Как списать долг сотрудника в 1С

Долг сотрудника перед организацией возникает по разным причинам: не возвращены подотчётные суммы, выдан заём, выявлена недостача, излишне выплачена зарплата или аванс. В программах 1С порядок списания зависит от природы долга: одни суммы удерживаются из заработной платы, другие списываются на расходы или на финансовый результат, третьи переводятся в безнадёжную задолженность.

Прежде чем списывать долг, нужно точно определить его вид и проверить, есть ли правовые основания для списания. Ошибка на этом этапе приводит к неверным проводкам, искажению базы по НДФЛ и претензиям со стороны сотрудника или налоговой инспекции.

Материал ориентирован на пользователей 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3 — в этих конфигурациях чаще всего и возникает задача списания задолженности работников.

Определите вид задолженности сотрудника

Первый шаг — выяснить, откуда взялся долг и на каком счёте он «висит». Для этого сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов с персоналом: 70 (расчёты по оплате труда), 71 (подотчётные суммы), 73.01 (займы), 73.02 (возмещение материального ущерба), 94 (недостачи). Дебетовое сальдо по этим счетам в разрезе сотрудника и показывает сумму долга.

От вида задолженности зависит всё дальнейшее: документ списания, проводки, необходимость начисления НДФЛ и страховых взносов, а также ограничения по сумме удержания. Например, из зарплаты по общему правилу можно удержать не более 20% суммы к выплате, а в отдельных случаях — до 50% или 70%, но прощение займа удержанием вообще не является.

Списание подотчётных сумм

Если сотрудник не отчитался по выданному авансу, действующего работника проще всего удержать из зарплаты. Для этого нужно письменное согласие сотрудника (или заявление), поскольку невозвращённый аванс не входит в перечень безусловных оснований удержания из статьи 137 ТК РФ без споров.

В 1С:ЗУП 3.1 создайте документ «Удержание прочих операций» (Зарплата → Удержания) либо настройте разовое удержание через «Все начисления» с соответствующим видом удержания. Удержание отразится в расчётном листке и уменьшит сумму к выплате. В бухгалтерском учёте при синхронизации с 1С:Бухгалтерией формируется проводка Дт 70 Кт 71 — долг по подотчёту закрывается.

Если сотрудник уже уволен и взыскать сумму невозможно (истёк срок исковой давности, суд отказал), задолженность признаётся безнадёжной. В 1С:Бухгалтерии её списывают документом «Операция, введённая вручную»: Дт 91.02 Кт 71 — на прочие расходы либо за счёт созданного резерва по сомнительным долгам (Дт 63 Кт 71).

Списание задолженности по займу

Штатный сценарий — погашение займа. В 1С:ЗУП оформляется документом «Погашение займа сотруднику» (Зарплата → Займы сотрудникам), который удерживает очередной платёж из зарплаты согласно договору. Если сотрудник гасит заём через кассу, в 1С:Бухгалтерии вводится «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат займа работником» — проводка Дт 50 Кт 73.01.

Если организация решает простить заём, оформляется соглашение о прощении долга или дарении. Прощённая сумма становится доходом сотрудника и облагается НДФЛ. В 1С:ЗУП доход регистрируется документом «Операция учёта НДФЛ» или разовым начислением с соответствующим кодом дохода. В бухучёте списание отражается проводкой Дт 91.02 Кт 73.01.

Отдельный момент — материальная выгода по беспроцентным и низкопроцентным займам. Пока заём не погашен, программа ежемесячно рассчитывает матвыгоду и НДФЛ с неё (в ЗУП это происходит автоматически при начислении зарплаты, если в договоре займа установлен соответствующий признак). После полного списания займа расчёт матвыгоды прекращается.

Списание недостачи и материального ущерба

Недостача сначала фиксируется по итогам инвентаризации: в 1С:Бухгалтерии — документом «Инвентаризация товаров» (или «Инвентаризация ОС»), сумма относится на счёт 94. Затем по приказу руководителя недостача относится на виновное лицо: Дт 73.02 Кт 94.

Взыскание с работающего сотрудника оформляется удержанием из зарплаты. В 1С:ЗУП используйте постоянное удержание (назначается документом «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» или через «Удержание прочих операций») с указанием общей суммы долга — программа будет удерживать частями с учётом ограничения процента от выплаты. Удержания сверх лимита без согласия сотрудника незаконны.

Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании, недостача списывается на финансовый результат: Дт 91.02 Кт 94. Такое списание требует документального обоснования — постановления о приостановлении уголовного дела, отказа суда и т. п.

1. 1
   Получите приказ о взыскании и согласие сотрудника на удержание сверх установленного лимита (при необходимости)
2. 2
   Создайте вид удержания «Возмещение ущерба» или используйте типовой
3. 3
   Введите документ «Постоянное удержание в пользу третьих лиц» с указанием сотрудника, суммы долга и процента удержания
4. 4
   Начислите зарплату — программа автоматически рассчитает удержание с учётом ограничения
5. 5
   Проверьте расчётный листок и проводки: Дт 70 Кт 73.02
6. 6
   После полного погашения прекратите удержание документом «Изменение условий оплаты» или снятием назначения

Списание излишне выплаченной зарплаты и долгов уволенных

Переплата зарплаты возникает из-за счётной ошибки, неотработанного аванса или неиспользованных дней отпуска при увольнении. В этих случаях работодатель вправе удержать сумму, но только в пределах ограничений ТК РФ и при отсутствии спора со стороны сотрудника. В 1С:ЗУП переплата обычно видна в отчёте «Долги по зарплате» и сторнируется документом «Сторнирование начислений» либо корректировкой при окончательном расчёте.

