Как выплатить аванс по зарплате в 1С

Аванс — это оплата первой половины месяца, которую работодатель обязан выдать сотрудникам в срок, установленный правилами внутреннего трудового распорядка. В программах 1С (ЗУП, Бухгалтерия, Комплексная автоматизация) выплата аванса оформляется отдельным событием с собственными документами и проводками, и от правильности этих действий зависит корректность расчёта НДФЛ и итоговой зарплаты за месяц.

Порядок действий зависит от того, какая у вас конфигурация и как вы считаете аванс: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанную первую половину месяца. Ниже разобраны все три подхода, настройка дат выплаты, оформление ведомостей, удержание НДФЛ с аванса и проверка результата.

Какой способ расчёта аванса выбрать и где он настраивается

Перед первой выплатой нужно определить, как программа будет считать сумму аванса. В 1С:ЗУП доступны три варианта: фиксированная сумма, процент от тарифа (оклада) и расчёт за первую половину месяца. Выбор задаётся в учётной политике организации: раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты», либо в «Настройка» → «Расчёт зарплаты» в зависимости от релиза.

Расчёт за первую половину месяца считается наиболее безопасным с точки зрения трудового законодательства: программа анализирует фактически отработанное время с 1 по 15 число и начисляет пропорциональную сумму. Это исключает ситуацию, когда сотрудник получил аванс, но не отработал период — например, был на больничном. Фиксированная сумма и процент проще в администрировании, но требуют ручного контроля за отсутствиями.

В 1С:Бухгалтерии автоматического расчёта аванса за первую половину месяца нет: сумму задают вручную в ведомости или через документ «Начисление зарплаты» с соответствующим видом операции. Поэтому в бухгалтерской конфигурации чаще используют фиксированный процент от оклада, например 40%.

Сравнение способов расчёта аванса

Расчёт за первую половину месяца

Точный и юридически безопасный вариант; требует актуальных табелей и документа «Начисление за первую половину месяца» в ЗУП.

Процент от оклада

Простой вариант без расчётных документов; риск переплаты при отсутствиях сотрудника в первой половине месяца.

Фиксированная сумма

Подходит для стабильных окладов; при изменении оклада сумму нужно не забыть обновить.

Настройка дат выплаты аванса и зарплаты

Даты выплаты хранятся в карточке организации и влияют на автоматическое заполнение ведомостей и удержание НДФЛ. Откройте «Настройка» → «Организации», перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки» и укажите дату выплаты аванса (обычно с 16 по 30 число) и дату окончательного расчёта (до 15 числа следующего месяца). Точные числа должны совпадать с трудовыми договорами и положением об оплате труда.

Если по подразделениям даты выплаты различаются, в ЗУП можно переопределить их на уровне подразделения в его карточке. Это важно для крупных организаций, где кассы и расчётные счета обслуживаются по-разному.

Проверьте, что дата аванса не попадает на выходной без корректировки: по правилам, если день выплаты совпадает с нерабочим днём, зарплату выдают накануне. Программа подставит дату из настроек, но ответственность за сдвиг даты в конкретном месяце остаётся на расчётчике.

Расчёт аванса за первую половину месяца в 1С:ЗУП

Если выбран расчётный способ, перед выплатой создаётся документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Укажите месяц начисления и дату выплаты — программа автоматически заполнит табличную часть сотрудниками и рассчитает суммы по данным об отработанном времени с 1 по 15 число.

Перед проведением документа убедитесь, что в системе введены все кадровые события первой половины месяца: приёмы, увольнения, отпуска, больничные, командировки. Если больничный ещё не предъявлен, аванс за эти дни будет начислен, и переплату придётся корректировать при окончательном расчёте. Это не ошибка программы, а следствие неполноты данных.

В документе автоматически рассчитывается НДФЛ с аванса — по действующим правилам налог удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс. Проверьте вкладку с НДФЛ: суммы должны быть заполнены, вычеты применены корректно.

1. 1
   Введите все кадровые документы первой половины месяца: приёмы, отсутствия, увольнения.
2. 2
   Создайте документ «Начисление за первую половину месяца» и проверьте суммы и НДФЛ.
3. 3
   Создайте ведомость «В банк» или «В кассу» с видом выплаты «Аванс» на ту же дату.
4. 4
   Проверьте заполнение ведомости, проведите её и выполните выплату денег.
5. 5
   Сформируйте расчётный листок сотрудника и убедитесь, что аванс отражён и НДФЛ удержан.

Выплата аванса через ведомости

Непосредственно выплата оформляется документами из раздела «Выплаты» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Ведомости» (в Бухгалтерии). Доступны «Ведомость в банк» (перечисление на карты по зарплатному проекту), «Ведомость на счета» (перечисление на произвольные счета сотрудников), «Ведомость в кассу» и «Ведомость через раздатчика».

В поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс», укажите месяц и дату выплаты. Кнопка «Заполнить» подставит сотрудников с суммами, рассчитанными выбранным способом, и НДФЛ к перечислению. Если сотруднику нужно выплатить иную сумму, её можно скорректировать вручную прямо в ведомости — программа пересчитает налог.

