Другое · 8 мин
Где в 1С находится справка 2-НДФЛ и как её сформировать
Где находится справка 2-НДФЛ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия. Пошаговая инструкция по формированию справки о доходах для сотрудника и для налоговой, типичные ошибки.
Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая форма 2-НДФЛ) в программах 1С формируется в разделе отчётности по НДФЛ. Точное расположение зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП это раздел «Отчеты, справки», в 1С:Бухгалтерии — раздел «Зарплата и кадры». Ниже разобраны оба пути, а также отличие справки для сотрудника от отчёта в налоговую.
Важно понимать: с отменой формы 2-НДФЛ как самостоятельного отчёта справка для сотрудника и приложение к расчёту 6-НДФЛ для налоговой — это разные документы, хотя данные в них берутся из одного регистра учёта НДФЛ. В 1С оба варианта доступны, но вызываются из разных мест интерфейса.
Где искать справку в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» справка о доходах для сотрудника создаётся как отдельный документ. Откройте раздел «Отчеты, справки» в левой панели навигации и выберите пункт «Справки сотрудникам». В списке доступных документов найдите «2-НДФЛ для сотрудника» (в новых релизах он может называться «Справка о доходах и суммах налога физического лица»).
Нажмите «Создать», укажите организацию, сотрудника и налоговый период (год). Программа автоматически подтянет начисленные доходы, удержанный НДФЛ и применённые вычеты из учётных регистров. После заполнения документ можно распечатать по кнопке «Печать» или сохранить в PDF.
Если пункта «Справки сотрудникам» нет в меню, проверьте настройку состава разделов: в некоторых настройках интерфейса часть команд скрыта. Быстрый способ — воспользоваться строкой поиска в правом верхнем углу окна программы и ввести «2-НДФЛ».
- 1Откройте раздел «Отчеты, справки» → «Справки сотрудникам»
- 2Выберите «2-НДФЛ для сотрудника» и нажмите «Создать»
- 3Укажите организацию, сотрудника и налоговый период
- 4Проверьте автоматически заполненные суммы доходов и налога
- 5Нажмите «Печать» и выберите макет справки
- 6Сохраните документ в базе кнопкой «Записать и закрыть»
Где находится справка в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии предприятия» путь немного другой. Откройте раздел «Зарплата и кадры» и в группе документов по персоналу найдите «Справки о доходах (2-НДФЛ)». Если ваша версия программы старше, пункт может называться просто «2-НДФЛ». Также справка доступна из карточки сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного человека и в меню «Печать» или по ссылке «Оформить документ» найдите справку о доходах.
При создании документа укажите вид справки: «для сотрудника» или «для налоговой». От этого выбора зависит макет печатной формы и состав выводимых данных. Для передачи в ФНС в бухгалтерии чаще используется не отдельная справка, а годовой расчёт 6-НДФЛ с приложением — об этом ниже.
Справка для сотрудника и отчёт для налоговой: в чём разница
Справка для сотрудника — это документ, который работник предъявляет в банк для кредита, в налоговую для вычета или по месту новой работы. Она оформляется по запросу работника и не передаётся в ФНС. Срок выдачи по закону — не позднее трёх рабочих дней с даты обращения.
Для налоговой инспекции данные о доходах физлиц сдаются в составе годового расчёта 6-НДФЛ в виде приложения со справками по каждому сотруднику. В 1С этот отчёт формируется в разделе «Отчеты, справки» → «1С-Отчетность» → выбор формы 6-НДФЛ за год. Отдельный документ «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» в новых релизах сохранён для справок о невозможности удержать налог.
Какой документ выбрать
Выдаётся работнику по его заявлению, печатается из документа «2-НДФЛ для сотрудника», в ФНС не отправляется
Сдаётся в налоговую раз в год по всем сотрудникам, формируется через 1С-Отчетность
Нужна, если налог с дохода удержать не удалось, сдаётся в ИФНС и выдаётся физлицу
Проверка данных перед печатью справки
Перед выдачей справки сверьте автоматически заполненные суммы с учётом. Основные источники расхождений — незакрытый месяц расчёта зарплаты, ручные корректировки НДФЛ и переносы данных при смене программы. Если справка формируется с нулевыми суммами, проверьте, завершён ли расчёт за последний месяц периода.
