Как в 1С ЗУП сделать справку 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ в её прежнем виде как отдельный отчёт в налоговую инспекцию отменена: с отчётности за 2021 год она вошла в состав расчёта 6-НДФЛ как приложение. Однако сама форма никуда не исчезла — в 1С: Зарплате и управлении персоналом (ЗУП) она сохранилась в двух вариантах: справка о доходах для сотрудника (выдаётся на руки, например, для банка или визы) и справка о доходах в составе отчётности в ИФНС.

В ЗУП оба варианта формируются автоматически на основании данных учёта: начислений, удержаний, вычетов и уплаченного налога. Задача пользователя — выбрать правильный документ, указать сотрудника и налоговый период, проверить корректность сумм и вывести справку на печать или в файл. Ниже разобран полный порядок действий для актуальных релизов ЗУП 3.1.

Перед формированием справки убедитесь, что расчёт зарплаты за нужный период завершён, все документы проведены, а налоговый учёт не содержит ошибок. Справка собирает данные из регистров налогового учёта, и любая ошибка в исходных документах автоматически попадёт в готовую форму.

Где в ЗУП находятся справки 2-НДФЛ

В конфигурации ЗУП 3.1 существует два отдельных документа, которые часто путают. Первый — «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника»: он предназначен для выдачи физическому лицу по его запросу и не передаётся в налоговую. Второй — справка о доходах в составе годового расчёта 6-НДФЛ, которая формируется по всем сотрудникам и сдаётся в ИФНС.

Найти справку для сотрудника можно двумя путями. Первый: раздел «Отчетность, справки» → «Справки сотрудникам» → кнопка «Создать» → «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника». Второй: раздел «Налоги и взносы» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» — путь может незначительно отличаться в зависимости от релиза и настроек интерфейса.

Для передачи в налоговую используется раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», где создаётся расчёт 6-НДФЛ за год с автоматически формируемым приложением — справками о доходах по каждому получателю дохода.

Как сформировать справку о доходах для сотрудника

Откройте журнал «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), сотрудника и налоговый период — календарный год, за который нужна справка. Поле «В ИФНС» в этом документе не используется, поскольку справка предназначена для выдачи на руки.

После выбора сотрудника и года нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически соберёт данные из налогового учёта: доходы по месяцам с кодами, стандартные, социальные и имущественные вычеты, суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога. Проверьте, что в справке указан корректный статус налогоплательщика (обычно «резидент») и правильный ИНН сотрудника при его наличии.

Если сотрудник работал в течение года в нескольких обособленных подразделениях с разными ОКТМО, справка формируется отдельно по каждому регистрации в налоговой — в документе есть соответствующее поле выбора. Для выдачи на руки чаще всего нужна сводная справка по всем регистрациям или по конкретной, уточните требование у запрашивающей стороны (банка, консульства).

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Справки сотрудникам» → «Создать» → «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и налоговый период (год)
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте автоматически подобранные данные
4. 4
   Проверьте статус налогоплательщика, ИНН и при необходимости регистрацию в ИФНС
5. 5
   Проведите документ и нажмите «Печать» для вывода справки на бумагу

Как сформировать справки для налоговой в составе 6-НДФЛ

Для сдачи в ИФНС справки о доходах формируются не по одной, а пакетом в составе годового расчёта 6-НДФЛ. Перейдите в раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», создайте отчёт «6-НДФЛ» за год и нажмите «Заполнить». Программа сформирует и сам расчёт, и приложение со справками по всем физическим лицам, получавшим доходы.

Перед отправкой обязательно выполните проверку: в форме отчёта есть кнопка «Проверка» → «Проверка контрольных соотношений». Программа сверит данные справок с итоговыми показателями расчёта и покажет расхождения, если они есть. Устраните все ошибки до отправки — налоговая отклоняет отчётность с нарушенными контрольными соотношениями.

Отправить отчёт можно напрямую из программы через 1С-Отчетность (при подключённом сервисе) либо выгрузить файл для передачи через личный кабинет налогоплательщика или оператора ЭДО. Файл выгрузки формируется кнопкой «Выгрузить» в форме отчёта.

Проверка данных перед печатью и отправкой

Главный источник ошибок в справках — некорректный налоговый учёт в течение года. Перед массовым формированием справок сверьте данные при помощи отчётов раздела «Налоги и взносы»: «Анализ НДФЛ по документам-основаниям», «Регистр налогового учёта по НДФЛ», «Контроль исчисленного и удержанного НДФЛ». Расхождения между исчисленным и удержанным налогом нужно разобрать и исправить до формирования отчётности.

