Как в 1С:ЗУП установить аванс

Аванс в 1С:Зарплата и управление персоналом (далее — ЗУП) — это выплата заработной платы за первую половину месяца. По Трудовому кодексу зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, поэтому корректная настройка аванса в программе — обязательная часть ведения расчётов с персоналом. В ЗУП предусмотрено несколько способов определения суммы аванса, и выбор зависит от принятой в организации политики.

Программа поддерживает три основных варианта: фиксированная сумма, процент от тарифа (оклада) и расчёт за фактически отработанное время в первой половине месяца. Способ можно задать как для всей организации в целом, так и индивидуально для каждого сотрудника в кадровых документах. Ниже разобраны все варианты настройки, порядок выплаты и контроль результата.

Важно понимать: термин «аванс» в ЗУП используется для упрощённых выплат, а документ «Начисление за первую половину месяца» применяется, когда требуется полноценный расчёт с учётом отработанного времени и удержанием НДФЛ. От этого выбора зависит и состав документов, и порядок отражения операций в отчётности.

Где в ЗУП задаётся способ выплаты аванса

Основная настройка находится в карточке организации. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации», перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки» и найдите блок «Выплата зарплаты». Здесь указываются дата выплаты аванса и способ его расчёта по умолчанию для всех сотрудников.

Если в организации действует единый порядок, достаточно задать настройку один раз на уровне организации — она будет подставляться всем новым сотрудникам автоматически. Для уже принятых работников изменение общей настройки может не примениться автоматически: проверьте индивидуальные значения в кадровых документах.

Индивидуальный порядок задаётся в документах «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальном документе «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» → «Изменение аванса»). Это удобно, когда для части сотрудников аванс считается иначе — например, для руководителей фиксированной суммой, а для рабочих процентом от тарифа.

Способы расчёта аванса: что выбрать

Первый вариант — фиксированная сумма. Подходит для небольших организаций, где оклады стабильны и нет необходимости пересчитывать аванс каждый месяц. Минус очевиден: при изменении оклада, приёме или увольнении сотрудника в середине периода сумму придётся корректировать вручную, иначе возможны переплаты или недоплаты.

Второй вариант — процент от тарифа. Часто используют 40–50% от оклада: такой подход приближает аванс к половине месячного заработка и автоматически реагирует на изменение оклада. Однако процент не учитывает фактически отработанное время: если сотрудник болел всю первую половину месяца, придётся корректировать выплату вручную.

Третий вариант — расчёт за первую половину месяца. Программа анализирует фактически отработанное время по табелю и рассчитывает начисления и удержания полноценно, как при расчёте зарплаты. Это самый точный и безопасный с точки зрения требований трудового законодательства способ, но он требует актуальных данных об отсутствиях до даты выплаты.

Сравнение вариантов

Фиксированная сумма

Просто и предсказуемо, но не реагирует на изменение оклада и отсутствия — риск переплаты.

Процент от тарифа

Следует за окладом автоматически, но не учитывает фактически отработанное время.

Расчёт за первую половину месяца

Точный расчёт по табелю с НДФЛ; требует своевременного ввода отсутствий и больше времени расчётчика.

Настройка аванса в учётной политике организации

Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Учётная политика». В разделе выплаты зарплаты укажите дату выплаты аванса (например, 20-е число) и выберите способ расчёта из предложенных вариантов. Дата выплаты аванса влияет на автоматическое заполнение ведомостей и на дату фактического получения дохода для целей НДФЛ.

Если выбран расчёт за первую половину месяца, дополнительно проверьте настройку учёта отсутствий: больничные, отпуска и командировки должны быть введены в программу до расчёта аванса, иначе сумма будет завышена и возникнет долг за сотрудником по итогам месяца.

1. 1
   Откройте Настройка → Реквизиты организации → Учётная политика и другие настройки
2. 2
   Укажите дату выплаты аванса и способ расчёта (сумма, процент или расчёт за первую половину месяца)
3. 3
   Проверьте индивидуальные настройки сотрудников в документах приёма или через «Изменение аванса»
4. 4
   Введите все отсутствия первой половины месяца до расчёта
5. 5
   Сформируйте ведомость с видом выплаты «Аванс» и сверьте суммы

Индивидуальная настройка для сотрудника

Когда общий порядок не подходит отдельным работникам, используйте документ «Изменение аванса» из раздела «Зарплата». В документе укажите сотрудника (или список сотрудников), новый способ расчёта и дату, с которой он применяется. Документ формирует запись в регистре плановых авансов, и с указанной даты ведомости будут заполняться по новым правилам.

