Как создать штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия

Штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия — это справочник, который фиксирует структуру организации: подразделения, должности, количество штатных единиц и оклады. От корректности его заполнения зависит точность начисления зарплаты, кадровых документов и отчётности. Функционал доступен в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0, но по умолчанию он может быть отключён.

Прежде чем приступить к работе, важно понимать ограничение: в «1С:Бухгалтерии» штатное расписание ведётся в упрощённом виде по сравнению с «1С:Зарплата и управление персоналом». Здесь нет истории изменения позиций на произвольные даты в полном объёме, сложных надбавок по позициям и индексации. Если кадровый учёт в компании развёрнутый, рассмотрите переход на ЗУП. Для небольших организаций возможностей бухгалтерской конфигурации достаточно.

Что нужно подготовить перед созданием штатного расписания

Штатное расписание опирается на три справочника: «Подразделения», «Должности» и настройки учёта зарплаты. Если какой-то из них пуст, заполнить расписание корректно не получится. Поэтому сначала проверьте, что в программе заведены все структурные единицы компании и перечень должностей сотрудников.

Откройте раздел «Справочники» — «Подразделения» и убедитесь, что список соответствует реальной структуре организации. Должности находятся в разделе «Зарплата и кадры» — «Должности». Если должность отсутствует, создайте её кнопкой «Создать», указав наименование — его будет видеть сотрудник в кадровых документах.

Также заранее решите, как вы будете отражать оклады: фиксированной суммой или с использованием начислений. В типовой бухгалтерской конфигурации оклад привязывается к начислению «Оклад по дням» или «Оплата по окладу», которое должно существовать в плане видов расчёта.

Как включить учёт по штатному расписанию в настройках

По умолчанию программа может работать без штатного расписания — тогда при приёме сотрудника оклад указывается вручную в кадровом документе. Чтобы задействовать расписание, перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» и откройте блок «Расчёт зарплаты».

Установите флажок «Ведётся штатное расписание». После этого в разделе «Зарплата и кадры» появится пункт «Штатное расписание», а в документах приёма на работу появится возможность выбрать позицию из расписания вместо ручного ввода должности и оклада.

Дополнительно в настройках можно указать, применяется ли тарифная сетка и ведутся ли истории изменений. В типовой «1С:Бухгалтерии» функционал ограничен: основной режим — актуальное состояние расписания без глубокой истории. Если флажок снять обратно, ранее введённые позиции сохранятся, но перестанут использоваться в документах.

1. 1
   Откройте Зарплата и кадры — Настройки зарплаты
2. 2
   В разделе Расчёт зарплаты установите флажок Ведётся штатное расписание
3. 3
   Запишите настройки кнопкой ОК
4. 4
   Проверьте появление пункта Штатное расписание в разделе Зарплата и кадры

Как добавить позицию в штатное расписание

Откройте «Зарплата и кадры» — «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В форме новой позиции заполните обязательные поля: подразделение, должность, количество ставок (штатных единиц) и оклад. Количество ставок может быть дробным — например, 0,5 для совместителя на полставки.

Поле «Оклад» задаёт размер оплаты за полную ставку. Если по позиции предусмотрены постоянные надбавки, в некоторых версиях конфигурации их можно добавить в табличную часть позиции через механизм начислений. Убедитесь, что выбранные начисления присутствуют в плане видов расчёта и корректно настроены (способ расчёта, обложение НДФЛ и взносами).

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Позиция появится в общем списке штатного расписания, сгруппированном по подразделениям. Повторите действие для каждой должности в каждом подразделении. Одна и та же должность в разных подразделениях — это разные позиции расписания с собственными ставками и окладами.

Удобно вводить позиции сверху вниз по структуре организации: сначала руководство, затем отделы. Если подразделений много, используйте поиск по списку должностей — это снижает риск создать дубли должностей с опечатками в названии.

Как изменить или закрыть позицию штатного расписания

Изменение оклада или количества ставок выполняется редактированием существующей позиции: откройте её из списка и скорректируйте нужные поля. Учтите, что в типовой бухгалтерской конфигурации изменение применяется «на текущий момент» — история прежних окладов в самой позиции не сохраняется. Фактические оклады сотрудников при этом хранятся в их кадровых документах (приём, кадровый перевод), поэтому расчёты за прошлые периоды не пострадают.

Если должность сокращается, позицию можно пометить на удаление или просто обнулить количество ставок. Перед этим убедитесь, что на позиции нет действующих сотрудников: откройте отчёт по сотрудникам или список работников подразделения. Увольнение сотрудников оформляется кадровыми документами до изменения расписания, а не после.

