Как в 1С ЗУП отправить расчетный лист по электронной почте

Расчетный лист по зарплате работодатель обязан выдавать каждому сотруднику при выплате заработной платы, и электронная форма давно стала рабочей альтернативой бумажной. В 1С:ЗУП отправка расчетных листков по электронной почте реализована штатно: можно отправить лист одному сотруднику или запустить массовую рассылку по всему подразделению сразу после начисления зарплаты.

Перед рассылкой нужно выполнить два подготовительных шага: настроить системную учетную запись электронной почты, от имени которой будут уходить письма, и убедиться, что у сотрудников в карточках заполнены адреса электронной почты нужного вида. Без этих настроек кнопка отправки либо будет неактивна, либо письма просто не уйдут.

Ниже разобран полный порядок действий: от настройки почтового ящика до проверки доставки, а также типичные ошибки, из-за которых сотрудники не получают свои расчетные листки.

Что нужно подготовить перед отправкой

Отправка расчетных листков по почте работает только при выполнении нескольких условий. Во-первых, в программе должна быть настроена системная учетная запись электронной почты — именно с неё уходят все служебные рассылки. Во-вторых, у каждого сотрудника в карточке физического лица должен быть указан адрес электронной почты того вида, который программа использует для рассылки (обычно «EMail» или специально созданный вид «Почта для расчетных листков»).

В-третьих, зарплата за период должна быть начислена и рассчитана: расчетный листок формируется по данным документов начисления, и если расчет не проведен, листок будет пустым или неполным. Проверьте также, что у пользователя, выполняющего рассылку, есть права на чтение данных по зарплате сотрудников, которых он отправляет.

Настройка системной учетной записи электронной почты

Откройте раздел «Администрирование» → «Органайзер» → «Системная учетная запись» (в некоторых релизах путь: «Администрирование» → «Общие настройки» → «Электронная почта»). Включите использование электронной почты, если флаг еще не установлен, и создайте учетную запись.

В карточке учетной записи укажите адрес отправителя, имя отправителя (например, «Расчетный отдел»), параметры SMTP-сервера: адрес сервера, порт, тип шифрования (SSL/TLS), логин и пароль. Для популярных почтовых сервисов программа часто подставляет настройки сервера автоматически после ввода адреса. После заполнения нажмите «Проверить настройки» — программа отправит тестовое письмо и сообщит об успехе или ошибке подключения.

Учитывайте, что многие публичные почтовые сервисы требуют не обычный пароль от ящика, а отдельный «пароль приложения», который создается в настройках безопасности почтового аккаунта. Если проверка выдает ошибку аутентификации при верном пароле — почти наверняка причина именно в этом.

Заполнение адресов электронной почты сотрудников

Адреса для рассылки хранятся в справочнике «Физические лица», а не в карточке сотрудника. Откройте карточку физического лица, перейдите на вкладку «Адреса, телефоны» и добавьте контактную информацию вида «Электронная почта». Если в компании используется отдельный вид адреса для расчетных листков, убедитесь, что заполнен именно он.

Для массового заполнения удобно использовать групповую обработку справочников или загрузку из таблицы Excel через встроенный механизм загрузки данных — так вы избежите ручного ввода сотен адресов и опечаток. Опечатка в адресе — самая частая причина того, что конкретный сотрудник не получает листок, хотя у остальных всё работает.

Отправка расчетного листка одному сотруднику

Для точечной отправки откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц, в подменю «Расчетные листки» выберите команду отправки по электронной почте — программа предложит выбрать сотрудников из документа. Альтернативный путь: раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Расчетный листок», сформируйте отчет по сотруднику и нажмите кнопку отправки по почте на панели инструментов отчета.

При отправке из отчета программа прикладывает листок вложением (обычно в формате PDF или MXL) к письму. Проверьте тему и текст письма перед отправкой: текст по умолчанию можно отредактировать, добавив пояснение для сотрудника, например, за какой период выдан листок.

1. 1
   Откройте документ начисления зарплаты за нужный месяц
2. 2
   В подменю «Расчетные листки» выберите отправку по электронной почте
3. 3
   Отметьте нужного сотрудника и проверьте его адрес
4. 4
   Проверьте тему и текст письма, при необходимости отредактируйте
5. 5
   Нажмите «Отправить» и убедитесь в отсутствии ошибок отправки

Массовая рассылка расчетных листков

Для рассылки всем сотрудникам сразу используйте обработку «Рассылка расчетных листков» (раздел «Зарплата» или «Выплаты», в зависимости от релиза). Укажите месяц начисления, организацию и при необходимости отберите подразделение. Программа покажет список сотрудников, у которых заполнен адрес электронной почты, и сформирует по каждому отдельное письмо с вложением.

Перед запуском полной рассылки отправьте листок двум-трем тестовым адресатам (например, себе и коллеге из расчетного отдела) и откройте вложение: убедитесь, что листок формируется по нужной форме, содержит все начисления и удержания и корректно открывается. Только после этого запускайте рассылку по всему списку.

При большом штате рассылка может занять заметное время и упираться в лимиты почтового сервиса на количество писем в час. Если письма начали отклоняться сервером, разбейте рассылку на части по подразделениям и выполняйте её с интервалами.

Проверка результата и типичные ошибки

После рассылки проверьте журнал отправки: программа показывает, по каким сотрудникам письма ушли успешно, а по каким возникли ошибки. Ошибки обычно делятся на три группы: не заполнен адрес получателя, отказ почтового сервера (лимит, блокировка, неверный пароль приложения) и недействительный адрес, о чём приходит обратное письмо от почтового сервиса.

Полезно согласовать с сотрудниками простое правило: если листок не пришел в течение дня после объявленной рассылки, сотрудник сообщает в расчетный отдел. Так вы быстро выявите проблемные адреса, а не будете узнавать о них месяцами позже.

Контрольные точки

Как проверить результат

Тестовое письмо из настроек учетной записи

Норма

Письмо отправлено, ошибок нет

Тревожный признак

Ошибка аутентификации или подключения к серверу

Вложение в полученном письме

Норма

Листок открывается, данные за период полные

Тревожный признак

Пустой листок или данные не за тот период

Журнал рассылки

Норма

По всем сотрудникам статус успешной отправки

Тревожный признак

Строки с ошибками или пропущенные сотрудники

Частые вопросы

Можно ли отправлять расчетные листки по почте вместо бумажных по закону?

Трудовой кодекс допускает электронную форму выдачи расчетного листка, если порядок и форма утверждены локальным нормативным актом, коллективным или трудовым договором. Закрепите способ выдачи во внутренних документах и получите от сотрудников подтверждение адресов.

Почему кнопка отправки по электронной почте неактивна?

Чаще всего не настроена системная учетная запись почты или у текущего пользователя нет прав на её использование. Проверьте настройки в разделе «Администрирование» и права пользователя.

В каком формате сотрудник получает расчетный листок?

Обычно листок прикладывается вложением в формате PDF или табличного документа MXL. Формат зависит от настроек отправки; PDF удобнее, так как открывается на любом устройстве без установленной 1С.

Что делать, если часть сотрудников не получила письма?

Проверьте журнал рассылки: у таких сотрудников либо не заполнен адрес, либо сервер отклонил отправку. Исправьте адреса в карточках физических лиц и повторите отправку только по проблемному списку, а не всем заново.

Можно ли автоматизировать рассылку по расписанию?

Штатной автоматической рассылки расчетных листков по расписанию в типовой конфигурации нет, но задачу можно решить через механизм рассылок отчетов или регламентное задание с доработкой. Для нетиповых сценариев привлеките специалиста по 1С.