Как принять на работу внешнего совместителя в 1С ЗУП

Внешний совместитель — это сотрудник, у которого основное место работы находится в другой организации, а у вас он трудится по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП такой приём оформляется тем же документом «Приём на работу», что и для основного сотрудника, но с рядом важных особенностей: вид занятости, график работы, размер ставки и порядок расчёта отпускных и больничных отличаются от стандартного приёма.

Ошибки на этапе приёма приводят к неверным начислениям зарплаты, искажённым данным в отчётах СЗВ-ТД, ЕФС-1 и 6-НДФЛ, а также к проблемам при проверках трудовой инспекции. Поэтому важно сразу правильно указать вид занятости, настроить график и проверить, как программа рассчитает оплату по неполной ставке.

Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки карточки сотрудника до проверки результата, а также типичные ошибки и ответы на частые вопросы. Материал актуален для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8, ред. 3.1.

Подготовка: что проверить до оформления приёма

Перед созданием документа убедитесь, что у вас есть все исходные данные: реквизиты трудового договора, дата приёма, должность из штатного расписания, размер оплаты и согласованный график. По Трудовому кодексу продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени за учётный период (как правило, 4 часа в день при 8-часовом рабочем дне), поэтому полная ставка внешнему совместителю обычно не назначается.

Проверьте, что в штатном расписании есть свободная позиция с нужной должностью. Если позиции нет — сначала создайте её документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания», иначе при проведении приёма программа выдаст предупреждение о превышении штата или не даст выбрать позицию (в зависимости от настроек контроля).

Также заранее создайте график работы сотрудника, если типовой график неполного времени отсутствует: раздел Настройка → Графики работы сотрудников. Для совместителя график должен отражать фактическое рабочее время — например, 4 часа в день пять дней в неделю или два полных дня в неделю.

Создание сотрудника и документа «Приём на работу»

Откройте раздел Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и нажмите «Приём на работу». В поле «Сотрудник» нажмите «Создать» и выберите «Нового сотрудника» — программа предложит завести карточку физического лица. Если человек уже есть в базе, найдите его по фамилии через поиск, чтобы избежать дубля.

В карточке физического лица заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС — эти данные понадобятся для отчётности в ПФР и ФНС. Паспортные данные и адрес регистрации заполняются по ссылке «Личные данные». Для внешнего совместителя трудовая книжка обычно хранится по основному месту работы, поэтому запись о приёме в бумажную книжку не вносится, но сведения в ЕФС-1 передать нужно.

После сохранения карточки вернитесь в документ приёма и заполните основные поля:

• Дата приёма — первый рабочий день по договору;
• Подразделение — структурная единица, где трудится совместитель;
• Должность — позиция штатного расписания;
• Вид занятости — ключевое поле, выберите «Внешнее совместительство»;
• Количество ставок — например, 0,5;
• График работы — созданный ранее график неполного времени;
• Трудовой договор — номер, дата, срочный или бессрочный.

1. 1
   Создайте или найдите карточку физического лица и заполните ИНН, СНИЛС, личные данные
2. 2
   Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность из штатного расписания
4. 4
   В поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство»
5. 5
   Укажите долю ставки и график неполного рабочего времени
6. 6
   Заполните реквизиты трудового договора и начисления на вкладке «Оплата труда»
7. 7
   Проведите документ и проверьте пробное начисление зарплаты

Настройка вида занятости и ставки

Поле «Вид занятости» определяет, как программа учитывает сотрудника в отчётах и расчётах. Значение «Внешнее совместительство» влияет на формирование сведений для СЗВ-СТАЖ, статистической отчётности и среднесписочной численности: внешние совместители в среднесписочную численность не включаются.

Доля ставки задаётся дробным числом: 0,5 — полставки, 0,25 — четверть ставки. Программа автоматически пересчитает оклад: если по штатной позиции оклад 60 000 рублей, то при 0,5 ставке плановое начисление составит 30 000 рублей при полностью отработанном графике. Проверьте это значение на вкладке «Оплата труда» — там должна быть строка с начислением (например, «Оплата по окладу») и пересчитанным размером.

Если оплата у совместителя сдельная, почасовая или включает доплаты и надбавки, добавьте соответствующие начисления в табличную часть. Убедитесь, что у каждого начисления корректно настроена формула расчёта — для неполного времени обычно используется расчёт пропорционально отработанному времени по графику сотрудника.

Настройка графика работы совместителя

График работы — критичный элемент для корректного расчёта зарплаты неполного времени. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников, создайте новый график и задайте расписание: например, понедельник–пятница по 4 часа, или понедельник и среда по 8 часов. В поле «Считать норму времени» укажите, по какому графику определяется норма — обычно это «По другому графику» со ссылкой на стандартный пятидневный график 40 часов.

Именно связка «свой график + норма по полному графику» позволяет программе правильно рассчитывать оплату пропорционально отработанному времени. Если вместо этого указать «По данному графику», программа будет считать часы совместителя полной нормой, и при отсутствиях расчёт исказится.

