Как в 1С:ЗУП посмотреть штатных сотрудников

Посмотреть список штатных сотрудников в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) можно несколькими способами: через справочник «Сотрудники», через штатное расписание и через специализированные кадровые отчеты. Выбор зависит от того, что именно нужно получить: простой перечень работающих, расстановку по ставкам или численность с разрезом по подразделениям и должностям.

Важно понимать разницу: справочник «Сотрудники» показывает всех, кто заведен в программе, включая уволенных и работающих по договорам ГПХ. Штатное расписание отражает позиции (ставки), а отчеты типа «Штатная расстановка» связывают людей с этими ставками. Поэтому для корректной картины по штатным сотрудникам чаще всего используют именно отчеты.

Ниже разобраны все основные способы с точными путями по меню, настройками отборов и способами проверки результата. Инструкции актуальны для конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространенной версии программы.

Что считается штатным сотрудником в 1С:ЗУП

Под штатными сотрудниками обычно понимают работников, принятых по трудовым договорам на позиции штатного расписания. В программу при этом могут быть внесены и другие лица: уволенные сотрудники (их карточки хранятся для истории и отчетности), кандидаты, работники по договорам ГПХ, внешние совместители.

Поэтому простое открытие списка сотрудников не дает ответа на вопрос «кто сейчас в штате». Нужен либо отбор по статусу, либо отчет, который учитывает кадровые документы: приемы, переводы и увольнения. Кадровые данные в ЗУП всегда строятся на документах, а не на ручных пометках в карточке.

Если в базе ведется штатное расписание, «штатность» определяется еще точнее: сотрудник занимает конкретную позицию (подразделение + должность) на определенное количество ставок. Это позволяет видеть и занятые, и вакантные ставки.

Способ 1. Список сотрудников через справочник

Самый простой путь — открыть раздел «Кадры» — «Сотрудники». Откроется список всех физических лиц, заведенных в базе. По умолчанию в типовой конфигурации список обычно уже отфильтрован: уволенные скрыты, но это стоит проверить.

Чтобы убедиться, что видны только работающие, проверьте настройку отбора: кнопка «Ещё» — «Настроить список» (или ссылка отбора над списком). Условие должно быть примерно таким: «Сотрудник не уволен» или отбор по полю «В архиве» = «Нет». В разных релизах формулировки отличаются.

Дополнительно можно настроить отбор по организации (если в базе их несколько), по подразделению или по должности. Это удобно, когда нужен список штатных сотрудников конкретного отдела.

Ограничение способа: список показывает людей, но не ставки. Если сотрудник работает на 0,5 ставки или по совместительству занимает две позиции, по списку это видно не всегда. Для такой детализации нужен отчет.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Сотрудники».
2. 2
   Проверьте отбор: «Ещё» — «Настроить список», убедитесь, что уволенные скрыты.
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по организации или подразделению.
4. 4
   Для выгрузки используйте «Ещё» — «Вывести список» и сохраните в Excel.

Способ 2. Отчет «Штатная расстановка»

Это основной инструмент, когда нужно увидеть именно штатных сотрудников с привязкой к позициям. Путь: раздел «Кадры» — «Кадровые отчеты» — «Штатная расстановка». Если отчета нет в списке, проверьте, что в настройках программы включено ведение штатного расписания.

В отчете укажите дату, на которую нужна расстановка, и при необходимости отбор по организации или подразделению. После нажатия «Сформировать» вы получите таблицу: подразделение, должность, количество ставок, занятые ставки, ФИО сотрудников, вид занятости (основное место, совместительство).

Отчет удобен тем, что показывает и вакансии — позиции, где ставка есть, но никто не назначен. Это полезно для кадрового планирования и сверки с фактической численностью.

Обратите внимание на дату формирования: расстановка строится на конкретное число по кадровым документам. Если сформировать отчет «на сегодня», а прием сотрудника оформлен с завтрашней даты, он в отчет не попадет.

Способ 3. Отчеты по численности и списочному составу

Когда нужна не расстановка, а количественная картина, используйте отчеты из того же раздела «Кадры» — «Кадровые отчеты»: «Численность и текучесть кадров», «Списочный состав», «Остатки отпусков» и другие. Конкретный состав отчетов зависит от релиза.

Отчет «Списочный состав» показывает работающих по трудовым договорам на выбранную дату с группировкой по организациям и подразделениям. «Численность и текучесть» дает среднесписочную численность за период, количество принятых и уволенных — это нужно для статистической отчетности и анализа.

Для детального списка с датами приема и увольнения подойдет «Кадровый приказ»-подобные отчеты или универсальный отчет «Данные сотрудников», если он доступен в вашей версии. В нем можно гибко настроить выводимые поля.