Удобный способ контроля — отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам» (в ЗУП: «Отчеты, справки» → «Отчеты по зарплате»). Суммы исчисленного и удержанного налога в нём должны совпадать с данными справки. Расхождение между исчисленным и удержанным налогом — нормальная ситуация на границе года, но внутри года обычно указывает на ошибку учёта.
Как проверить справку перед выдачей
Совпадает с отчётом «Расчётный листок» или «Полный свод» за тот же период
В справке нет части месяцев или суммы меньше фактических начислений
Совпадает с данными отчёта «Анализ НДФЛ по сотрудникам»
Налог в справке больше или меньше учётного без объяснимой причины
Все заявленные вычеты отражены с корректными кодами
Вычет есть в заявлении сотрудника, но отсутствует в справке
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — справка не формируется или открывается пустой список документов. Причины: у пользователя нет прав на документы учёта НДФЛ, не обновлён релиз конфигурации (старые версии могут содержать устаревшую форму), либо в настройках учётной политики не указана организация как налоговый агент. Проверьте права доступа в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Вторая типичная ситуация — сотрудник работал в нескольких обособленных подразделениях. Справка формируется отдельно по каждой регистрации в налоговом органе, поэтому суммы могут «не сходиться» с общим доходом. Выберите нужное подразделение в поле «ОКТМО/КПП» документа или сформируйте несколько справок.
Если справка нужна срочно или данных нет в базе
Когда сотрудник уволился давно, а база за нужный период была свёрнута или перенесена в другую программу, справка по текущим регистрам может оказаться неполной. В этом случае данные придётся вводить вручную на основании архивных расчётных листков или восстанавливать из резервной копии базы за соответствующий год.
Альтернативный источник для самого сотрудника — личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или портал Госуслуги: там справки о доходах появляются после сдачи работодателем годовой отчётности. Это не отменяет обязанности работодателя выдать документ, но помогает, когда обратиться к бывшему работодателю невозможно.
Часто задаваемые вопросы
Где в 1С найти справку 2-НДФЛ за прошлый год?
В том же документе «2-НДФЛ для сотрудника» — при создании укажите нужный налоговый период в поле «Налоговый период (год)». Программа соберёт данные из регистров за выбранный год, если учёт за него сохранён в базе.
Почему в списке нет пункта «2-НДФЛ для сотрудника»?
Чаще всего не хватает прав пользователя либо команда скрыта настройками интерфейса. Проверьте права в разделе «Администрирование» и попробуйте найти документ через строку поиска в правом верхнем углу окна.
Можно ли выгрузить справку в электронном виде для банка?
Да, сформированную справку можно сохранить в PDF через кнопку «Печать» → «Сохранить». Некоторые банки принимают только подписанный работодателем бумажный вариант — уточните требования конкретного банка заранее.
Чем справка для сотрудника отличается от приложения к 6-НДФЛ?
По составу данных они почти идентичны, но отличаются назначением и макетом: справка выдаётся работнику по его заявлению, а приложение к 6-НДФЛ сдаётся в налоговую инспекцию по итогам года в составе расчёта.
Что делать, если в справке не хватает одного месяца?
Проверьте, проведены ли документы начисления зарплаты и отражения зарплаты в учёте за этот месяц, и завершён ли расчёт. После исправления учёта перезаполните справку кнопкой «Заполнить» — суммы обновятся автоматически.
Что важно запомнить
Справка о доходах для сотрудника в 1С:ЗУП находится в разделе «Отчеты, справки» → «Справки сотрудникам», в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры». Для налоговой данные сдаются в составе годового расчёта 6-НДФЛ. Перед выдачей всегда сверяйте суммы с отчётами по НДФЛ и не выдавайте справку при расхождениях.