Другое · 11 мин
Как принять на работу директора в 1С
Как оформить приём директора в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание сотрудника, приказ о приёме, особенности единственного учредителя, настройка начислений и проверка данных.
Приём директора на работу в программах 1С выполняется по общей схеме кадрового учёта, но имеет ряд особенностей. Директор — это единоличный исполнительный орган организации, и в зависимости от ситуации он может быть наёмным руководителем по трудовому договору либо единственным учредителем, который сам возглавляет компанию. От этого зависит, как оформлять документы и какие начисления назначать в программе.
Инструкция подходит для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерии предприятия. Интерфейсы конфигураций немного различаются, но логика действий одинакова: создать физическое лицо, оформить сотрудника, зарегистрировать приём документом «Приём на работу», назначить плановые начисления и проверить отражение в отчётах.
Ниже разобраны оба сценария — наёмный директор и директор-учредитель, — а также типичные ошибки, которые приводят к проблемам при расчёте зарплаты и сдаче отчётности в фонды.
Подготовка: что нужно проверить перед оформлением
Перед тем как заводить директора в программу, убедитесь, что в информационной базе корректно заполнена карточка организации: наименование, ИНН, КПП, ОГРН. Эти данные попадут в кадровые документы и отчётность. Проверьте также, что создана должность «Директор» (или «Генеральный директор») в справочнике должностей, а при ведении штатного расписания — соответствующая позиция.
Определите статус директора. Если руководитель нанят по трудовому договору, оформление стандартное. Если директор — единственный учредитель, трудовой договор с ним по позиции законодательства не заключается, но он может получать зарплату, и тогда в 1С его всё равно оформляют как сотрудника для расчёта выплат и взносов. Это частый источник путаницы, поэтому зафиксируйте сценарий до начала работы.
Подготовьте исходные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации, дату приёма, размер оклада и график работы. Отсутствие СНИЛС или ИНН не помешает сохранить документ, но вызовет ошибки при выгрузке отчётности в СФР и ФНС.
Создание физического лица и сотрудника
В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если физическое лицо уже есть в базе (например, как учредитель или контрагент), выберите его из списка — не создавайте дубликат, иначе отчёты по НДФЛ и взносам раздвоятся. Заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС.
По ссылке «Личные данные» или «Удостоверение личности» внесите паспортные данные и адрес. Эти сведения используются в личной карточке, отчётах и электронном документообороте с фондами. В 1С:Бухгалтерии карточка сотрудника проще, но ИНН, СНИЛС и документ, удостоверяющий личность, также обязательны для отчётности.
В поле «Головная организация» выберите вашу организацию. Если в базе ведётся несколько юридических лиц, проверьте, что сотрудник привязан к правильной — исправить это после начисления зарплаты сложно: придётся сторнировать документы.
Оформление приказа о приёме на работу
В 1С:ЗУП перейдите в «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу». Укажите организацию, сотрудника, дату приёма, подразделение (если ведётся), должность «Директор» и вид занятости «Основное место работы». На вкладке «Оплата труда» назначьте начисление «Оплата по окладу» и укажите размер оклада.
В 1С:Бухгалтерии документ называется «Приём на работу в организацию» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»). Заполните те же поля: дата приёма, должность, оклад, количество ставок. Для директора обычно указывают полную ставку — 1,0.
Если в ЗУП включено штатное расписание, приём возможен только на существующую позицию. Создайте её заранее: «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать», укажите должность «Директор», оклад и количество ставок. Без утверждённой позиции программа не даст провести приём.
- 1Проверьте карточку организации и создайте должность «Директор»
- 2Создайте физическое лицо с ИНН, СНИЛС и паспортными данными
- 3При штатном расписании добавьте позицию «Директор» с окладом
- 4Оформите документ «Приём на работу»: дата, должность, оклад, ставка
- 5Проверьте плановые начисления на вкладке «Оплата труда»
- 6Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа Т-1
Особенности оформления директора — единственного учредителя
Когда директор является единственным участником общества, трудовой договор с ним обычно не заключается — основанием его полномочий служит решение участника о назначении. Тем не менее для начисления зарплаты в 1С его оформляют как сотрудника через тот же документ «Приём на работу». Это нужно, чтобы программа рассчитывала оклад, НДФЛ и страховые взносы.
В карточке приёма для такого директора укажите дату, с которой он фактически исполняет обязанности (как правило, дату решения о назначении или дату регистрации организации). Назначьте плановое начисление оклада — без него при расчёте зарплаты директор не попадёт в ведомости.
Если директор-учредитель не получает зарплату, а только дивиденды, сотрудника в базе можно не заводить: дивиденды в 1С:Бухгалтерии отражаются отдельной операцией без кадрового оформления. Но как только принято решение платить руководителю оклад, приём оформить необходимо — иначе взносы и НДФЛ не рассчитаются корректно.
Сравнение вариантов
Стандартный приём на работу с приказом Т-1, трудовым договором и записью в трудовую книжку или сведениями о трудовой деятельности. Подходит, когда учредители нанимают руководителя со стороны.