Проверьте персональные данные сотрудников: ФИО, даты рождения, ИНН, серию и номер документа, удостоверяющего личность. Ошибка в ИНН или паспортных данных — частая причина отказа в приёме справки налоговой и проблем при предъявлении справки в банк. Исправления вносятся в карточку физического лица, после чего справку нужно перезаполнить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы дохода по месяцам

Норма

Совпадают с расчётными листками и ведомостями за год

Тревожный признак

Есть месяцы с пропусками или заниженными суммами — ищите непроведённые документы

Исчисленный и удержанный НДФЛ

Норма

Суммы равны, разница только в допустимых пределах округления

Тревожный признак

Существенное расхождение — ошибка учёта, которую надо исправить

Персональные данные

Норма

ФИО, ИНН и документ совпадают с паспортом сотрудника

Тревожный признак

Опечатки или устаревший документ — справку могут не принять

Печать и выгрузка справки

Для выдачи сотруднику откройте проведённый документ справки и нажмите «Печать» → «Справка о доходах (2-НДФЛ)». Сформируется печатная форма утверждённого образца. Проверьте предпросмотр: все страницы должны быть заполнены, итоговые суммы — читаемы. Справка подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью организации при её наличии.

Если сотрудник просит справку в электронном виде, печатную форму можно сохранить в PDF через стандартный механизм сохранения табличного документа (кнопка с дискетой в форме предпросмотра). Учитывайте, что электронная справка без усиленной подписи для большинства организаций равнозначна обычной распечатке — подпись и печать всё равно потребуются.

Для налоговой печать справок обычно не требуется: отчётность сдаётся в электронном виде, если среднесписочная численность превышает установленный порог электронной отчётности. При сдаче на бумаге (когда это допустимо) справки выводятся из формы 6-НДФЛ кнопкой «Печать».

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая ситуация — справка не заполняется или заполняется пустой. Причины: не проведены документы начисления и выплаты за период, у сотрудника нет доходов в выбранном году, либо выбрана не та организация или регистрация в налоговой. Проверьте наличие проведённых «Начислений зарплаты и взносов» и ведомостей на выплату.

Вторая частая проблема — неправильные коды доходов или вычетов. Коды подставляются из видов начислений и настроек вычетов: если при заведении нового начисления ему указали неверный код дохода для НДФЛ, ошибка тиражируется на все месяцы. Исправляется код в настройках вида расчёта, после чего документы перепроводятся, а справка перезаполняется.

Третья группа ошибок — задвоение физических лиц. Если сотрудник заведён в справочнике дважды, доходы распределяются между двумя карточками, и справка по каждой получается неполной. Используйте обработку поиска и объединения дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), затем перезаполните справки.

Особые ситуации

Справка для уволенного сотрудника

Порядок формирования не отличается: уволенный сотрудник остаётся в справочнике, и справка создаётся обычным способом за тот год, в котором он получал доходы. Убедитесь, что окончательный расчёт при увольнении проведён и налог с него удержан и перечислен корректно.

Справка за предыдущие годы

ЗУП позволяет сформировать справку за любой год, данные которого сохранились в базе. В поле «Налоговый период» укажите нужный год — печатная форма подстроится под формат, действовавший в том периоде. Если база мигрирована из другой программы и история неполна, справку за старые годы придётся восстанавливать по архивным данным.

Исправление уже выданной или сданной справки

Если после сдачи обнаружена ошибка, для налоговой формируется корректирующий расчёт 6-НДФЛ с исправленными справками по конкретным физическим лицам. Для сотрудника, которому выдали неверную справку, создаётся новый документ с корректными данными — старый при необходимости помечается на удаление или остаётся с комментарием об ошибке.

Частые вопросы

Почему в ЗУП нет отдельного отчёта «2-НДФЛ для передачи в ИФНС»?

Потому что форма как самостоятельный отчёт отменена: справки о доходах сдаются в составе годового расчёта 6-НДФЛ. Отдельно осталась только справка для выдачи сотруднику — она и есть в журнале «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников».

Сотрудник просит справку за текущий, ещё не законченный год. Можно ли её выдать?

Да, программа сформирует справку по данным, которые уже есть в учёте на момент запроса. В справку попадут только рассчитанные и проведённые месяцы. Предупредите сотрудника, что после завершения года суммы изменятся и при необходимости ему выдадут итоговую справку.

Справка заполнилась, но сумма дохода меньше реальной. Что делать?

Проверьте, проведены ли все документы начисления за год, нет ли у сотрудника дубликата карточки физического лица и правильно ли выбраны организация и регистрация в налоговой. Чаще всего причина в одном из этих трёх пунктов.

Нужно ли подписывать справку, выдаваемую сотруднику, электронной подписью?

При выдаче на бумаге достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица и печати организации, если она используется. Электронная подпись требуется только при передаче справки в электронном виде по согласованию с получателем, например через личный кабинет сотрудника с сертифицированным обменом.

Как исправить справку, если ошибку нашли после сдачи 6-НДФЛ?

Сформируйте корректирующий расчёт 6-НДФЛ за тот же год: в нём исправьте данные по конкретному сотруднику, остальные справки можно не включать. Перед корректировкой устраните первопричину в учёте, иначе расхождение появится снова.

Можно ли сформировать справки массово для всех сотрудников на руки?

Штатного группового документа для выдачи на руки нет — справки для сотрудников создаются по одной. Однако печатные формы по всем лицам можно получить из годового расчёта 6-НДФЛ: там формируются справки по каждому получателю дохода, и их можно распечатать пакетом.