Другое · 9 мин
Как в 1С сформировать табель учёта рабочего времени
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии сформировать табель учёта рабочего времени, настроить графики, проверить данные и исправить ошибки.
Табель учёта рабочего времени — обязательный документ, на основании которого начисляется зарплата, считаются переработки и подтверждается факт работы сотрудников при проверках. В программах 1С табель формируется автоматически на основе графиков работы и кадровых документов, но результат зависит от корректности исходных данных.
Чаще всего табель формируют в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) — там он является полноценным инструментом учёта времени. В «1С:Бухгалтерии» возможности ограничены: документ «Табель» есть только в отдельных редакциях, а печатная форма Т-13 доступна как отчёт. Ниже разобраны оба варианта, а также типовые ошибки, из-за которых в табеле появляются лишние неявки или неверные часы.
Прежде чем формировать табель, убедитесь, что в программе введены приёмы на работу, заполнены графики сотрудников и отражены отклонения — отпуска, больничные, командировки, прогулы. Табель не «придумывает» данные: он собирает их из учётной системы, и любой пропуск в документах превратится в ошибку в отчёте.
Что проверить перед формированием табеля
Главное условие корректного табеля — актуальные графики работы. Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что в поле «График работы» указан действующий график, а сам график заполнен на нужный период. Если график не заполнен на текущий год, табель покажет пустые дни или нулевые часы.
Второе условие — все отклонения оформлены документами. Отпуск должен быть введён документом «Отпуск», нетрудоспособность — документом «Больничный лист», командировка — соответствующим документом. Если сотрудник фактически был в отпуске, а документ не введён, табель покажет эти дни как рабочие по графику, и зарплата будет рассчитана неверно.
Третий момент — дата приёма и увольнения. Табель строится только в пределах периода работы сотрудника. Если приём оформлен задним числом или увольнение не проведено, в табеле появятся лишние строки или пропуски.
Как проверить готовность данных
График указан в карточке и заполнен на весь период
Поле пустое или график не заполнен на нужный месяц
Отпуска и больничные введены и проведены
Сотрудник отсутствовал, но документа нет
Приём и увольнение проведены с верными датами
Документ не проведён или дата не совпадает с фактом
Как сформировать табель в 1С:ЗУП отчётом Т-13
Самый быстрый способ — типовой отчёт. Откройте раздел «Зарплата», перейдите по ссылке «Отчёты, справки по зарплате» и найдите «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно месяц), при необходимости выберите организацию и подразделение, затем нажмите «Сформировать».
Отчёт выводит унифицированную форму Т-13 с буквенными кодами (Я, В, ОТ, Б, К и другими) и количеством часов по каждому дню. Данные берутся из графиков работы с учётом документов отклонений. Отчёт можно сразу распечатать или сохранить в Excel через кнопку «Сохранить» в табличном документе.
Если нужен табель не за месяц, а за произвольный период — например, за первую половину месяца для расчёта аванса — просто измените даты в шапке отчёта. Форма перестроится автоматически.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки по зарплате»
- 2Выберите отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
- 3Укажите период, организацию и при необходимости подразделение
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте коды и часы по сотрудникам
- 5Распечатайте документ или сохраните его в файл
Как сформировать табель документом «Табель» в ЗУП
Документ «Табель» нужен, когда фактическое время отличается от графика и отклонения не оформляются отдельными документами — например, при суммированном учёте или ручной корректировке явок. Найдите его в разделе «Зарплата» → «Табели» (если ссылки нет, включите её через настройки состава начислений и удержаний).
Создайте новый документ, укажите месяц, организацию и подразделение, затем нажмите «Заполнить». Программа подберёт сотрудников и проставит время по графикам с учётом введённых отклонений. Дальше можно вручную скорректировать отдельные дни: изменить код, количество часов, добавить ночные или вечерние часы.
Важно понимать: документ «Табель» имеет приоритет над автоматическим расчётом. Если он введён и проведён, зарплата за месяц будет считаться по данным табеля, а не по графику. Поэтому после ручной правки сверьте итоговые часы с нормой времени — иначе сотрудник получит больше или меньше положенного.
Как сформировать табель в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» полноценного кадрового учёта времени нет, но печатная форма табеля доступна. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать».
Данные берутся из графика работы, заданного в настройках, и из документов «Начисление зарплаты», «Отпуск», «Больничный лист». Поскольку в бухгалтерской конфигурации нет детального учёта отклонений по дням, форма подходит для небольших организаций с простым пятидневным графиком. При сменных графиках, суммированном учёте или частых отклонениях корректнее вести учёт в ЗУП.