После проведения ведомости в ЗУП статус выплаты отображается в журнале. Для банковских ведомостей следующий шаг — выгрузка реестра в банк (обмен через файл или прямой обмен 1С:ДиректБанк). После подтверждения банка зарегистрируйте факт зачисления, чтобы в учёте выплата считалась завершённой.

НДФЛ с аванса: что важно учесть

С аванса удерживается НДФЛ в общем порядке: налоговая база определяется на дату выплаты дохода. В ЗУП налог рассчитывается автоматически в документе начисления аванса или в ведомости, если аванс платится без расчётного документа. Убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты не отключён расчёт НДФЛ при межрасчётных выплатах.

Стандартные вычеты на детей по умолчанию предоставляются при окончательном расчёте за месяц, но программа может применить их и к авансу в зависимости от настроек. Главное — не допустить двойного предоставления вычета: проверьте итоговый НДФЛ за месяц в расчётном листке и в отчёте «Анализ НДФЛ».

Срок перечисления налога с аванса — общий: НДФЛ, удержанный с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего, перечисляется не позднее 28 числа. Ведомость по авансу попадёт в уведомление по ЕНП вместе с налогом с окончательного расчёта, поэтому важно, чтобы дата выплаты в документе была указана верно.

Проверка результата и типичные ошибки

После выплаты аванса сформируйте расчётный листок по нескольким сотрудникам: в нём должна быть строка с выплаченным авансом и удержанным НДФЛ. Затем откройте отчёт «Зарплата» → «Полное сводное начисление» или «Анализ зарплаты по сотрудникам» и убедитесь, что задолженность на конец периода соответствует ожидаемому остатку до окончательного расчёта.

Дополнительная проверка — отчёт «Остатки по зарплате» или обороты по счёту 70 в бухгалтерской программе. Если после выплаты аванса остаток по сотруднику стал отрицательным (переплата), значит аванс превысил начисления за первую половину месяца — разберитесь с отсутствиями и скорректируйте при окончательном расчёте.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Аванс показан как выплата, НДФЛ удержан, долг за организацией равен остатку до расчёта

Тревожный признак

Аванс отсутствует или долг отрицательный

Ведомость в журнале выплат

Норма

Статус «Выплачено», сумма совпадает с банковской выпиской

Тревожный признак

Ведомость проведена, но подтверждения банка нет

Отчёт «Анализ НДФЛ» за месяц

Норма

Исчисленный налог равен сумме удержанного с аванса и расчёта

Тревожный признак

Разница между исчисленным и удержанным

Как выплатить аванс в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 нет отдельного расчёта первой половины месяца. Типовой сценарий: создайте документ «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости»), в поле «Выплачивать» выберите «Аванс», укажите месяц и заполните табличную часть. Суммы по каждому сотруднику программа рассчитает как процент от оклада, если это задано в настройках, либо их вводят вручную.

Проводки по выплате формируются при проведении ведомости (Дт 70 Кт 51 или 50), а НДФЛ удерживается проводкой Дт 70 Кт 68.01. Если в вашей настройке налог с аванса не рассчитывается автоматически, проверьте параметры учёта зарплаты в разделе «Администрирование» → «Параметры учёта».

Для организаций с небольшой численностью этого достаточно. Если сотрудников много и нужен точный расчёт по отработанному времени, корректнее вести зарплату в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу — тогда ведомости и проводки переносятся автоматически.

Частые вопросы о выплате аванса в 1С

Почему ведомость на аванс заполняется не всеми сотрудниками?

Чаще всего причина в том, что у сотрудника нет начислений за первую половину месяца (например, он принят после 15 числа или весь период отсутствовал), либо у него уже есть выплата аванса в этом месяце. Также проверьте, что в карточке сотрудника указан способ выплаты, соответствующий типу ведомости.

Можно ли выплатить аванс одному сотруднику, а не всем?

Да. Создайте ведомость с видом «Аванс» и вместо автозаполнения добавьте нужного сотрудника вручную кнопкой «Добавить» или «Подбор». Программа рассчитает сумму и НДФЛ только по нему.

Что делать, если аванс выплачен, а потом сотрудник принёс больничный за первую половину месяца?

Введите больничный в программу. При окончательном расчёте за месяц переплата аванса автоматически уменьшит сумму к выплате. Если переплата значительна, ограничения на удержания из зарплаты нужно контролировать вручную.

Нужно ли платить аванс уволенному в середине месяца сотруднику?

Нет. При увольнении сотруднику производится полный окончательный расчёт в день увольнения, включая компенсацию отпуска. Отдельный аванс за отработанные дни не оформляется — всё начисляется документом «Увольнение».

Как изменить сумму аванса конкретному сотруднику, не меняя общие настройки?

Скорректируйте сумму прямо в ведомости после автозаполнения — НДФЛ пересчитается автоматически. Если изменение постоянное, задайте индивидуальный размер аванса в карточке сотрудника или документом изменения оплаты труда, в зависимости от конфигурации.

Почему в 6-НДФЛ не попадает аванс?

Проверьте, что ведомость проведена, дата выплаты указана верно и НДФЛ в ней рассчитан. Доход в форму попадает по дате фактической выплаты из документа — если дата относится к другому отчётному периоду, аванс отразится в расчёте за тот период.