Как создать трудовую функцию в 1С 8

Трудовая функция в 1С 8 — это элемент справочника, который описывает содержание работы сотрудника и используется в кадровых документах, штатном расписании и печатных формах трудовых договоров. Чаще всего с ней работают в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП), где трудовая функция привязывается к позиции штатного расписания и автоматически подставляется в документы приема и перевода.

Механизм востребован при формировании трудовых договоров по форме, где вместо должности указывается конкретный перечень обязанностей, а также при отчетности в ПФР — сведения о трудовой деятельности содержат наименование трудовой функции. Если справочник не заполнен, программа подставляет просто название должности, что не всегда устраивает кадровую службу.

Ниже разобрано, где находится справочник трудовых функций в типовых конфигурациях, как создать новый элемент, связать его со штатной позицией и проверить, что данные корректно попадают в документы и печатные формы.

Где в 1С 8 хранятся трудовые функции

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1, трудовые функции хранятся в одноименном справочнике. Открыть его можно через раздел «Настройка» → «Трудовые функции» либо через «Кадры» → «Трудовые функции» — расположение зависит от настроек командного интерфейса и прав пользователя. Если пункта нет в меню, проверьте функциональность: раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или поиск по команде «Все функции».

В «1С:Бухгалтерии 8» отдельного полноценного механизма трудовых функций нет — кадровый учет там ограничен, и для полноценной работы с трудовыми договорами и штатным расписанием используется ЗУП. В «1С:КАМИН:Зарплата» и отраслевых решениях справочник может называться иначе, но принцип тот же: это подчиненный кадровому учету классификатор.

Важно понимать связку объектов: трудовая функция сама по себе не влияет на документы, пока не привязана к позиции штатного расписания или к сотруднику напрямую. Именно эта связь обеспечивает автоматическую подстановку в прием на работу, кадровый перевод и печатные формы.

Подготовка: что проверить перед созданием

Перед созданием трудовой функции убедитесь, что в программе ведется штатное расписание: раздел «Настройка» → «Кадровый учет» → «Настройка штатного расписания». Если штатное расписание не ведется, трудовую функцию придется указывать вручную в каждом документе, что снижает пользу от справочника.

Проверьте права доступа: создание и редактирование справочника доступно пользователям с ролями кадровика или настройщика кадрового учета. Если справочник открывается только на просмотр, обратитесь к администратору базы — самостоятельно расширять права через конфигуратор без понимания механизма ролей не стоит.

Также заранее определите источник формулировок: должностные инструкции, профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ). Единообразные наименования упростят отчетность и поиск по справочнику.

Создание трудовой функции в справочнике

Откройте справочник «Трудовые функции» и нажмите кнопку «Создать». Форма нового элемента в типовой ЗУП 3.1 содержит минимум реквизитов: наименование и, в зависимости от версии, код по ОКЗ, а также полное описание функции.

Заполните поля следующим образом. В поле «Наименование» укажите краткое название, например «Бухгалтер по расчету заработной платы» или «Продажа товаров в розничной торговле». В поле описания при необходимости внесите развернутый перечень обязанностей — именно он может выводиться в печатную форму трудового договора, если шаблон настроен соответствующим образом. Если используется классификатор, подберите код ОКЗ из встроенного списка.

Нажмите «Записать и закрыть». Элемент появится в общем списке справочника. Повторите операцию для всех функций, которые планируете использовать. Если функций много и они однотипные, удобно копировать существующий элемент (кнопка «Скопировать» или F9) и править наименование.

1. 1
   Откройте раздел «Настройка» или «Кадры» и найдите справочник «Трудовые функции»
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните наименование функции
3. 3
   При необходимости укажите код по ОКЗ и развернутое описание обязанностей
4. 4
   Нажмите «Записать и закрыть»
5. 5
   Привяжите функцию к позиции штатного расписания
6. 6
   Проверьте подстановку в кадровом документе и печатной форме

Привязка трудовой функции к штатному расписанию

Откройте позицию штатного расписания: раздел «Кадры» → «Штатное расписание», двойной щелчок по нужной позиции. В карточке позиции найдите поле «Трудовая функция» — обычно оно расположено на закладке с основными характеристиками позиции рядом с должностью и подразделением. Выберите созданный элемент из справочника и запишите позицию.

Если штатное расписание ведется с историей изменений, изменение позиции оформляется документом «Изменение штатного расписания», а не прямой правкой карточки. В этом случае создайте документ изменения, укажите новую трудовую функцию для позиции и дату, с которой она действует. Прямая правка карточки при включенной истории либо заблокирована, либо приведет к рассинхронизации данных.

После привязки новые документы «Прием на работу» и «Кадровый перевод» на эту позицию будут автоматически подхватывать трудовую функцию. Для уже оформленных сотрудников данные не перезапишутся задним числом — при необходимости оформите кадровый перевод или исправление.

Использование в документах и печатных формах

При создании документа «Прием на работу» после выбора позиции штатного расписания трудовая функция подставляется автоматически. Проверьте это на тестовом документе: создайте прием, выберите подразделение и позицию — поле «Трудовая функция» должно заполниться без ручного ввода. Если поле пустое, вернитесь к карточке позиции и проверьте привязку.