При массовом повышении окладов в «1С:Бухгалтерии» нет документа индексации, как в ЗУП. Оклады меняются двумя действиями: правкой позиции расписания и оформлением кадрового перевода (или изменения оплаты труда) для каждого сотрудника, чтобы новый оклад попал в расчёт. Если изменить только расписание, начисления сотрудникам не пересчитаются автоматически.

Как проверить результат и распечатать расписание

После заполнения сверьте итоговое количество ставок с фактической численностью. Откройте список штатного расписания и просуммируйте ставки по подразделениям — вручную или через группировку списка. Сравните с количеством принятых сотрудников в отчётах раздела «Зарплата и кадры»: вакансии должны соответствовать разнице между ставками и занятыми позициями.

Для печати в типовой конфигурации доступна печатная форма из списка штатного расписания (кнопка «Печать»). Если унифицированная форма Т-3 не предусмотрена в вашей версии, распечатайте список и оформите утверждение расписания приказом отдельно — либо используйте внешнюю печатную форму, подключённую через «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки».

Дополнительная проверка — тестовый приём сотрудника. Создайте черновик документа «Приём на работу», выберите позицию штатного расписания и убедитесь, что подразделение, должность и оклад подставились автоматически, а количество занимаемых ставок учитывается корректно. Документ после проверки можно не проводить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка данных в приём на работу

Норма

Подразделение, должность и оклад заполняются из позиции автоматически

Тревожный признак

Поля пустые или оклад отличается от указанного в расписании

Количество ставок

Норма

Сумма ставок по расписанию не меньше числа принятых сотрудников

Тревожный признак

Сотрудников на позиции больше, чем ставок — расписание не контролирует занятость

Начисление зарплаты

Норма

При расчёте используется оклад из кадрового документа сотрудника

Тревожный признак

После изменения расписания суммы в расчёте не изменились — нужен кадровый перевод

Типичные ошибки и ограничения функционала

Самая частая ошибка — ожидание, что изменение оклада в штатном расписании автоматически изменит начисления сотрудникам. В «1С:Бухгалтерии» расписание — справочник для подстановки данных в кадровые документы, а не механизм пересчёта. Повышение оклада оформляется кадровым переводом или документом изменения оплаты труда для каждого сотрудника.

Вторая распространённая проблема — дубли должностей («Менеджер», «менеджер», «Менеджер по продажам»), из-за которых расписание разрастается и отчёты становятся нечитаемыми. Перед созданием позиции проверяйте справочник должностей через поиск. Третья ошибка — указание оклада за неполную ставку: оклад в позиции всегда задаётся за полную ставку, а доля учитывается в документе приёма (0,5 ставки — половина оклада).

Помните и об ограничениях: отсутствие полноценной истории изменений позиций, нет документа индексации, ограниченные печатные формы. Если организация растёт и кадровый учёт усложняется, эти ограничения — сигнал к переходу на «1С:Зарплата и управление персоналом», где штатное расписание ведётся документами с историей и контролем занятости.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

Нет, это опциональный функционал. Без него можно принимать сотрудников, указывая должность и оклад вручную в документе приёма. Расписание удобно, когда нужно контролировать количество ставок и единообразие окладов по одинаковым позициям.

Почему после изменения оклада в расписании зарплата сотрудника не изменилась?

Начисление считается по окладу, зафиксированному в кадровом документе сотрудника (приём на работу или кадровый перевод). Чтобы применить новый оклад, оформите кадровый перевод или изменение условий оплаты труда с даты вступления изменения в силу.

Можно ли указать дробное количество ставок, например 1,5?

Да, поле количества ставок допускает дробные значения. При приёме сотрудника указывается, какую долю ставки он занимает — программа рассчитает оплату пропорционально от полного оклада позиции.

Как распечатать штатное расписание по форме Т-3?

В типовой «1С:Бухгалтерии» печатная форма Т-3 может отсутствовать или отличаться от унифицированной. Используйте доступную печать из списка расписания, а утверждение оформите приказом. При необходимости точной формы Т-3 подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки».

Сохраняется ли история изменений штатного расписания?

В «1С:Бухгалтерии» история изменений позиций ведётся ограниченно — в основном отражается текущее состояние. Данные о прошлых окладах сотрудников сохраняются в их кадровых документах. Если нужна полноценная история расписания с документами утверждения и изменения, используйте «1С:Зарплата и управление персоналом».

Что делать, если пункт «Штатное расписание» не отображается в меню?

Проверьте, что в «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» установлен флажок ведения штатного расписания, и что у пользователя есть права на кадровый учёт. Также убедитесь, что используется редакция 3.0 конфигурации — в более ранних редакциях функционал отличается.