Также способ аванса можно задать сразу при приёме на работу: в документе «Приём на работу» на вкладке «Оплата труда» есть соответствующее поле. Если оставить его пустым, подставится значение из учётной политики организации.

Проверить текущую настройку по конкретному сотруднику можно через его карточку: откройте справочник «Сотрудники», выберите работника и перейдите по ссылке с историей изменения аванса. Там видно, какой способ действует и с какой даты.

Выплата аванса: ведомости и расчёт за первую половину месяца

Для способов «фиксированная сумма» и «процент от тарифа» отдельный расчётный документ не нужен. Сразу создайте ведомость: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «В кассу», «Через раздатчика»), в поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и дату выплаты, затем нажмите «Заполнить». Программа подберёт сотрудников и суммы по их настройкам.

Для расчёта по отработанному времени сначала создайте документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Заполните его по кнопке «Заполнить» — программа рассчитает начисления пропорционально отработанным дням и удержит НДФЛ. После этого создайте ведомость с видом «Аванс»: она заполнится суммами к выплате из расчётного документа.

После проведения ведомости и фактической выплаты зарегистрируйте её оплату. Для ведомостей в банк это происходит при загрузке выписки или вручную по ссылке в документе. Неоплаченная ведомость не формирует факт выплаты дохода, что влияет на отчётность по НДФЛ.

Проверка результата и типичные ошибки

После выплаты сверьте суммы с расчётными листками сотрудников и отчётом «Расчётный листок» или «Анализ зарплаты по сотрудникам». Для расчёта за первую половину месяца дополнительно проверьте, что НДФЛ удержан и отражён в регистрах: это видно в отчётах по НДФЛ за соответствующий месяц.

Контрольный признак корректной настройки — отсутствие долгов за сотрудниками на конец месяца после окончательного расчёта. Если по итогам месяца образуется отрицательное сальдо (долг за работником), чаще всего причина в завышенном авансе: фиксированная сумма или процент не были скорректированы с учётом отсутствий.

Контрольные точки

Как проверить результат

Заполнение ведомости на аванс

Норма

Сотрудники подставляются с суммами согласно настройке

Тревожный признак

Пустые строки или нулевые суммы у части сотрудников

Сальдо по сотруднику на конец месяца

Норма

Нулевое или небольшой остаток к выплате

Тревожный признак

Долг за сотрудником после окончательного расчёта

НДФЛ при расчёте за первую половину месяца

Норма

Налог исчислен и удержан в ведомости

Тревожный признак

НДФЛ отсутствует или дата получения дохода неверна

FAQ: частые вопросы об авансе в 1С:ЗУП

Можно ли выплатить аванс разным сотрудникам по-разному?

Да. Общий способ задаётся в учётной политике организации, а индивидуальные значения — в документах «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение аванса». Индивидуальная настройка имеет приоритет над общей.

Что делать, если аванс выплачен, а потом выяснилось, что сотрудник болел?

Введите больничный в программу. При окончательном расчёте зарплаты за месяц переплата аванса уменьшит сумму к выплате. Если образовался долг за сотрудником, удержание возможно только в пределах и случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, либо с письменного согласия работника.

Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?

При способах «фиксированная сумма» и «процент от тарифа» НДФЛ обычно удерживается при окончательном расчёте за месяц. При расчёте за первую половину месяца документ «Начисление за первую половину месяца» исчисляет налог сразу, и ведомость удерживает его при выплате. Порядок зависит от настроек учётной политики по НДФЛ.

Почему ведомость на аванс заполняется не всеми сотрудниками?

Частые причины: сотрудник принят после даты выплаты, уволен, у него не задан способ аванса, либо уже есть оплаченная ведомость за этот период. Также проверьте отбор в самой ведомости — там могут быть установлены ограничения по подразделению.

Как изменить дату выплаты аванса?

Дата по умолчанию меняется в учётной политике организации: «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки». Для разовой выплаты в другую дату просто укажите нужную дату вручную в конкретной ведомости — она имеет приоритет.

Можно ли вообще отказаться от аванса и платить зарплату раз в месяц?

Нет. Трудовой кодекс требует выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца, и локальными документами или соглашением с работником это правило отменить нельзя. В ЗУП корректный вариант — настроить аванс любым из трёх способов и выплачивать его в установленную дату.