Другое · 9 мин
Как в 1С вывести список всех сотрудников с датами приема и увольнения
Как в 1С:ЗУП вывести список всех сотрудников с датами приема и увольнения: штатные отчеты, консоль отчетов, настройка отборов и проверка данных.
Задача получить список сотрудников с датами приема на работу и увольнения возникает регулярно: при подготовке данных для руководства, проверке кадрового учета, сверке с бухгалтерией или подготовке к аудиту. В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эта информация хранится в документах «Прием на работу» и «Увольнение», и вывести ее можно несколькими способами — от встроенных отчетов до универсального отчета по регистрам.
Выбор способа зависит от версии конфигурации, прав пользователя и того, нужен ли разовый список или регулярно используемый отчет. Ниже разобраны основные варианты для 1С:ЗУП 3.1, а также альтернативы для тех, кто работает в более старых или отраслевых конфигурациях.
Где хранятся даты приема и увольнения в 1С
Прежде чем строить отчет, важно понимать, откуда программа берет данные. В 1С:ЗУП 3.1 дата приема фиксируется документом «Прием на работу» (или «Приемы на работу» для группового оформления), а дата увольнения — документом «Увольнение». Эти документы формируют движения по регистру сведений «Кадровая история сотрудников», где и хранится вся хронология: прием, переводы, увольнение.
В карточке сотрудника (справочник «Сотрудники») отображается только актуальное состояние, поэтому простым просмотром списка справочника даты движения не получить. Именно поэтому для выборки нужны отчеты, которые обращаются к кадровым регистрам, а не только к справочнику.
Если в базе велся учет в нескольких программах или данные переносились из ЗУП 2.5, часть истории может отсутствовать в регистрах — это типичная причина «пустых» дат в отчетах. Такие случаи проверяются отдельно, через документы сотрудника.
Способ 1: штатный отчет «Списки сотрудников»
Самый простой путь — встроенный кадровый отчет. Откройте раздел «Кадры», затем «Кадровые отчеты» и выберите «Списки сотрудников». Отчет построен на СКД, поэтому его структуру можно гибко менять без доработок конфигурации.
Способ 3: отчет «Штатные сотрудники» и справки о приемах и увольнениях
В разделе кадровых отчетов есть и другие полезные варианты. Отчет «Штатные сотрудники» показывает работающих на дату с датами приема. Для уволенных удобен отчет «Остатки отпусков» нет — а вот отчет «Уволенные сотрудники» (в ряде релизов присутствует в списке кадровых отчетов) выводит именно даты увольнения за период.
Если нужен единый список «все-все» — и работающие, и уволенные — надежнее всего вернуться к «Спискам сотрудников» с расширенным периодом или к универсальному отчету. Комбинация двух узких отчетов часто приводит к тому, что сотрудники, уволенные и принятые повторно, попадают в выборку некорректно.
Способ 4: консоль отчетов СКД и собственная настройка
Для регулярного использования имеет смысл один раз настроить вариант отчета и сохранить его. В «Списках сотрудников» после настройки полей нажмите «Сохранить вариант» (кнопка с дискетой или меню «Еще» — «Сохранить вариант отчета»), задайте понятное имя, например «Сотрудники с датами приема и увольнения».
Если ваша организация использует «Консоль отчетов» или есть доступ к пользовательским отчетам, можно построить произвольный запрос по регистру «Кадровая история сотрудников» со сверткой: сотрудник, минимальная дата приема, максимальная дата увольнения. Такой вариант подходит, когда у одного сотрудника несколько приемов и увольнений, а нужна одна строка.
Сравнение способов
Подходит всем пользователям ЗУП 3.1, не требует специальных прав. Ограничение: при нескольких приемах одного сотрудника детализация зависит от настройки группировок.
Гибкая выборка по регистру кадровой истории. Требует прав доступа к регистрам и понимания структуры данных.
Оптимален для регулярной выгрузки: один раз настроил — дальше формируется в один клик.
Для нестандартных требований и свертки повторных приемов. Нужны навыки или помощь специалиста 1С.
Выгрузка списка в Excel и проверка результата
Любой сформированный отчет в 1С можно сохранить в табличный документ: кнопка «Сохранить» или «Файл — Сохранить копию», формат — лист Excel (xlsx). Перед выгрузкой убедитесь, что в отчете нет лишних итоговых строк и группировок, иначе в Excel структура будет неудобной для фильтрации.
После формирования обязательно сверьте результат. Контрольные точки простые: количество работающих в отчете должно совпадать со списком действующих сотрудников в справочнике (с учетом отсутствующих по уважительным причинам), а количество уволенных за период — с журналом документов «Увольнение» за тот же период.
Как проверить результат
У каждого работающего сотрудника заполнена дата приема
Пустые даты у части сотрудников — возможен перенос данных без кадровых документов
Заполнены только у уволенных, совпадают с приказами
Дата увольнения есть у работающего сотрудника или не совпадает с приказом
Число строк совпадает с числом сотрудников по справочнику за выбранный период
Часть сотрудников отсутствует — проверьте отбор по периоду и организации
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы возникают не из-за отчета, а из-за настроек отбора и качества данных. Разберите типовые ситуации, прежде чем делать вывод о «неправильной» работе программы.
Отдельно отметим: если в базе ведется учет по нескольким организациям, всегда проверяйте отбор по полю «Организация». Отчет без отбора покажет консолидированный список, что не всегда нужно для кадровой сверки.
Частые вопросы
Как вывести список только уволенных сотрудников за год?
В отчете «Списки сотрудников» установите отбор: поле «Дата увольнения» в диапазоне с 1 января по 31 декабря нужного года. Либо используйте универсальный отчет по регистру «Кадровая история сотрудников» с отбором «Вид события = Увольнение» и периодом за нужный год.
Почему у части сотрудников пустая дата приема?
Обычно это следствие переноса данных из другой программы, когда остатки вводились без документов «Прием на работу». Проверьте карточку сотрудника: если кадровых документов нет, дату придется восстанавливать документально или через корректировку данных переноса.
Как получить список в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровые отчеты ограничены. Используйте отчет «Списки сотрудников» из раздела «Зарплата и кадры — Кадровые отчеты», если он доступен в вашей версии, либо универсальный отчет по регистру кадровых сведений. Для полноценного кадрового учета предназначен именно ЗУП.
Можно ли вывести даты приема и увольнения одной строкой на сотрудника?
Да, если у сотрудника один прием и одно увольнение — стандартный отчет справится. При повторных приемах понадобится настройка СКД со сверткой (минимальная дата приема, последняя дата увольнения) или помощь специалиста для доработки варианта отчета.
Нужны ли специальные права для этих отчетов?
Для штатных кадровых отчетов достаточно роли кадровика или расчетчика. Универсальный отчет и доступ к регистрам напрямую могут требовать прав администратора или дополнительных настроек профиля доступа.
Что важно запомнить
Список сотрудников с датами приема и увольнения в 1С:ЗУП проще всего получить через отчет «Списки сотрудников» с добавлением нужных полей и корректным периодом. Для нестандартных выборок используйте универсальный отчет по регистру кадровой истории. Всегда сверяйте результат с журналом документов и не исправляйте кадровые данные без анализа последствий для расчетов.