Как отменить отчет СЗВ-ТД при приеме на работу в 1С

Отчет СЗВ-ТД о приеме на работу нужно подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, поэтому кадровики часто отправляют его сразу — и потом обнаруживают ошибку: неверная дата приема, не та должность, лишнее мероприятие или сотрудник, которого вообще не должны были принимать. В такой ситуации в 1С:Зарплата и управление персоналом предусмотрен механизм отмены и исправления сведений, но он работает по-разному в зависимости от того, принял ли отчет СФР (бывший ПФР).

Ключевой момент: сам по себе отчет СЗВ-ТД нельзя просто «удалить» из фонда. Вместо этого подается новый отчет с признаком отмены мероприятия либо с корректными данными, которые заменяют ранее поданные. В 1С это оформляется через отмену кадрового документа и повторную регистрацию мероприятия, либо через специальный документ отмены в самом отчете.

Ниже разобраны оба сценария: отмена приема полностью (например, сотрудник не вышел на работу) и исправление ошибочных данных (дата, подразделение, должность, трудовая функция). Также рассмотрены ситуации, когда отчет еще не отправлен, находится в ЭДО или уже принят фондом.

Определите статус отчета: не отправлен, отправлен или принят СФР

Порядок действий полностью зависит от того, на каком этапе находится отчет. Если файл СЗВ-ТД только подготовлен в программе, но не выгружен и не отправлен по ЭДО — достаточно исправить данные в 1С и удалить лишний документ отчета. Никаких отменяющих сведений в фонд подавать не нужно, потому что фонд о них еще не знает.

Если отчет отправлен через 1С-Отчетность, но еще не получен положительный протокол, проверьте текущий статус в журнале обмена. Иногда отправку можно прервать или отчет возвращается с ошибкой форматного контроля — тогда он считается неподанным, и достаточно исправить данные и отправить заново.

Самый сложный случай — отчет принят СФР, о чем свидетельствует положительный протокол. С этого момента сведения попали в электронную трудовую книжку сотрудника, и единственный способ их убрать — подать отчет с отменой мероприятия. Именно этот сценарий разобран ниже пошагово.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Отчет создан в 1С, но не отправлялсяИсправьте или удалите документ СЗВ-ТД, ничего в фонд подавать не нужно

Отчет отправлен, но получен отказ или протокола нетДождитесь результата контроля; при отказе исправьте данные и отправьте заново

Отчет принят СФР (положительный протокол)Сформируйте новый СЗВ-ТД с признаком отмены мероприятия и отправьте его

Отмена приема, если отчет еще не отправлен

Откройте раздел «Кадры» и найдите документ «Прием на работу», по которому был зарегистрирован ошибочный отчет. Если сам прием ошибочен (сотрудника решили не оформлять), пометьте документ на удаление или отмените его проведение. В типовой ЗУП мероприятие электронной трудовой книжки регистрируется именно кадровым документом, поэтому после отмены проведения основание для СЗВ-ТД исчезает.

Затем перейдите в «Отчетность, справки» — «СЗВ-ТД» и найдите подготовленный отчет. Если мероприятие «Прием» еще отображается в табличной части, удалите строку вручную или обновите документ кнопкой «Обновить» / перезаполнением. После этого документ отчета можно пометить на удаление.

Проверьте, что в журнале СЗВ-ТД не осталось неотправленных документов с этим сотрудником. Лишний неотправленный отчет опасен тем, что его могут случайно отправить позже — и тогда в фонд уйдут сведения о приеме, которого не было.

Отмена принятого отчета: подача СЗВ-ТД с признаком отмены

Когда отчет уже принят фондом, последовательность обратная: сначала нужно, чтобы в программе появилось мероприятие с признаком отмены, затем — сформировать по нему новый отчет. В типовой конфигурации 1С:ЗУП для этого отменяется проведение кадрового документа «Прием на работу» (либо оформляется отмена мероприятия через механизм исправления сведений ЭТК, в зависимости от версии конфигурации).

После отмены проведения приема программа регистрирует отменяющее мероприятие. Создайте новый документ «СЗВ-ТД» (раздел «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД» → «Создать»), укажите дату отчета и заполните его — в табличную часть должно попасть мероприятие «Прием» с отметкой отмены. В файле обмена это соответствует признаку отмены мероприятия по формату СФР.

Отправьте отчет через 1С-Отчетность стандартным способом. После получения положительного протокола сведения о приеме будут аннулированы в электронной трудовой книжке сотрудника. Сам кадровый документ при этом остается отмененным, что соответствует реальной ситуации — трудовые отношения не возникли.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы перед изменением кадровых документов
2. 2
   Отмените проведение документа «Прием на работу» по ошибочному сотруднику
3. 3
   Создайте новый документ «СЗВ-ТД» и заполните его — появится мероприятие «Прием» с признаком отмены
4. 4
   Проверьте табличную часть: сотрудник, дата мероприятия и признак отмены должны совпадать с ранее поданными сведениями
5. 5
   Отправьте отчет через 1С-Отчетность и дождитесь положительного протокола СФР
6. 6
   Убедитесь, что в журнале не осталось дублирующих неотправленных отчетов

Исправление ошибок в данных без полной отмены приема

Если прием состоялся, но в отчете ошиблись реквизитами — датой, должностью, подразделением, трудовой функцией или кодом по ОКЗ, — действует другое правило. По формату СЗВ-ТД подается отчет, в котором то же мероприятие указывается дважды: сначала с признаком отмены (с ошибочными данными, как было подано), затем с корректными данными. Так фонд понимает, что старую запись нужно заменить новой.