Приём в 1С оформляется для расчёта оклада и взносов, но без трудового договора. Основание — решение участника о назначении.
Сотрудника в базе можно не заводить. Доход выплачивается как дивиденды через отдельные документы, взносы на дивиденды не начисляются.
Настройка начислений и графика работы
На вкладке «Оплата труда» документа приёма проверьте список плановых начислений. Минимальный набор для директора — «Оплата по окладу» с указанием суммы. Если предусмотрены надбавки, премии или районный коэффициент, добавьте их здесь же, чтобы они попадали в расчёт автоматически.
Укажите график работы сотрудника. Для директора обычно выбирают стандартную пятидневку. График влияет на расчёт зарплаты при неполном отработанном месяце и на заполнение табеля. Если график не назначен, программа при расчёте может выдать предупреждение или посчитать норму времени неверно.
Проверьте, что в настройках учётной политики организации корректно заданы параметры расчёта взносов и НДФЛ. Для директора действуют те же ставки, что и для остальных работников, — отдельных льгот по должности не предусмотрено.
Проверка результата и отчётность
После проведения приёма сформируйте печатную форму приказа о приёме (Т-1) из документа — кнопка «Печать». Для директора-учредителя приказ может быть заменён решением о назначении, но печатная форма в программе всё равно доступна.
Проверьте, что сотрудник появился в списке «Сотрудники» с корректными должностью и подразделением. Затем создайте тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма: директор должен подтянуться в табличную часть с расчётом оклада пропорционально отработанным дням. Если сотрудник не попадает в начисление — чаще всего не назначено плановое начисление или неверно указана дата приёма.
Сформируйте отчёт «Сведения о трудовой деятельности» (ЭФС-1, бывший СЗВ-ТД) — кадровое событие «Приём» должно отразиться для наёмного директора. Для директора-учредителя без трудового договора подача сведений зависит от оформления; уточните требования у вашего кадровика или бухгалтера по отчётности.
Как проверить результат
Директор виден с должностью и датой приёма, без дублей
Две карточки одного физлица или пустая должность
Директор подтягивается в «Начисление зарплаты», оклад рассчитан
Сотрудник не попадает в документ или сумма равна нулю
Событие «Приём» формируется в сведениях о трудовой деятельности
Ошибки проверки по ИНН или СНИЛС при выгрузке
Типичные ошибки при приёме директора
Самая распространённая ошибка — дублирование физического лица. Если учредитель уже внесён в базу как физлицо, а при приёме создали новую карточку, НДФЛ и взносы в отчётах разойдутся по двум записям. Всегда ищите существующую карточку по СНИЛС перед созданием новой.
Вторая ошибка — приём без планового начисления. Документ проводится, приказ печатается, но при расчёте зарплаты директор не попадает в ведомость. Проверяйте вкладку «Оплата труда» сразу после проведения.
Третья ошибка — неверная дата приёма для директора-учредителя. Если указать дату позже фактического начала работы, первый месяц зарплаты рассчитается неполностью или не рассчитается вовсе. Датой приёма логично считать дату решения о назначении или регистрации организации.
Что важно запомнить
Директора принимают в 1С стандартным документом приёма: физлицо → сотрудник → приказ с окладом. Директор-учредитель оформляется так же для расчёта зарплаты, но без трудового договора. Главные контрольные точки: отсутствие дублей физлица, назначенное плановое начисление и корректная дата приёма.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли заводить директора в 1С, если он не получает зарплату?
Если директор-учредитель получает только дивиденды, сотрудника в базе можно не создавать — дивиденды отражаются отдельными документами. Но если планируются любые выплаты по типу зарплаты, сотрудник и приём обязательны: без них не рассчитать НДФЛ и взносы штатными средствами.
Какую дату приёма указывать директору-учредителю?
Обычно указывают дату решения единственного участника о назначении на должность или дату государственной регистрации организации, если директор назначен при создании. От этой даты программа рассчитает зарплату за первый месяц.
Что делать, если директор уже есть в базе как физлицо?
При создании сотрудника выберите существующее физическое лицо из списка, а не создавайте новое. Проверить наличие карточки можно поиском по ФИО или СНИЛС в справочнике «Физические лица».
Почему директор не попадает в документ начисления зарплаты?
Чаще всего не назначено плановое начисление в документе приёма, неверно указана дата приёма (позже расчётного месяца) или сотрудник уволен другим документом. Откройте карточку сотрудника и проверьте вкладку с начислениями и историю кадровых документов.
Нужно ли штатное расписание для приёма директора?
Если в настройках ЗУП включено ведение штатного расписания, приём возможен только на утверждённую позицию — создайте позицию «Директор» заранее. Если штатное расписание отключено, должность выбирается прямо в документе приёма.
Подаются ли сведения о трудовой деятельности на директора-учредителя?
Если с директором не заключён трудовой договор, кадровое событие в сведениях о трудовой деятельности, как правило, не отражается. Если трудовые отношения оформлены — событие «Приём» подаётся в общем порядке. При сомнениях сверьтесь с позицией вашего отдела кадров или территориального органа СФР.