Другое · 10 мин
Как в 1С:ЗУП начислить материальную помощь родственнику умершего сотрудника
Как начислить материальную помощь родственнику умершего сотрудника в 1С:ЗУП: настройка вида расчета, документы, НДФЛ, взносы и выплата.
Выплата материальной помощи родственникам умершего сотрудника — нестандартная ситуация для 1С:Зарплата и управление персоналом: получатель не является работником организации, а сам сотрудник уже уволен по основанию «смерть». Из-за этого стандартный документ «Материальная помощь» не всегда подходит, и бухгалтеру приходится выбирать корректный способ отражения выплаты, чтобы правильно рассчитать НДФЛ, страховые взносы и сформировать отчетность.
Ключевая особенность такой выплаты — налоговый статус. Согласно п. 8 ст. 217 НК РФ, единовременная материальная помощь, выплачиваемая членам семьи умершего работника, не облагается НДФЛ в полном размере. Страховые взносы на такую выплату также не начисляются, поскольку родственник не состоит в трудовых отношениях с организацией. Эти нормы определяют всю настройку вида расчета.
Ниже разобран практический порядок действий: от создания специального вида начисления до проверки отражения в отчетности 6-НДФЛ и РСВ. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8 редакции 3.1, но логика применима и к другим релизам с поправкой на интерфейс.
Правовая основа выплаты и порядок обложения
Основанием для выплаты служит приказ руководителя, изданный на основании заявления родственника умершего сотрудника. К заявлению обычно прикладывают копию свидетельства о смерти и документы, подтверждающие родство (свидетельство о браке, о рождении). Именно факт родства определяет право на необлагаемый статус выплаты.
Единовременная материальная помощь членам семьи умершего работника полностью освобождается от НДФЛ на основании п. 8 ст. 217 НК РФ — без ограничения по сумме. Это отличает ее от обычной материальной помощи работнику, по которой необлагаемый лимит составляет 4000 рублей в год. Если выплата производится лицу, не являющемуся членом семьи, льгота не применяется, и налог исчисляется в общем порядке.
Страховыми взносами выплата не облагается, поскольку родственник не связан с организацией трудовым или гражданско-правовым договором — объект обложения взносами отсутствует. Это важно закрепить в настройках вида расчета, чтобы программа не включила сумму в базу РСВ.
Подготовка: что создать в программе до начисления
Прежде чем проводить начисление, убедитесь, что в базе есть три элемента: карточка физического лица-получателя, корректно настроенный вид начисления и документ-основание. Пропуск любого из них приведет либо к ошибкам в расчете налогов, либо к отсутствию получателя в платежных документах.
Физическое лицо заводится в справочнике «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от версии). Укажите ФИО, ИНН при наличии, данные документа, удостоверяющего личность. ИНН понадобится для справки о доходах, если выплата все же будет частично облагаться, а также для корректной идентификации получателя.
Приказ о выплате оформляется в бумажном виде или в подсистеме кадровых документов — в ЗУП он не формирует движений по расчету, но служит обязательным обоснованием при проверке. Номер и дату приказа стоит указать в комментарии к документу начисления.
Настройка вида начисления «Материальная помощь родственнику умершего»
Создайте новый вид расчета: раздел «Настройка» → «Начисления» → кнопка «Создать». Назначение начисления — «Повременная оплата труда и надбавки» не подходит; выберите вариант, соответствующий разовой выплате, например «Материальная помощь» или «Прочие начисления и выплаты», в зависимости от шаблона конфигурации.
На закладке «Налоги, взносы, учет» выполните ключевые настройки. В поле «НДФЛ» укажите «Не облагается» — это соответствует п. 8 ст. 217 НК РФ для членов семьи. Если планируется использовать тот же вид расчета для лиц, не являющихся членами семьи, создайте отдельный вид начисления с кодом дохода 2710 и вычетом 503.
В разделе «Страховые взносы» установите вид дохода «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами» или аналогичный вариант, исключающий сумму из базы. В разделе «Налог на прибыль» отражение зависит от учетной политики: обычно материальная помощь не учитывается в расходах (п. 23 ст. 270 НК РФ), поэтому выбирается вариант «Не учитывается в расходах по оплате труда».
- 1Откройте «Настройка» → «Начисления» и создайте новый вид расчета
- 2Укажите назначение — материальная помощь, начисление выполняется по отдельному документу
- 3На закладке налогов установите НДФЛ «Не облагается»
- 4Для взносов выберите вид дохода, не включаемый в базу
- 5Укажите отражение в бухучете и сохраните вид расчета
Варианты проведения начисления в программе
Через документ «Разовое начисление»
Если получатель заведен как физическое лицо и вид расчета настроен, используйте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата»). В табличной части подберите физическое лицо-получателя, укажите вид начисления и сумму. Программа рассчитает налоги по настройкам вида расчета — при корректной настройке НДФЛ и взносы будут нулевыми.
Ограничение способа: в некоторых релизах документ требует, чтобы физическое лицо имело связь с сотрудником. Если программа не дает подобрать получателя, перейдите к альтернативному варианту.