В печатных формах трудового договора трудовая функция выводится, если соответствующий параметр предусмотрен в шаблоне. Типовые шаблоны редактируются в разделе «Настройка» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Шаблоны договоров и документов» (в ЗУП — «Шаблоны приказов и договоров»). Откройте нужный шаблон и проверьте наличие поля трудовой функции; при отсутствии добавьте его из списка доступных реквизитов.

В отчетности по СЗВ-ТД наименование трудовой функции берется из кадровых документов. Перед отправкой отчета сформируйте его и сверьте колонку с функцией: пустые значения означают, что в документах функция не указана, и их нужно исправить до сдачи.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка в прием на работу

Норма

Поле «Трудовая функция» заполняется автоматически после выбора позиции

Тревожный признак

Поле пустое — функция не привязана к позиции штатного расписания

Печатная форма трудового договора

Норма

В тексте договора выводится наименование или описание функции

Тревожный признак

Вместо функции пусто или выводится только должность — проверьте шаблон

Отчет СЗВ-ТД

Норма

Колонка трудовой функции заполнена у всех сотрудников с кадровыми событиями

Тревожный признак

Пустые строки — в документах не указана функция

Типовые ошибки и ограничения

Самая частая проблема — дубли в справочнике: «Бухгалтер», «бухгалтер», «Бухгалтер (расчет ЗП)» как три разных элемента. Это затрудняет поиск и приводит к разнобою в отчетах. Перед массовым созданием функций договоритесь о едином формате наименований и периодически проверяйте справочник на дубли, объединяя лишние элементы с заменой в документах.

Вторая ошибка — редактирование наименования функции, которая уже использована в проведенных документах и отправленной отчетности. В справочнике хранится ссылка, поэтому переименование изменит отображение и в старых документах. Если отчетность за прошлый период уже сдана, корректнее создать новый элемент, а старый закрыть для использования.

Ограничение механизма: трудовая функция привязана к позиции, а не к должности в целом. Если одна и та же должность в разных подразделениях предполагает разные функции, создавайте отдельные позиции штатного расписания со своими функциями — иначе придется править документы вручную.

Нетиповые сценарии и доработка

Загрузка функций из внешнего файла

Если трудовых функций десятки или сотни, вручную заводить их долго. В ЗУП можно использовать типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа» (доступна через «Все функции» или поставляется в составе диска ИТС): подготовьте таблицу с колонками «Наименование» и «Код ОКЗ», сопоставьте колонки реквизитам справочника и выполните загрузку. Перед загрузкой в рабочую базу проверьте результат на копии.

Дополнительные реквизиты

Если типовых полей не хватает — например, нужно хранить номер должностной инструкции или дату ее утверждения — используйте механизм дополнительных реквизитов: «Настройка» → «Общие настройки» → «Дополнительные реквизиты». Добавленные реквизиты появятся в карточке трудовой функции без доработки конфигурации. Полноценное изменение структуры метаданных через конфигуратор оправдано только при массовых нестандартных требованиях и требует участия разработчика.

Удобно нумеровать трудовые функции в наименовании или использовать группы справочника по подразделениям: при большом количестве элементов это заметно ускоряет выбор из списка и снижает риск выбрать «не ту» функцию кадровиком.

FAQ

Обязательно ли заполнять трудовую функцию в 1С ЗУП?

Для расчета зарплаты — нет, программа работает и без нее. Но для корректного формирования СЗВ-ТД и печати трудовых договоров с содержанием работы заполнение настоятельно рекомендуется, иначе придется вручную править отчеты и документы.

Почему трудовая функция не подставляется в прием на работу?

Чаще всего функция не привязана к позиции штатного расписания либо привязка оформлена документом изменения с датой позже даты приема. Откройте карточку позиции, проверьте поле «Трудовая функция» и историю изменений позиции.

Можно ли указать несколько трудовых функций одному сотруднику?

В типовой ЗУП у позиции и в кадровом документе указывается одна трудовая функция. Если работа совмещает несколько направлений, формулируют составную функцию одним элементом справочника с развернутым описанием либо оформляют совмещение отдельными документами.

Что делать, если функцию переименовали, а отчет СЗВ-ТД уже сдан?

В программе данные изменятся автоматически, так как хранится ссылка на элемент. Если новое наименование расходится со сданным отчетом существенно, создайте новый элемент справочника, верните старому прежнее наименование и переведите сотрудников на новую функцию кадровыми документами с корректными датами.

Как массово заполнить трудовые функции для всех позиций?

Последовательно откройте позиции штатного расписания и укажите функции, либо используйте групповое изменение реквизитов (обработка «Групповое изменение реквизитов» в разделе администрирования), предварительно отобрав нужные позиции. Перед массовой обработкой сделайте резервную копию базы.

Отличается ли работа с трудовыми функциями в 1С:Бухгалтерии?

Да, в «1С:Бухгалтерии 8» полноценного справочника трудовых функций и механизма их привязки к штатному расписанию нет. Для полноценного кадрового учета с трудовыми функциями используется «1С:Зарплата и управление персоналом 8».