после увольнения
Пособие равно нулю или количество дней не совпадает с графиком
Нулевой остаток, компенсация начислена за все дни
Остались нескомпенсированные дни — риск доначисления
Дата выплаты совпадает с датой увольнения, сумма совпадает с начисленным
Ведомость не сформирована или дата выплаты позже даты увольнения
Типичные ошибки при оформлении сокращения в ЗУП
Самая частая ошибка — неверное основание увольнения. Если кадровик выбрал «по собственному желанию» или «по соглашению сторон» вместо п. 2 ст. 81 ТК РФ, программа не начислит выходное пособие, а работник потеряет право на выплаты на период трудоустройства. Исправление потребует отмены проведения документа и перерасчета.
Вторая группа ошибок связана со средним заработком: если в базе некорректно введены начисления прошлых периодов или сотрудник был принят недавно и расчетный период неполный, пособие может посчитаться неверно. Всегда расшифровывайте средний заработок в документе увольнения и сверяйте состав учтенных выплат.
Третья типичная проблема — рассинхронизация штатного расписания и увольнения: позиция исключена одной датой, а увольнение проведено другой. Это приводит к ошибкам в отчетах по штатной расстановке и к вопросам при проверках. Даты приказа о сокращении, исключения позиции и увольнения должны быть согласованы.
Особые сценарии: досрочное увольнение, совместители, отпуск и больничный
Досрочное увольнение с согласия работника
Если работник согласен уволиться до истечения двухмесячного срока, в документе увольнения дополнительно начисляется компенсация за оставшиеся до исходной даты сокращения дни. В ЗУП добавьте начисление дополнительной компенсации вручную и укажите количество рабочих дней по графику между фактической датой увольнения и датой из уведомления.
Совместители и сезонные работники
Внешним совместителям выходное пособие выплачивается на общих основаниях, но средний заработок на период трудоустройства им обычно не положен, если сохраняется основное место работы. Сезонным работникам пособие выплачивается в размере двухнедельного среднего заработка — программа определит размер по условиям трудового договора, если вид занятости указан корректно.
Увольнение во время отпуска или больничного
Уволить по сокращению работника в период временной нетрудоспособности или отпуска нельзя — дату увольнения придется перенести. Если документ уже создан, измените дату до проведения; если проведен — отмените проведение и оформите заново корректной датой после выхода сотрудника на работу.
Что важно запомнить
Увольнение по сокращению в 1С:ЗУП оформляется документом «Увольнение» с основанием п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ после исключения позиции из штатного расписания и двухмесячного уведомления. Программа сама начислит пособие и компенсацию отпуска, но суммы, средний заработок и остатки отпусков нужно проверить до проведения документа. Выплаты производятся в день увольнения.
Частые вопросы
Можно ли оформить сокращение нескольких сотрудников одним документом?
Да, используйте документ «Увольнение списком» в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения». В табличную часть добавляются все сокращаемые сотрудники, для каждого проверяются начисления. Печатная форма Т-8а формируется на всю группу, а расчетные документы — индивидуально по каждому.
Почему программа не начислила выходное пособие автоматически?
Чаще всего причина в основании увольнения: пособие начисляется только при сокращении (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) или ликвидации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Также проверьте, не отключено ли начисление «Выходное пособие» в настройках состава начислений и удержаний.
Как выплатить средний заработок за второй месяц после сокращения?
Эта выплата оформляется не в документе увольнения, а позже — по заявлению бывшего работника. В ЗУП используется разовое начисление с соответствующим видом расчета: указывается количество рабочих дней во втором месяце и средний дневной заработок, сохраненный из документа увольнения. Основание — заявление и трудовая книжка без записи о новом месте работы.
Облагается ли выходное пособие НДФЛ и взносами?
Пособие и средний заработок на период трудоустройства не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников районов Крайнего Севера). Сумма сверх лимита облагается НДФЛ. В типовой ЗУП лимит отслеживается автоматически при корректных настройках кодов дохода.
Что делать, если увольнение провели с ошибкой в дате или сумме?
Если по документу еще не оформлена выплата, отмените проведение, исправьте данные и проведите заново. Если выплата уже прошла, потребуется сторнирование: отмените ведомость, затем исправьте документ увольнения и сформируйте корректирующую выплату. В отчетности по НДФЛ и взносам исправления отразятся уточненными расчетами за соответствующий период.
Нужно ли в ЗУП оформлять приказ о сокращении штата отдельно?
В программе нет отдельного документа «приказ о сокращении» как печатной формы — его роль выполняет «Изменение штатного расписания», которое фиксирует исключение позиций. Сам приказ о сокращении обычно готовится в произвольной форме вне программы, а его реквизиты указываются как основание в документе изменения штатного расписания и в приказе на увольнение.