Через документ «Прочие доходы»
Для выплат лицам, не являющимся работниками, предназначен документ «Прочие доходы» (раздел «Зарплата» → «См. также» или «Все документы»). Он позволяет выбрать любое физическое лицо без оформления трудовых отношений и указать вид прочего дохода с нужными настройками налогов.
Этот вариант методологически чище: выплата не попадает в расчетные листки и регистры оплаты труда, а корректно отражается как доход стороннего физического лица. Проверьте, чтобы вид прочего дохода имел аналогичные настройки по НДФЛ и взносам.
Сравнение способов начисления
Подходит, если получателя удается подобрать в документ; выплата проходит через расчетные регистры зарплаты
Корректнее для неработников; не засоряет зарплатные регистры, но требует отдельного вида прочего дохода
Только для ручной корректировки налога, не создает задолженность по выплате — применяется как дополнение, а не основной способ
Выплата денежных средств
Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа передачи денег. Если начисление проведено документом «Разовое начисление», сумма появится в ведомости при заполнении по задолженности.
При выплате через документ «Прочие доходы» ведомость заполняется по соответствующему типу выплаты — проверьте, что в поле «Выплачивать» выбран правильный источник. Если сумма не подтягивается, убедитесь, что документ начисления проведен и дата ведомости не раньше даты начисления.
Дату фактического получения дохода программа зафиксирует по дате ведомости. Для необлагаемой выплаты это не влияет на налог, но дата важна для хронологии учета и при частичном обложении.
Проверка результата в отчетности
После проведения всех документов сформируйте контрольные отчеты. В отчете «Полный свод начислений, удержаний и выплат» сумма материальной помощи должна отображаться с нулевыми НДФЛ и взносами. В расчетном листке умершего сотрудника эта выплата появляться не должна — она относится к родственнику.
В форме 6-НДФЛ необлагаемая выплата по п. 8 ст. 217 НК РФ, как правило, не отражается. Если выплата частично облагается (превышен лимит или получатель не член семьи), проверьте попадание суммы в раздел 2 и приложение № 1 с корректным кодом дохода. В РСВ выплата не должна увеличивать базу по взносам.
Как проверить результат
Налог по выплате равен нулю
НДФЛ рассчитан — проверьте настройку вида расчета
Сумма не входит в облагаемую базу
Выплата увеличила базу — вид дохода по взносам настроен неверно
Родственник, а не умерший сотрудник
Выплата повисла на уволенном сотруднике
Типичные ошибки и риски
Самая распространенная ошибка — начисление помощи на самого умершего сотрудника с последующей «переброской» выплаты. Это искажает расчетный листок, регистры по НДФЛ и приводит к тому, что доход числится за умершим, а налоговая льгота применяется некорректно.
Вторая ошибка — использование типового вида расчета «Материальная помощь» с лимитом 4000 рублей. Программа удержит НДФЛ с суммы сверх лимита, хотя для членов семьи умершего льгота не ограничена. Исправление потребует сторнирования и перерасчета.
Третья группа ошибок связана с документальным оформлением: отсутствие приказа, заявления или подтверждения родства делает необлагаемый статус выплаты уязвимым при проверке. Прежде чем проводить выплату без НДФЛ, убедитесь, что комплект документов собран полностью.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли оформлять родственника как сотрудника в ЗУП?
Нет. Достаточно карточки физического лица. Трудовые отношения не возникают, и заведение сотрудника создаст лишние записи в кадровых регистрах и отчетах по персучету.
Облагается ли выплата НДФЛ, если родственник — двоюродный брат?
Льгота по п. 8 ст. 217 НК РФ распространяется на членов семьи в смысле Семейного кодекса. Двоюродные братья и сестры в этот перечень не входят, поэтому выплату безопаснее облагать НДФЛ с применением лимита 4000 рублей как обычную материальную помощь.
Попадет ли сумма в расчетный листок умершего сотрудника?
Не должна. Если начисление проведено на физическое лицо-родственника через «Разовое начисление» или «Прочие доходы», выплата относится к получателю, а не к умершему. Появление суммы в расчетном листке умершего — признак ошибочного выбора получателя.
Как отразить выплату, если родственников несколько?
Каждому получателю заводится отдельная строка в документе начисления или отдельный документ «Прочие доходы» на каждое физическое лицо. Приказом распределяют общую сумму между получателями, и каждый получает свою часть с тем же налоговым статусом.
Нужно ли подавать уведомление по ЕНП при такой выплате?
Если выплата полностью не облагается НДФЛ, налог не исчисляется, и уведомление по этой выплате не требуется. При частичном обложении уведомление подается в составе обычных обязательств налогового агента по срокам уплаты.
Что делать, если НДФЛ уже удержан ошибочно?
Проведите сторнирование начисления документом «Сторнирование начислений» или скорректируйте налог документом «Операция учета НДФЛ», затем верните излишне удержанную сумму получателю. Уточненный 6-НДФЛ сдайте, если отчетность за период уже представлена.
Что важно запомнить
Выплату оформляйте на физическое лицо-родственника, а не на умершего сотрудника. Используйте отдельный вид расчета с отключенным НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ) и без начисления взносов. Обязательно соберите приказ, заявление и подтверждение родства, а после проведения проверьте свод начислений, 6-НДФЛ и РСВ.