Если уволенный сотрудник долг не вернул, задолженность переводится в состав безнадёжной после инвентаризации расчётов и истечения срока исковой давности. Списание выполняется в 1С:Бухгалтерии ручной операцией: Дт 91.02 Кт 70 (или Кт 76 при переводе долга на расчёты с прочими дебиторами). Одновременно нужно решить вопрос с НДФЛ: о невозможности удержать налог с дохода бывшего работника сообщают в налоговую по действующему порядку.

Способы закрытия долга сотрудника

Удержание из зарплаты

Подходит для действующих сотрудников при любом виде долга; ограничение — лимит удержаний по ТК РФ и необходимость согласия в спорных случаях

Возврат через кассу или банк

Добровольное погашение; оформляется ПКО или операцией по счёту, без ограничений по сумме

Прощение долга

Быстрое закрытие, но доход облагается НДФЛ у сотрудника, а организация не всегда может учесть сумму в расходах

Списание безнадёжной задолженности

Только после инвентаризации, истечения срока давности и приказа руководителя; относится на 91.02 или резерв

Проверка результата и типичные ошибки

После списания сформируйте ОСВ по соответствующему счёту в разрезе сотрудника — сальдо должно закрыться. Дополнительно проверьте карточку НДФЛ сотрудника, если списание связано с доходом (прощение займа, безнадёжный долг): доход и исчисленный налог должны быть зарегистрированы, а в 6-НДФЛ операция попадает в корректный период.

Для зарплатных долгов сверьте отчёты «Долги по зарплате» и «Анализ задолженности по зарплате» в 1С:ЗУП с данными бухгалтерского учёта — расхождения между ЗУП и БП после синхронизации указывают на неотражённые документы или ручные правки.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счетам 70, 71, 73, 94 по сотруднику

Норма

Дебетовое сальдо по долгу закрыто

Тревожный признак

Остаток «висит» — документ списания не проведён или сумма не совпадает

Карточка учёта НДФЛ сотрудника

Норма

Доход от прощённого долга и налог отражены

Тревожный признак

Доход списан, а в учёте НДФЛ его нет

Данные ЗУП и БП после синхронизации

Норма

Суммы удержаний совпадают в обеих программах

Тревожный признак

Расхождения — есть неперенесённые или продублированные документы

Часто задаваемые вопросы

Можно ли списать долг сотрудника, если он не согласен с удержанием?

Из зарплаты без согласия удерживают только суммы, прямо перечисленные в статье 137 ТК РФ: неотработанный аванс, неизрасходованные подотчётные, переплату из-за счётной ошибки и за неиспользованные дни отпуска при увольнении. В остальных случаях нужно письменное согласие сотрудника или судебное решение. Без них долг остаётся «висеть» на счёте до добровольного погашения или признания безнадёжным.

Каким документом списать долг уволенного сотрудника в 1С:Бухгалтерии?

Используйте «Операцию, введённую вручную» (Операции → Операции, введённые вручную). Проводка по списанию безнадёжной задолженности: Дт 91.02 Кт 70, 71 или 73 в зависимости от вида долга, либо Дт 63 Кт соответствующий счёт, если создавался резерв по сомнительным долгам. Основанием служат приказ руководителя и акт инвентаризации расчётов.

Облагается ли НДФЛ прощённый заём сотруднику?

Да, прощённая сумма займа — это экономическая выгода и доход физического лица, облагаемый НДФЛ. Организация как налоговый агент обязана исчислить и удержать налог при ближайшей денежной выплате сотруднику, а при невозможности удержать — сообщить в налоговый орган в установленном порядке. В 1С:ЗУП доход регистрируется документом «Операция учёта НДФЛ».

Что делать, если долг по подотчёту числится за давно уволенным сотрудником?

Сначала проведите инвентаризацию расчётов и зафиксируйте задолженность актом. Попытайтесь взыскать сумму претензионным порядком. Если срок исковой давности истёк или взыскание невозможно, издайте приказ и спишите долг на прочие расходы проводкой Дт 91.02 Кт 71. Не забудьте о налоговых последствиях: для включения в расходы по налогу на прибыль нужно подтвердить безнадёжность долга.

Почему после удержания долг в 1С:ЗУП закрылся, а в 1С:Бухгалтерии остался?

Наиболее вероятная причина — не выполнена или выполнена с ошибкой синхронизация данных между программами, либо документ отражения в учёте не проведён. Проверьте документ «Отражение зарплаты в бухучёте» за соответствующий месяц, журнал обмена данными и наличие ручных корректировок на счетах расчётов с персоналом в бухгалтерской базе.