Как принять внутреннего совместителя в 1С ЗУП

Внутренний совместитель — это сотрудник, который уже работает в организации по основному месту и дополнительно выполняет другую работу в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В 1С:ЗУП такой приём оформляется как создание нового сотрудника, привязанного к уже существующему физическому лицу, — иначе программа заведёт дубликат физлица, и отчётность по НДФЛ и страховым взносам собъётся.

Ключевой момент: у одного физического лица может быть несколько сотрудников (основное место, совместительство, совмещение не создаёт отдельного сотрудника). Каждое совместительство — это отдельный трудовой договор, отдельная штатная позиция и отдельный документ приёма. При этом лицевой счёт, ИНН, СНИЛС и налоговые вычеты остаются общими на физическое лицо.

Ниже разобран полный порядок действий: от проверки данных физлица до контроля начислений и графика. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1; в более старых версиях названия пунктов меню могут отличаться, но логика та же.

Проверьте условия перед оформлением приёма

До работы в программе убедитесь, что оформляется именно внутреннее совместительство, а не совмещение должностей. Совместительство — это отдельный трудовой договор, работа в свободное от основной работы время, отдельный табельный учёт и оплата за фактически отработанное время или объём. Совмещение оформляется дополнительным соглашением к основному договору и отражается в ЗУП документом «Совмещение должностей» — нового сотрудника при этом не создаётся.

Проверьте, что в программе уже заведено физическое лицо этого человека и по нему корректно заполнены ИНН, СНИЛС, данные документа удостоверения личности. Если сотрудник работает давно, а карточка физлица заполнена частично, сначала дополните её — иначе придётся исправлять данные уже после приёма, а часть сведений (например, отчётность) подтянет старые значения.

Также заранее подготовьте кадровые данные: позицию штатного расписания для совместительства, график работы (обычно неполное рабочее время, например 0,5 ставки или 4 часа в день), размер оплаты и дату приёма. Если нужной позиции нет, создайте её до оформления приёма.

Создайте сотрудника из карточки физического лица

Самый надёжный способ избежать дубля физлица — начинать приём не из списка сотрудников, а из карточки физического лица. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» или «Физические лица», найдите нужного человека через поиск по фамилии, откройте его карточку и используйте команду оформления приёма на работу. В этом случае программа автоматически подставит существующее физлицо и создаст нового сотрудника, связанного с ним.

Если вы создаёте приём из общего списка («Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать»), при вводе фамилии программа покажет подсказку о найденных похожих физических лицах. Обязательно выберите существующее лицо из списка, а не создавайте новое. Пропуск этого шага — самая частая причина задвоения физлиц в базе.

Признак правильного действия: в документе приёма поле «Физическое лицо» заполнено ссылкой на уже существующего человека, а в списке физических лиц после проведения документа по-прежнему одна карточка на этого человека, но в списке сотрудников появилась вторая строка.

Заполните и проведите документ «Приём на работу»

В документе приёма укажите дату приёма, подразделение и позицию штатного расписания, созданную для совместительства. В поле «Вид занятости» выберите «Внутреннее совместительство» — от этого значения зависят кадровые отчёты, сведения о среднесписочной численности и часть проверок программы.

На вкладке с оплатой труда назначьте плановые начисления. Для совместителя обычно задают оплату по окладу пропорционально отработанному времени или по часовому тарифу; размер указывается либо в полном объёме по позиции с корректировкой через график и долю ставки, либо сразу в сумме за неполную ставку — в зависимости от настроек штатного расписания. Если позиция в штатке заведена на 0,5 ставки, программа при корректной настройке сама рассчитает начисление пропорционально.

Укажите график работы сотрудника. Для совместителя создают отдельный график с неполным рабочим временем (например, 4 часа в день или работа в определённые дни). Не назначайте совместителю основной пятидневный график на полную ставку — это приведёт к завышению планового ФОТ и неверному расчёту зарплаты.

1. 1
   Найдите физическое лицо в справочнике и откройте его карточку
2. 2
   Из карточки оформите новый приём на работу — программа создаст нового сотрудника
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, позицию штатного расписания
4. 4
   Установите вид занятости «Внутреннее совместительство»
5. 5
   Назначьте плановые начисления и график неполного рабочего времени
6. 6
   Проведите документ и проверьте, что физлицо в базе осталось одно

Если штатное расписание не ведётся

В базах без штатного расписания вместо позиции указываются подразделение и должность напрямую, а количество ставок и размер оплаты задаются в самом документе приёма. Логика остальных шагов не меняется: вид занятости, график и начисления заполняются так же.

