Другое · 11 мин
Как посмотреть количество сотрудников в 1С:ЗУП
Как посмотреть количество сотрудников в 1С:ЗУП: штатная расстановка, отчёты по списочному составу, среднесписочная численность, проверка расхождений и типичные ошибки.
Количество сотрудников в 1С:ЗУП можно посмотреть несколькими способами: через справочник «Сотрудники», через отчёты по штатной расстановке и списочному составу, а также через специализированные отчёты по среднесписочной численности. Выбор способа зависит от того, какая именно цифра нужна: общее число людей в базе, списочный состав на дату, среднесписочная численность за период или количество занятых ставок.
Важно понимать, что эти показатели не совпадают между собой. В справочнике «Сотрудники» могут быть карточки уволенных и даже не принятых на работу людей. Списочная численность учитывает только действующих работников, а среднесписочная рассчитывается по особым правилам с учётом внешних совместителей и работников по ГПХ. Поэтому прежде чем искать цифру, определите, для какой цели она нужна — для внутреннего контроля, отчёта в статистику или сверки с бухгалтерией.
Ниже разобраны основные способы получения численности в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), а также способы проверить корректность результата.
Определите, какая численность вам нужна
Перед тем как открывать отчёты, уточните задачу. В 1С:ЗУП различают несколько показателей численности, и смешение их — самая частая причина «неправильных» цифр.
Всего карточек в справочнике — количество записей в справочнике «Сотрудники». Сюда попадают уволенные, работающие, а иногда и дубликаты карточек одного человека. Этот показатель подходит только для технической оценки базы.
Списочная численность — сотрудники, с которыми действует трудовой договор на конкретную дату, включая внутренних совместителей как одного человека. Среднесписочная — расчётный показатель за период, где внешние совместители учитываются пропорционально отработанному времени, а работники по договорам ГПХ — по правилам статистики. Занятые ставки — количество занятых позиций штатного расписания, которое может отличаться от числа людей (один человек может занимать 1,5 ставки).
Сравнение вариантов
Подходит для быстрой технической оценки базы. Ограничение: включает уволенных и возможные дубликаты карточек.
Показывает занятые и вакантные ставки по подразделениям. Ограничение: отражает ставки, а не число людей.
Даёт списочную численность и динамику приёмов/увольнений за период. Подходит для управленческого анализа.
Нужен для статистической отчётности. Ограничение: результат зависит от корректности кадровых документов и графиков работы.
Быстрый способ: справочник «Сотрудники»
Самый простой вариант — открыть раздел «Кадры» — «Сотрудники». Откроется список всех карточек сотрудников. По умолчанию в списке отображаются и работающие, и уволенные сотрудники, поэтому общее число строк не равно численности работающих.
Чтобы увидеть только действующих сотрудников, настройте отбор. Нажмите «Ещё» — «Настроить список» и добавьте отбор по полю, исключающему уволенных (в типовой форме списка обычно доступен быстрый фильтр «Работающие» или аналогичный переключатель в шапке списка, в зависимости от версии конфигурации). После применения отбора количество строк списка можно посмотреть через вывод итогов или просто выделив все строки.
Точное количество строк удобно получить так: выделите список целиком (Ctrl+A), скопируйте в табличный документ (Ctrl+C, затем вставка в новый табличный документ) — количество строк будет видно по нумерации. Либо используйте команду «Вывести список» (кнопка «Ещё»), где в табличном документе строки пронумерованы.
Отчёт «Штатная расстановка»: ставки и занятость
Если в программе ведётся штатное расписание, основным рабочим инструментом будет отчёт «Штатная расстановка (Т-3)» и его компактный вариант «Штатная расстановка». Найдите его в разделе «Кадры» — «Кадровые отчёты» или «Отчёты, справки» — «Штатная расстановка».
Отчёт показывает по каждой позиции штатного расписания: количество ставок, кто занимает позицию, сколько ставок занято и сколько вакантно. В итоговой строке отчёта выводится суммарное количество ставок и занятых ставок — это и есть ответ на вопрос «сколько людей работает» в разрезе штатной структуры.
Чтобы получить актуальные данные, установите в настройках отчёта дату, на которую нужна расстановка, и при необходимости отбор по организации или подразделению. Если в компании человек работает на полставки, отчёт покажет занятость дробным числом — это нормально, сумма занятых ставок может быть нецелой.
Отчёт «Численность и текучесть кадров»
Для управленческой картины удобен отчёт «Численность и текучесть кадров» (раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты»). Он показывает среднесписочную и списочную численность за выбранный период, количество принятых и уволенных, а также коэффициент текучести.
Порядок работы с отчётом простой: укажите период, выберите организацию (если в базе их несколько), при необходимости добавьте отбор по подразделению и нажмите «Сформировать». В макете отчёта численность обычно выводится в разрезе подразделений с итогом по организации.
- 1Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты».
- 2Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров».
- 3Установите период и организацию в шапке отчёта.
- 4При необходимости добавьте отбор по подразделению через «Настройки».
- 5Нажмите «Сформировать» и посмотрите итоговую строку по численности.
