Как загрузить лицевые счета сотрудников в 1С

Лицевые счета сотрудников нужны в 1С для перечисления зарплаты, аванса, отпускных и других выплат на банковские карты. Вводить реквизиты вручную долго и рискованно: ошибка в одной цифре счёта приводит к возврату платежа и задержке выплаты. Поэтому в типовых конфигурациях предусмотрены механизмы загрузки лицевых счетов из файлов, которые выгружает банк, — из зарплатного проекта или клиент-банка.

Способ загрузки зависит от конфигурации (1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия), от того, подключён ли у организации зарплатный проект, и от формата, который поддерживает ваш банк. Ниже разобраны основные сценарии: от подготовки данных до проверки результата и исправления типичных ошибок.

Что нужно подготовить перед загрузкой

Перед загрузкой убедитесь, что в базе корректно заполнены связанные данные. Во-первых, должен быть создан элемент справочника «Банки» с правильным БИК банка, в котором открыты счета сотрудников, — без этого программа не сможет сопоставить счёт с кредитной организацией. Во-вторых, в карточках сотрудников должны быть заполнены ФИО и, для зарплатных проектов, данные, по которым банк идентифицирует работника.

В-третьих, если используется зарплатный проект, он должен быть создан в программе: в 1С:ЗУП это делается в разделе «Выплаты → Зарплатные проекты», где указывается банк и номер договора с банком. Именно в рамках зарплатного проекта выполняется обмен файлами с банком.

Также заранее запросите у банка файл с лицевыми счетами в формате, который поддерживает 1С. Обычно это XML-файл стандартного формата обмена по зарплатным проектам, реже — текстовый файл или Excel-таблица. Уточните у банка возможность выгрузки именно в стандартном формате 1С — большинство крупных банков его поддерживают.

Загрузка через зарплатный проект в 1С:ЗУП

Основной и рекомендуемый способ для 1С:Зарплата и управление персоналом — обмен с зарплатным проектом. Банк после открытия счетов сотрудникам формирует файл подтверждения, в котором содержатся ФИО и номера лицевых счетов. Этот файл загружается в программу, и счета автоматически записываются в карточки сотрудников.

Порядок действий: откройте раздел «Выплаты → Зарплатные проекты» и выберите нужный проект. В форме зарплатного проекта перейдите по ссылке обмена с банком и выберите операцию загрузки подтверждения открытия счетов. Укажите путь к файлу, полученному из банка, и выполните загрузку. Программа покажет список сотрудников, для которых будут записаны счета, и сообщит о строках, которые не удалось сопоставить.

Если ваша организация и банк подключены к сервису 1С:ДиректБанк, файл подтверждения загружается автоматически в рамках электронного обмена — вручную указывать путь к файлу не требуется. Это самый удобный вариант при регулярном найме сотрудников.

1. 1
   Создайте зарплатный проект: Выплаты → Зарплатные проекты → Создать, укажите банк и договор
2. 2
   Получите от банка файл подтверждения открытия лицевых счетов
3. 3
   В форме зарплатного проекта выберите обмен с банком и операцию загрузки подтверждения
4. 4
   Укажите файл и выполните загрузку
5. 5
   Проверьте список загруженных сотрудников и сообщения о несопоставленных строках

Загрузка лицевых счетов в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 механика похожая: зарплатные проекты находятся в разделе «Зарплата и кадры → Зарплатные проекты». После создания проекта и получения файла от банка используйте команду загрузки подтверждения открытия счетов. Счета записываются в регистр лицевых счетов сотрудников и затем подставляются в ведомости на выплату зарплаты.

Если зарплатного проекта нет и счета открыты сотрудниками самостоятельно в разных банках, загрузить их можно через обработку «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «Администрирование» или «Все функции», если обработка скрыта). Подготовьте Excel-файл с колонками: сотрудник, БИК банка, номер счёта. В обработке выберите тип загружаемых данных — лицевые счета сотрудников — и сопоставьте колонки файла полям программы.