Если в вашей редакции отчёта Т-13 нет, проверьте полноту поставки: в базовых версиях часть кадровых отчётов ограничена. Альтернатива — сформировать табель внешней печатной формой или вести его в ЗУП, а в бухгалтерию переносить только итоги начислений.
Где формировать табель
Полноценный учёт времени: графики, отклонения, документ «Табель», сменные режимы. Подходит организациям любого размера.
Только отчёт Т-13 по простым графикам. Подходит небольшим компаниям с пятидневкой и редкими отклонениями.
Запасной вариант, когда типовых возможностей не хватает. Требует ручного контроля и не связана с расчётом зарплаты.
Настройка графиков работы
График — основа табеля. В ЗУП графики создаются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». При создании укажите способ заполнения: по дням недели (пятидневка, шестидневка), по циклам произвольной длины (сменные графики «два через два» и т.п.) или с учётом праздников из производственного календаря.
После настройки шаблона нажмите «Заполнить» — программа распишет рабочие и выходные дни на год. Проверьте итоговую норму часов: она должна совпадать с производственным календарём. Расхождение обычно означает, что не обновлён календарь праздников или неверно задан шаблон.
Изменение графика в середине месяца оформляйте не правкой старого графика, а кадровым переводом или документом «Изменение графика работы списком сотрудников». Иначе табель за прошлые периоды пересчитается задним числом, и уже подписанные документы перестанут совпадать с программой.
Типичные ошибки и их устранение
Самая частая проблема — в табеле у сотрудника весь месяц помечен кодом «НН» (неявка по невыясненной причине) или дни пустые. Причина почти всегда одна: не заполнен график работы на нужный период. Откройте график, заполните его и пересформируйте отчёт.
Вторая типичная ситуация — отпуск или больничный не отражается в табеле. Проверьте, что документ проведён, его период попадает в месяц табеля, а сотрудник в документе совпадает с сотрудником в табеле (иногда заводят дубль физлица). Также убедитесь, что отпуск не введён с ошибочной датой.
Третья ошибка — ручная правка табеля вместо ввода документа отклонения. Если сотрудник был на больничном, а в табеле просто исправили коды вручную, расчёт пособия не выполнится, и при следующем заполнении правки могут затереться. Отклонения всегда оформляйте первичными документами.
Проверка результата и выгрузка
После формирования сверьте три контрольных значения: общее количество отработанных дней и часов по каждому сотруднику, итоговую норму времени за месяц и корректность кодов отклонений. Норму удобно сверять с производственным календарём — в ЗУП она отображается прямо в графике работы.
Для передачи табеля в архив или проверяющим распечатайте форму Т-13 с подписями ответственных лиц. Электронную версию сохраните в PDF или Excel через меню «Файл» → «Сохранить» табличного документа. Если табель используется для расчёта зарплаты, убедитесь, что документ «Табель» (если он вводился) проведён до документа «Начисление зарплаты и взносов».
Что важно запомнить
Табель в 1С собирается из графиков работы и документов отклонений. Сначала проверьте исходные данные, затем формируйте отчёт Т-13 или документ «Табель», и обязательно сверяйте итоговые часы с нормой перед расчётом зарплаты.
Частые вопросы
Почему в табеле у сотрудника пустые дни или сплошной код «НН»?
Почти всегда причина в незаполненном графике работы на нужный период. Откройте график сотрудника, нажмите «Заполнить» на требуемый год, проверьте, что график указан в карточке сотрудника, и пересформируйте табель.
Можно ли сформировать табель за половину месяца для аванса?
Да. В отчёте Т-13 укажите произвольный период, например с 1 по 15 число. В ЗУП также есть отдельный механизм учёта времени для расчёта за первую половину месяца — документ «Табель» можно ввести на часть месяца.
Что делать, если отпуск не отображается в табеле?
Проверьте, что документ «Отпуск» проведён, его даты попадают в период табеля, а сотрудник не продублирован в справочнике. После исправления пересформируйте отчёт — ручные правки кодов в табеле делать не следует.
Можно ли исправить табель после того, как зарплата уже начислена?
Можно, но порядок важен: сначала исправьте первичные документы или табель, затем пересчитайте начисление зарплаты. Если зарплата уже выплачена, разница отражается в следующем периоде через перерасчёт или сторнирование.
Подходит ли 1С:Бухгалтерия для табеля при сменных графиках?
Нет, бухгалтерская конфигурация рассчитана на простые графики вроде пятидневки. При сменных режимах, суммированном учёте и частых отклонениях учёт времени корректнее вести в 1С:ЗУП.