Другое · 9 мин
Как завести договор ГПХ в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция, как завести договор ГПХ в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: карточка сотрудника, начисления, страховые взносы, отчётность и типичные ошибки.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С оформляется иначе, чем обычный трудовой договор: у исполнителя нет графика работы, ему не положены отпуск и больничный, а взносы начисляются по особым правилам. Если завести такого работника как штатного сотрудника, программа начислит лишние взносы в ФСС и исказит кадровую отчётность, поэтому важно сразу выбрать правильный механизм.
В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный документ «Договор (работы, услуги)», а в 1С:Бухгалтерии — договор с видом «С физическим лицом» и ручное начисление через операцию или зарплатный документ. Ниже разобраны оба сценария, настройка взносов, выплата вознаграждения и отчётность.
Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8.3. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика действий сохраняется.
Что подготовить перед заведением договора ГПХ
До начала работы в программе соберите данные исполнителя: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, банковские реквизиты для выплаты и реквизиты самого договора (номер, дата, срок действия, сумма). Если физлицо уже есть в базе как сотрудник или контрагент, дублировать карточку не нужно — программа подтянет существующую.
Проверьте, что в учётной политике и настройках зарплаты включён учёт договоров ГПХ. В 1С:ЗУП это делается в разделе «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → там должен быть установлен флаг использования договоров гражданско-правового характера. Без этого флага документ «Договор (работы, услуги)» в интерфейсе может не отображаться.
Также убедитесь, что в настройках учётной политики по налогам и взносам корректно заданы тарифы: вознаграждения по ГПХ облагаются взносами на пенсионное и медицинское страхование, но не облагаются взносами на случай временной нетрудоспособности. Взносы на травматизм начисляются только если это прямо предусмотрено договором.
Как завести договор ГПХ в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата») и найдите журнал «Договоры (работы, услуги)». Нажмите «Создать» и заполните документ: выберите организацию, укажите физическое лицо — если его нет в базе, создайте новую карточку прямо из документа кнопкой выбора с последующим добавлением.
В полях документа укажите номер и дату договора, период действия (даты начала и окончания работ), подразделение и сумму вознаграждения. Обратите внимание на поле с видом расчёта: по умолчанию подставляется начисление «Оплата по договорам ГПХ», при необходимости его можно заменить на своё с нужными настройками НДФЛ и взносов.
Проведите документ. После проведения исполнитель появится в отчётах по договорам ГПХ, но не попадёт в штатное расписание и списки трудовых договоров — это ключевой признак правильного оформления. Сам сотрудник-исполнитель при этом может быть виден в общем списке физических лиц.
- 1Включите учёт договоров ГПХ в настройках расчёта зарплаты
- 2Создайте карточку физического лица с ИНН и СНИЛС
- 3Откройте «Кадры» → «Договоры (работы, услуги)» → «Создать»
- 4Заполните номер, дату, период, сумму и вид расчёта
- 5Проведите документ и проверьте, что исполнитель не попал в штатное расписание
Начисление вознаграждения и НДФЛ
Вознаграждение по ГПХ начисляется отдельным документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» в разделе «Зарплата». Создайте документ, выберите договор — программа подставит сумму из условий договора, при необходимости сумму можно скорректировать вручную, если оплата идёт частями или по актам выполненных работ.
НДФЛ рассчитывается автоматически по ставке, действующей для резидентов или нерезидентов. Если исполнитель имеет право на стандартные вычеты, их нужно завести в карточке физлица через документ «Заявление на вычеты НДФЛ» — программа не применяет вычеты автоматически без заявления.
Дата фактического получения дохода по договору ГПХ — день выплаты, а не день начисления. Программа учитывает это при формировании 6-НДФЛ, поэтому важно, чтобы документ выплаты был оформлен корректно и в том же периоде.
Страховые взносы по договорам ГПХ
Взносы рассчитываются в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» вместе с зарплатой штатных сотрудников, либо отдельно при расчёте по договорам — в зависимости от настроек и релиза. Проверьте результат через расчётный листок физлица или отчёт «Анализ взносов в фонды».
Ключевое отличие ГПХ от трудового договора — состав взносов. Вознаграждение облагается пенсионными и медицинскими взносами, не облагается взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Взносы на травматизм — только если это прописано в договоре; в программе это регулируется настройкой вида расчёта.