Загрузка из Excel без зарплатного проекта

Универсальный вариант, когда банк выдаёт реестр счетов только в Excel или сотрудники предоставили реквизиты в произвольной форме, — загрузка из табличного документа. Подготовьте файл: одна строка — один сотрудник, колонки содержат ФИО (как в базе), БИК банка и номер счёта. Лишние пробелы и символы в номерах счетов удалите заранее.

Откройте обработку загрузки, выберите файл и настройте соответствие колонок полям. Программа сопоставляет сотрудников по ФИО, поэтому написание должно совпадать с карточкой в базе. Строки, которые не удалось сопоставить, обработайте вручную — обычно это расхождения в буквах «е/ё», двойные фамилии или изменённые фамилии после замужества.

Перед загрузкой из Excel отсортируйте файл по фамилии и сверьте количество строк с количеством сотрудников, которым нужны счета. Это простое действие позволяет сразу заметить пропущенных людей и дубли, которые в большом файле иначе обнаруживаются только после ошибок при выплате.

Проверка результата после загрузки

После загрузки убедитесь, что счета записались корректно. Откройте карточки нескольких сотрудников: в 1С:ЗУП лицевой счёт отображается в разделе выплат карточки сотрудника, в Бухгалтерии — по ссылке «Лицевые счета» в карточке сотрудника. Проверьте, что указан правильный банк и номер счёта совпадает с данными банка.

Дополнительно сформируйте список сотрудников без лицевых счетов — это те, кому выплата не уйдёт на карту. В ЗУП это видно при формировании ведомости в банк: сотрудники без счетов либо не попадают в документ, либо подсвечиваются с ошибкой. Проверьте также контрольный разряд счёта: программа обычно сама сообщает, если номер счёта не соответствует БИК банка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Лицевой счёт в карточке сотрудника

Норма

Счёт заполнен, банк определён по БИК

Тревожный признак

Поле пустое или банк не найден

Ведомость в банк

Норма

Сотрудник попадает в ведомость без предупреждений

Тревожный признак

Строка подсвечена, сообщение об отсутствии счёта

Количество загруженных счетов

Норма

Совпадает с количеством строк в файле банка

Тревожный признак

Часть строк не сопоставлена — нужна ручная обработка

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая проблема — программа не находит сотрудника по данным файла. Причины: расхождение в написании ФИО, сотрудник уволен и помечен в архиве, либо в файле банка указаны старые паспортные данные. Решение — сопоставить такие строки вручную, выбрав сотрудника из списка.

Вторая группа ошибок связана с банком: БИК отсутствует в классификаторе банков или устарел. Обновите справочник банков через интернет-поддержку или загрузите классификатор ЦБ. Третья типичная ситуация — файл банка в нестандартном формате: программа отказывается его читать. В этом случае запросите у банка выгрузку в стандартном формате обмена с 1С или конвертируйте данные в Excel и используйте загрузку из табличного документа.

Частые вопросы

Можно ли загрузить лицевые счета, если у организации нет зарплатного проекта?

Да. Используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» и Excel-файл с колонками «сотрудник — БИК — номер счёта». Либо вводите счета вручную в карточках сотрудников, если людей немного.

Что делать, если банк прислал файл, который 1С не открывает?

Проверьте формат: для обмена по зарплатным проектам нужен файл стандартного формата 1С (обычно XML). Попросите банк выгрузить в этом формате — большинство банковских систем его поддерживают. Как запасной вариант — перенесите данные в Excel и загрузите через табличный документ.

Почему после загрузки сотрудник не попадает в ведомость в банк?

Чаще всего счёт записан, но в ведомости выбран другой зарплатный проект или банк, либо у сотрудника в карточке не указан способ выплаты. Проверьте, что зарплатный проект в ведомости совпадает с проектом, в который загружались счета.

Перезапишет ли загрузка уже заполненные счета?

Да, при загрузке подтверждения от банка счёт может быть заменён на новый, если банк перевыпустил реквизиты. Это нормальное поведение, но при массовой загрузке стоит предварительно сделать копию базы и после — выборочно сверить счета.

Как загрузить счета вновь принятых сотрудников, не трогая остальных?

Загрузите файл подтверждения, который банк формирует именно по новым сотрудникам, — в нём будут только их строки. Программа запишет счета только этим людям, данные остальных не изменятся.