Настройте начисления и учёт времени

Зарплата совместителя рассчитывается пропорционально отработанному времени по его графику. Убедитесь, что вид расчёта, назначенный при приёме, рассчитывается «по отработанному времени», а не фиксированной суммой, если договором предусмотрена повременная оплата. Для сдельной оплаты назначаются соответствующие сдельные начисления.

Отработанное время совместителя попадает в табель отдельной строкой — по его собственному сотруднику. Если в организации используется документ «Табель», проверьте, что он заполняется по обоим сотрудникам физлица: основному и совместителю. Смешивать часы в одной строке нельзя — оплата и отчётность по рабочему времени ведутся раздельно по каждому договору.

Отпуск, больничный и другие отсутствия по совместительству оформляются отдельными документами на сотрудника-совместителя. Средний заработок для этих расчётов программа считает по начислениям именно этого места работы, поэтому важно, чтобы все выплаты совместителю проходили по его сотруднику, а не по основному.

Проверьте результат после оформления

После проведения приёма откройте список сотрудников: по фамилии человека должно быть две строки с разными позициями и видами занятости. Затем откройте список физических лиц — там должна остаться одна карточка. Если физлиц стало два, сразу выполните поиск и объединение дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей») до начала расчётов.

Рассчитайте зарплату за первый месяц работы совместителя и откройте расчётный листок. Проверьте: начисление рассчитано по графику совместителя, НДФЛ посчитан с суммарного дохода обоих мест работы, вычет применён один раз. Сформируйте также табель за месяц — в нём должны быть отдельные строки по основному месту и совместительству.

Контрольные точки

Контрольные точки после приёма

Список физических лиц

Норма

Одна карточка на человека

Тревожный признак

Две карточки с одинаковой фамилией — дубль

Расчётный листок совместителя

Норма

Оплата пропорциональна его графику

Тревожный признак

Начислена полная ставка или нулевая сумма

НДФЛ в расчёте

Норма

Вычет применён один раз, налог с суммарного дохода

Тревожный признак

Вычет задвоен или налог считается раздельно

Табель учёта времени

Норма

Две отдельные строки по двум сотрудникам

Тревожный признак

Часы совместителя попали в строку основного места

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — оформление совместительства через кадровый перевод основного сотрудника. Перевод меняет условия существующего договора, а совместительство требует отдельного приёма. Вторая распространённая ошибка — указание вида занятости «Основное место работы» у второго сотрудника: это искажает кадровую статистику и может некорректно отразиться в отчётах.

Ещё одна проблема — отсутствие отдельного графика. Если совместителю назначить стандартную пятидневку, программа будет считать ему полную норму времени, и оплата «по окладу» начислится в полном размере либо потребует ручных корректировок каждый месяц. Создайте график неполного времени заранее.

Учтите ограничение: при увольнении сотрудника с основного места работы совместительство автоматически не прекращается — трудовой договор по совместительству продолжает действовать, и сотрудник-совместитель остаётся в базе действующим. Если по соглашению сторон совместительство тоже прекращается, оформите отдельное увольнение по этому сотруднику.

Частые вопросы

Чем внутреннее совместительство отличается от совмещения в 1С ЗУП?

Совместительство — отдельный трудовой договор: создаётся новый сотрудник, свой график, отдельный табель и оплата за фактическую работу. Совмещение оформляется документом «Совмещение должностей» на основного сотрудника и обычно оплачивается доплатой в процентах или фиксированной сумме без отдельного учёта времени.

Нужно ли заводить новое физическое лицо для совместителя?

Нет. Физическое лицо одно, сотрудников — два. Приём оформляется из карточки существующего физлица, иначе возникнет дубль, который нарушит расчёт НДФЛ, вычетов и персонифицированной отчётности.

Как программа считает НДФЛ при двух местах работы в одной организации?

Налог считается в целом по физическому лицу: доходы по основному месту и совместительству суммируются, стандартные вычеты предоставляются один раз. В расчётных документах это видно по общей налоговой базе физлица.

Что делать, если дубль физлица уже создан и по нему были расчёты?

Сначала объедините дубли через «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование», затем перепроведите расчётные документы за затронутый период и пересчитайте НДФЛ. Если отчётность уже сдана, потребуется представить уточнённые формы.

Сохраняется ли совместительство при увольнении с основного места работы?

Да, договор совместительства самостоятелен и автоматически не прекращается. При необходимости оформите отдельное увольнение сотрудника-совместителя либо, по согласованию сторон, он может продолжить работу только по совместительству.