Как проверить результат
Отсутствует — оформлен только договор ГПХ
Присутствует как штатный сотрудник с графиком
Не начисляются на вознаграждение по ГПХ
Начислены — проверьте вид расчёта и настройки
Доход попадает в отчёт по дате выплаты
Доход отсутствует или дата неверна
Как завести ГПХ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового учёта, поэтому исполнитель заводится как контрагент с типом «Физическое лицо». Откройте справочник «Контрагенты», создайте новый элемент, заполните ФИО, ИНН и СНИЛС, затем создайте договор с видом «С физическим лицом».
Начисление вознаграждения выполняется документом «Операция, введённая вручную» с проводками по кредиту счёта 76.10 (или 70, если физлицо является сотрудником) и дебетом счёта затрат, либо через зарплатные документы, если подсистема зарплаты включена и физлицо заведено как сотрудник без приёма на работу. Второй вариант предпочтительнее: программа сама рассчитает НДФЛ и взносы и включит суммы в отчётность.
Выплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер» с указанием договора. Убедитесь, что НДФЛ удержан при выплате и перечислен в бюджет в установленный срок.
Сравнение вариантов оформления
Полноценный учёт: автоматический НДФЛ, взносы, отчётность. Подходит при регулярной работе с подрядчиками
НДФЛ и взносы считаются автоматически, но кадровых документов нет. Подходит для редких разовых договоров
Полный ручной контроль, но НДФЛ, взносы и отчётность придётся считать и проверять самостоятельно. Только для опытных пользователей
Типичные ошибки при работе с ГПХ
Самая частая ошибка — оформление исполнителя обычным приёмом на работу. В этом случае начисляются лишние взносы, сотрудник попадает в штатное расписание, а исправление требует сторнирования и пересдачи отчётности. Если ошибка обнаружена, отмените проведение кадровых документов и оформите договор ГПХ корректно до расчёта зарплаты за период.
Вторая группа ошибок связана с датами: начисление проведено одним месяцем, выплата — другим, а дата дохода в документах указана неверно. Из-за этого искажается 6-НДФЛ и возникают расхождения с персонифицированными сведениями. Всегда сверяйте даты начисления, выплаты и удержания НДФЛ.
Отчётность по исполнителям ГПХ
Исполнители по ГПХ включаются в расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения о физических лицах и форму 6-НДФЛ. В разделе 3 расчёта по взносам такие лица отражаются с соответствующей категорией застрахованного лица — проверьте, что программа проставила её автоматически.
Перед сдачей отчётности сформируйте отчёт «Анализ взносов в фонды» и сверку НДФЛ: суммы по исполнителям ГПХ должны совпадать с проведёнными документами начисления и выплаты. Расхождения чаще всего вызваны ручными корректировками или непроведёнными документами.
Что важно запомнить
Договор ГПХ заводится отдельным документом, а не приёмом на работу. Начисление идёт через «Начисление по договорам», взносы на нетрудоспособность не начисляются, НДФЛ считается с учётом заявленных вычетов. Перед сдачей отчётности сверьте даты дохода и суммы взносов.
Частые вопросы
Можно ли оформить договор ГПХ на штатного сотрудника?
Да, если работа выходит за рамки его трудовой функции. В 1С:ЗУП договор ГПХ заводится на то же физическое лицо, что и трудовой договор, — программа корректно разнесёт начисления и взносы по обоим основаниям.
Нужно ли начислять взносы на травматизм по ГПХ?
Только если это прямо предусмотрено условиями договора. В программе соответствующая настройка задаётся в виде расчёта или карточке договора — проверьте её до расчёта взносов.
Как выплатить вознаграждение частями?
Создавайте несколько документов начисления по одному договору с разными суммами и датами, например по актам выполненных работ. Общая сумма не обязана совпадать с суммой договора автоматически — контролируйте её вручную.
Что делать, если исполнитель оформлен приёмом на работу по ошибке?
Отмените проведение кадрового приказа и документов начисления, затем оформите договор ГПХ и пересчитайте взносы. Если отчётность уже сдана, потребуется уточнённый расчёт по взносам и корректировка 6-НДФЛ.
Попадает ли исполнитель ГПХ в среднесписочную численность?
В среднесписочную численность работники по ГПХ не включаются, но учитываются в средней численности отдельным показателем. В 1С:ЗУП это отражается в соответствующих статистических отчётах автоматически.
Где посмотреть все договоры ГПХ по физическому лицу?
В карточке физического лица в 1С:ЗУП есть ссылка на связанные документы, а в журнале «Договоры (работы, услуги)» можно установить отбор по исполнителю. Также удобен отчёт по начислениям с группировкой по сотрудникам.