- 6Сверьте результат с отчётом «Штатная расстановка» на конечную дату периода.
Списочная и среднесписочная численность для отчётности
Для статистической отчётности (например, форм по численности работников) используйте специализированные отчёты: «Списочный состав» и «Среднесписочная численность» (в типовой поставке они находятся в группе кадровых отчётов, точное название может отличаться в зависимости от версии релиза).
Отчёт «Списочный состав» выводит список сотрудников, входящих в списочную численность на каждую дату периода, с итоговым количеством. Это удобно для проверки: видно, кто именно учтён, а кто исключён (например, внешние совместители или сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком могут учитываться по-разному в зависимости от цели отчёта).
Среднесписочная численность рассчитывается программой автоматически на основании кадровых приказов (приёмы, увольнения, переводы) и графиков работы. Если в базе есть непроведённые или ошибочно проведённые кадровые документы, показатель исказится. Поэтому перед сдачей отчётности проверьте, что все приёмы и увольнения за период оформлены документами, а не внесены «вручную» в карточки.
Сводная численность по нескольким организациям
Если в одной базе ведётся несколько организаций, численность по каждой нужно смотреть отдельно с отбором по организации: программа считает показатели в разрезе юридических лиц. Сводная цифра по всем организациям получается суммированием итогов отчётов — автоматического «консолидированного» отчёта по всем организациям в типовой поставке нет.
Учтите, что один и тот же человек может быть оформлен в двух организациях (например, по основному месту и как внешний совместитель). При суммировании по организациям он будет посчитан дважды — для целей статистики это корректно, поскольку отчётность сдаёт каждая организация отдельно, но для управленческого подсчёта «уникальных людей» потребуется ручная корректировка.
Проверка результата и типичные ошибки
Самый надёжный способ убедиться в корректности цифры — перекрёстная сверка двух отчётов. Сформируйте «Штатную расстановку» и отчёт по списочному составу на одну и ту же дату: различия должны быть объяснимы (вакантные ставки, внешние совместители, работники по ГПХ).
Также полезно сверить численность с данными расчёта зарплаты: отчёт «Расчётный листок» в сводной форме или «Свод начислений и удержаний» показывает, по скольким сотрудникам были начисления в месяце. Если численность по кадровым отчётам сильно больше, возможно, часть сотрудников давно не получает начислений, но не уволена документально.
Как проверить результат
Количество занятых ставок соответствует ожиданиям, вакансии объяснимы
Занято ставок больше, чем реально работающих людей, без совместителей
В списке только сотрудники с действующим трудовым договором
В списке присутствуют уволенные или отсутствуют принятые в периоде
Показатель близок к списочной численности с учётом движения в течение месяца
Резкие скачки без приёмов и увольнений — вероятны ошибки в документах
Часто задаваемые вопросы
Почему в справочнике «Сотрудники» больше людей, чем реально работает?
Справочник хранит все карточки, включая уволенных сотрудников — они нужны для корректного хранения истории расчётов и отчётности прошлых периодов. Чтобы увидеть только работающих, примените отбор в списке или используйте кадровые отчёты, где уволенные исключаются автоматически.
Как посмотреть численность на прошлую дату?
Откройте отчёт «Штатная расстановка» или «Списочный состав» и установите нужную дату в параметрах отчёта. Программа построит данные с учётом кадровых документов, действовавших на тот момент. Данные в справочнике «Сотрудники» на прошлую дату таким способом не получить — только через отчёты.
Чем занятые ставки отличаются от количества сотрудников?
Ставка — это единица штатного расписания. Один сотрудник может занимать 0,5 ставки или, наоборот, 1,5 ставки по совместительству. Поэтому сумма занятых ставок и количество физических лиц почти никогда не совпадают точно, и для разных целей используется свой показатель.
Учитываются ли внешние совместители в списочной численности?
В списочную численность по общим правилам статистики внешние совместители не включаются, а в среднесписочной учитываются отдельной категорией пропорционально отработанному времени. В отчётах 1С:ЗУП эти категории показываются раздельно, поэтому важно смотреть нужную строку отчёта.
Почему среднесписочная численность в отчёте выглядит заниженной?
Чаще всего причина в непроведённых кадровых документах (приёмы не оформлены) или в том, что часть сотрудников оформлена по договорам ГПХ и учитывается по особым правилам. Проверьте журналы документов «Приёмы на работу» и «Кадровые переводы» за период и сформируйте «Списочный состав» для детальной расшифровки.
Можно ли выгрузить численность в Excel?
Да, любой сформированный отчёт в 1С:ЗУП можно сохранить в табличный документ: кнопка «Ещё» — «Сохранить» (или через меню «Файл» — «Сохранить как») с выбором формата Excel. Данные по численности будут выгружены вместе с итогами и группировками.
Что важно запомнить
Для количества сотрудников в 1С:ЗУП используйте кадровые отчёты, а не размер справочника: «Штатная расстановка» — для ставок, «Численность и текучесть кадров» — для динамики, «Списочный состав» и «Среднесписочная численность» — для отчётности. Всегда задавайте дату, период и организацию, а результат проверяйте перекрёстной сверкой двух отчётов.