После сохранения графика проверьте заполнение календаря на весь период действия договора. Незаполненные даты в графике приведут к тому, что зарплата за эти месяцы не рассчитается корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Указано «Внешнее совместительство»

Тревожный признак

Стоит «Основное место работы» — отчёты будут неверными

Плановое начисление на вкладке «Оплата труда»

Норма

Сумма пересчитана пропорционально доле ставки

Тревожный признак

Показан полный оклад без учёта 0,5 ставки

Пробное начисление зарплаты за месяц

Норма

Сумма соответствует отработанным дням по графику совместителя

Тревожный признак

Начислено по полной норме времени или ноль

Отчёт «Штатные сотрудники»

Норма

Сотрудник отображается с нужной долей ставки

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или показан с полной ставкой

Особенности расчёта зарплаты, отпусков и больничных

Зарплата внешнему совместителю начисляется стандартным документом «Начисление зарплаты и взносов» — сотрудник подхватится автоматически, если приём проведён и график заполнен. Отработанное время определяется по его личному графику, а норма — по полному графику, указанному в настройках.

Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). В ЗУП отпуск оформляется документом «Отпуск»; средний заработок рассчитывается только из начислений по данному месту работы — доходы у другого работодателя в расчёт не берутся. Продолжительность ежегодного отпуска совместителя не зависит от доли ставки и составляет стандартные 28 календарных дней.

По больничным листам для внешних совместителей действуют особые правила назначения пособия в зависимости от того, работал ли человек у вас в расчётном периоде. В программе больничный оформляется документом «Больничный лист»; при вводе электронного больничного (ЭЛН) данные подгружаются из СФР. Внимательно проверяйте, какое место работы указано в листке нетрудоспособности — от этого зависит порядок оплаты.

Удобно сразу после приёма сформировать пробное начисление зарплаты за первый месяц работы совместителя. Это занимает пару минут и позволяет выявить ошибки в графике, ставке или начислениях до реального расчёта, когда исправление потребует сторнирования и пересдачи отчётов.

Отчётность и кадровые документы по совместителю

Приём внешнего совместителя требует стандартного комплекта кадровых документов: трудовой договор, приказ о приёме (печатная форма Т-1 формируется из документа приёма), личная карточка Т-2 при необходимости. Ознакомление с локальными нормативными актами оформляется так же, как для основных работников.

В отчётности сведения о приёме передаются в СФР формой ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях) — в 1С ЗУП отчёт формируется из раздела Отчётность, справки → 1С-Отчётность. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме. Нарушение срока грозит штрафом, поэтому не откладывайте отправку.

В отчёте 6-НДФЛ доходы совместителя отражаются в общем порядке по вашей организации. В статистической отчётности (форма П-4) внешние совместители показываются обособленно и не входят в среднесписочную численность — программа учитывает это автоматически при правильно указанном виде занятости.

Типичные ошибки при приёме внешнего совместителя

Большинство проблем с совместителями возникает из-за нескольких повторяющихся ошибок. Самая частая — неверный вид занятости: кадровик оставляет «Основное место работы», и сотрудник попадает в среднесписочную численность, а сведения в отчётах искажаются. Вторая по распространённости — отсутствие отдельного графика: совместителю назначают стандартный график 40 часов, и программа либо переплачивает зарплату, либо фиксирует сплошные неявки.

Третья типичная ошибка — дублирование физического лица, когда вместо поиска существующей карточки создаётся новая. Это разрывает историю человека в базе и приводит к ошибкам в персонифицированной отчётности, которые всплывают при сверке с СФР.

FAQ: частые вопросы о приёме внешнего совместителя в 1С ЗУП

Чем отличается внешний совместитель от внутреннего в 1С ЗУП?

Внутренний совместитель уже имеет основное место работы в вашей же организации, и для него в базе создаётся дополнительный элемент справочника «Сотрудники», привязанный к тому же физическому лицу. Внешний совместитель работает у вас по отдельному договору, а его основное место — в другой организации; в базе он оформляется как новый сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство».

Можно ли принять внешнего совместителя на полную ставку?

Формально программа не запрещает указать одну ставку, но по Трудовому кодексу работа по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени. Исключение — дни, когда сотрудник свободен от основной работы (например, находится в отпуске без сохранения зарплаты по основному месту). На практике безопаснее назначать долю ставки и соответствующий график.

Почему совместителю начисляется полный оклад, хотя указана полставки?

Проверьте два момента: количество ставок в документе приёма и формулу начисления. Если начисление настроено как фиксированная сумма, а не расчёт от оклада пропорционально времени, программа не пересчитает сумму автоматически — тогда размер нужно скорректировать вручную в документе приёма на вкладке «Оплата труда».

Нужно ли сдавать ЕФС-1 при приёме внешнего совместителя?

Да, кадровое событие «приём» подлежит отражению в ЕФС-1 независимо от вида занятости. Отчёт формируется в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность и сдаётся не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа о приёме.

Как оформить отпуск внешнему совместителю в программе?

Документом «Отпуск» из раздела Кадры или Зарплата. Средний заработок рассчитается только из начислений по вашей организации. Отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы, поэтому даты лучше согласовать с сотрудником заранее; если по основному месту отпуск длиннее, разница оформляется отпуском без сохранения зарплаты.

Что делать, если совместитель стал основным сотрудником?

Оформите кадровый перевод документом «Кадровый перевод» (или увольнение с прежней позиции и новый приём, если меняется договор), изменив вид занятости на «Основное место работы», ставку и график. Проверьте, чтобы не было разрывов в периодах работы, и при необходимости обновите сведения о трудовой деятельности.