Какой способ выбрать

Справочник «Сотрудники»

Быстрый просмотр и поиск конкретного человека. Не показывает ставки и вакансии.

Отчет «Штатная расстановка»

Полная картина по позициям и ставкам, видны вакансии. Требует ведения штатного расписания.

Отчеты по численности

Количественные показатели и среднесписочная для отчетности. Меньше детализации по конкретным людям.

Как настроить отборы и сохранить вариант отчета

В любом кадровом отчете ЗУП доступна кнопка «Настройки». Через нее добавляются отборы: по организации, подразделению, должности, виду занятости. Например, чтобы увидеть только основных работников без совместителей, добавьте отбор «Вид занятости = Основное место работы».

Настроенный вариант можно сохранить: кнопка «Ещё» — «Сохранить вариант отчета» (или «Сохранить настройки» в зависимости от релиза). В следующий раз отчет откроется сразу с нужными отборами — это экономит время при регулярной сверке штата.

Результат любого отчета выводится в табличный документ, который сохраняется в Excel или печатается стандартными средствами: «Файл» — «Сохранить» или кнопка печати.

Проверка результата и типичные расхождения

После формирования списка или отчета полезно сверить данные: количество человек в отчете должно совпадать с вашими ожиданиями или с данными другого источника (например, табеля учета рабочего времени). Расхождения почти всегда объясняются состоянием кадровых документов.

Частые причины ошибок: увольнение введено, но не проведено; прием оформлен задним числом; сотрудник переведен, но документ перевода не проведен; в базе несколько организаций, а отбор по организации не установлен. Также в список могут попадать работники по договорам ГПХ, если отчет их учитывает.

Если сотрудник «есть в списке, но не должен работать», откройте его карточку и перейдите по ссылке на кадровые документы — там видно всю историю приемов, переводов и увольнений. Исправлять нужно документы, а не карточку вручную.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество сотрудников в отчете

Норма

Совпадает с ожидаемой численностью и табелем

Тревожный признак

Лишние или отсутствующие люди — проверяйте непроведенные документы

Присутствие уволенных

Норма

Уволенные не попадают в список работающих

Тревожный признак

Уволенный виден как работающий — документ увольнения не проведен

Занятые ставки в расстановке

Норма

Сумма ставок сходится со штатным расписанием

Тревожный признак

Вакансии или перекомплект там, где их быть не должно

Если штатное расписание в базе не ведется

Не во всех организациях включено ведение штатного расписания в ЗУП — это опциональная настройка. Проверить можно так: «Настройка» — «Кадровый учет» (или «Реквизиты организации» — раздел зависит от релиза) — флаг использования штатного расписания.

Если штатное расписание отключено, отчет «Штатная расстановка» будет недоступен или пуст. В этом случае используйте справочник «Сотрудники» с отборами и отчеты по списочному составу — они работают независимо от штатного расписания, опираясь только на кадровые документы.

Включать штатное расписание «задним числом» ради одного отчета не стоит без подготовки: потребуется ввести историю изменений штатного расписания и привязать позиции к уже оформленным приемам. Это отдельная задача внедрения, а не настройка за пять минут.

Частые вопросы

Где в 1С:ЗУП посмотреть вакантные ставки?

В отчете «Штатная расстановка» включите отображение свободных ставок (в настройках отчета) — позиции без назначенных сотрудников будут показаны отдельными строками. Также есть отчет по вакансиям, если ведется учет вакансий.

Как выгрузить список штатных сотрудников в Excel?

Сформируйте нужный отчет или список, затем используйте «Ещё» — «Вывести список» (для справочника) или «Файл» — «Сохранить как» для табличного документа отчета, выбрав формат Excel.

Почему в списке сотрудников виден уволенный?

Скорее всего, в отборе списка не установлено условие скрытия уволенных, либо документ увольнения создан, но не проведен. Проверьте настройку списка и статус документа «Увольнение».

Как посмотреть сотрудников конкретного подразделения?

В справочнике «Сотрудники» или в кадровом отчете добавьте отбор по подразделению через «Настройки» — «Отбор». В отчете «Штатная расстановка» можно просто развернуть нужную группировку по подразделению.

Чем отличается списочная численность от среднесписочной?

Списочная — это количество работающих на конкретную дату. Среднесписочная — расчетный показатель за период с учетом дней работы каждого сотрудника; он используется для статистической отчетности и выводится отчетом «Численность и текучесть кадров».

Видны ли в отчетах работники по договорам ГПХ?

Зависит от отчета: «Штатная расстановка» показывает только штатные позиции, а в списочный состав и некоторые другие отчеты работники ГПХ могут включаться. При необходимости исключите их отбором по виду договора в настройках отчета.