В 1С:ЗУП это обычно реализуется через исправление кадрового документа: создайте исправление приема (кнопка «Исправить» в документе, если она доступна) или откорректируйте данные механизмом, предусмотренным вашей версией конфигурации. После исправления программа зарегистрирует пару мероприятий — отмену старого и регистрацию нового, — и они попадут в один отчет СЗВ-ТД.

Не пытайтесь исправить данные, просто изменив документ «задним числом» без регистрации мероприятий ЭТК: отчет тогда сформируется без отменяющей строки, и в электронной трудовой книжке останутся старые сведения. Всегда проверяйте табличную часть СЗВ-ТД перед отправкой — там должны быть обе строки.

Как проверить результат после отправки

Первый контроль — протокол СФР в 1С-Отчетности. Положительный протокол означает, что отчет принят и сведения обработаны. Если пришел отказ, изучите текст ошибки: типичные причины — несовпадение СНИЛС, ФИО или даты мероприятия с ранее поданными сведениями, из-за чего фонд не может найти запись, которую вы отменяете.

Второй контроль — состояние данных в самой программе. Откройте карточку сотрудника и журнал мероприятий электронной трудовой книжки (в ЗУП сведения о мероприятиях ЭТК можно посмотреть из кадровых документов или отчетов по ЭТК): мероприятие «Прием» должно быть помечено как отмененное, без «висящих» неотправленных записей.

Третий контроль — через личный кабинет работодателя на сайте СФР или через выписку из электронной трудовой книжки сотрудника. Сотрудник может запросить сведения о своей ЭТК через Госуслуги: после обработки отменяющего отчета ошибочная запись о приеме должна исчезнуть. Учтите, что обновление данных в личных кабинетах происходит не мгновенно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Протокол СФР в 1С-Отчетности

Норма

Положительный протокол, отчет принят

Тревожный признак

Отказ с указанием ошибки — сведения не обработаны

Мероприятия ЭТК в 1С

Норма

Прием помечен отмененным, неотправленных мероприятий нет

Тревожный признак

Остались неотправленные или дублирующие мероприятия

Выписка из ЭТК сотрудника

Норма

Записи об ошибочном приеме нет

Тревожный признак

Запись сохраняется спустя длительное время после протокола

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — попытка «удалить» принятый отчет, пометив документ на удаление в 1С. Это никак не влияет на данные фонда: сведения уже в электронной трудовой книжке, и убрать их можно только отменяющим отчетом. Вторая распространенная ошибка — отправка отмены с данными, которые не совпадают с исходными (другая дата приема, другое написание должности). Фонд не находит исходную запись и отклоняет отчет или оставляет обе записи.

Еще одна проблема — нарушение сроков. СЗВ-ТД на прием подается не позднее следующего рабочего дня после приказа, и отменяющий отчет разумно подать как можно скорее после обнаружения ошибки: пока запись висит в ЭТК, у сотрудника могут возникнуть вопросы при проверках или трудоустройстве. За несвоевременную или недостоверную подачу сведений предусмотрена ответственность, поэтому затягивать с отменой не стоит.

Наконец, помните про смежные документы: если по ошибочному приему уже начислялась зарплата, оформлялись отпуска или подавались другие отчеты (например, персонифицированные сведения о физлицах), отмена СЗВ-ТД не отменяет их автоматически. Каждый блок учета придется приводить в соответствие отдельно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отменить СЗВ-ТД, если сотрудник не вышел на работу в первый день?

Да, это стандартный случай. Если трудовой договор аннулирован, отмените проведение приема в 1С и подайте СЗВ-ТД с признаком отмены мероприятия. Если отчет еще не отправлялся — просто удалите его из программы.

Что делать, если отменяющий отчет отклонен с ошибкой «запись не найдена»?

Сверьте посимвольно СНИЛС, ФИО, дату мероприятия и реквизиты в отменяющем отчете с тем, что было подано изначально. Отменяющая строка должна точно повторять исходную запись. Исправьте расхождения и отправьте отчет повторно.

Нужно ли подавать отмену, если отчет вернулся с ошибкой форматного контроля?

Нет. Отчет, не прошедший контроль, считается непринятым — сведения в фонд не попали. Достаточно исправить ошибку, по которой отчет отклонен, и отправить его заново в обычном порядке.

Как исправить только дату приема, не отменяя сам прием?

Оформите исправление кадрового документа в 1С, чтобы программа зарегистрировала два мероприятия: отмену записи со старой датой и новую запись с правильной. Оба события должны попасть в один отчет СЗВ-ТД — проверьте табличную часть перед отправкой.

Увидит ли сотрудник отмененную запись в своей электронной трудовой книжке?

После обработки отменяющего отчета запись об ошибочном приеме исключается из сведений ЭТК, и в выписке через Госуслуги она отображаться не должна. Однако обновление данных занимает некоторое время после получения положительного протокола.

Можно ли отменить СЗВ-ТД за прошлый период, если ошибку нашли спустя месяцы?

Да, ограничений по давности для подачи отменяющего отчета нет. Порядок тот же: регистрация отмены мероприятия и отправка СЗВ-ТД. Учтите только, что за период с ошибочной записью могли подаваться другие отчеты, которые тоже потребуется скорректировать.