Как ввести штатное расписание в 1С

Штатное расписание в программах 1С — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный инструмент кадрового учёта: от него зависят приёмы на работу, переводы, начисления и кадровые отчёты. Если штатка введена корректно, приём сотрудника занимает пару минут, а расчёт зарплаты подтягивает оклад и надбавки автоматически. Если же позиции заведены с ошибками — придётся вручную исправлять документы и разбираться с расхождениями в отчётах.

Полноценный механизм штатного расписания встроен в 1С:Зарплату и управление персоналом (ЗУП), редакции 3.1, и в отраслевые решения вроде 1С:КАМИН. В «чистой» 1С:Бухгалтерии штатное расписание как самостоятельный объект отсутствует — там учёт ведётся по сотрудникам и подразделениям. Ниже разобран порядок ввода штатки именно в ЗУП 3.1, где этот механизм реализован наиболее полно.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика-расчётчика или полные права, а структура организации (подразделения и должности) уже заведена в справочниках. Это сэкономит время: позиции штатного расписания создаются на основе связки «подразделение + должность».

Включение ведения штатного расписания в настройках

По умолчанию в новой базе ЗУП учёт по штатному расписанию может быть отключён — тогда приём сотрудников выполняется в свободной форме, без привязки к позициям. Чтобы включить механизм, откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Штатное расписание». В некоторых версиях путь выглядит как «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания».

В форме настройки установите флаг «Ведется штатное расписание». Дополнительно доступны опции, которые стоит осмысленно выбрать сразу: «Ведется история изменений штатного расписания» (каждое изменение оформляется документом, а не правкой позиции), «Проверять штатное расписание на соответствие кадровым приказам» (программа будет ругаться на расхождения) и «Использовать вилку окладов» (в позиции можно указать минимум и максимум вместо фиксированной суммы).

Подготовка справочников: подразделения и должности

Позиция штатного расписания не существует сама по себе — она строится из подразделения и должности. Поэтому сначала проверьте справочник «Подразделения» (раздел «Настройка» → «Подразделения»): создайте структуру компании с нужной иерархией, укажите для каждого подразделения родителя и, при необходимости, расчётные особенности.

Затем заполните справочник «Должности» («Настройка» → «Должности»). Для каждой должности можно сразу указать вредные или особые условия труда, категорию для статистической отчётности и другие классификаторы — эти данные потом подтянутся в отчёты и уведомления. Чем аккуратнее заполнены справочники на этом этапе, тем меньше ручной работы будет при вводе позиций и приёмах сотрудников.

Создание позиций штатного расписания

Основная работа выполняется в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Если история изменений включена, первое заполнение удобно сделать документом «Утверждение штатного расписания» — он создаёт все позиции одним документом на указанную дату. Если история отключена, позиции добавляются прямо в список кнопкой «Создать».

В карточке позиции укажите подразделение и должность — наименование позиции программа сформирует автоматически. Затем заполните количество ставок (можно дробное, например 0,5), дату утверждения и раздел «Оплата труда»: выберите начисление (обычно «Оплата по окладу» или «Оплата по часовому тарифу») и укажите размер. Надбавки добавляются отдельными строками в табличной части начислений.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте документ «Утверждение штатного расписания» или новую позицию
2. 2
   Выберите подразделение и должность — наименование позиции заполнится автоматически
3. 3
   Укажите количество ставок и дату, с которой позиция действует
4. 4
   На вкладке оплаты труда добавьте оклад (тариф) и нужные надбавки с размерами
5. 5
   Проведите документ и проверьте позицию в списке штатного расписания

Если в настройках включена вилка окладов, вместо одной суммы появятся поля «от» и «до». Это удобно для должностей с градацией оплаты, но учтите: при приёме сотрудника конкретный оклад всё равно нужно будет указать вручную в пределах вилки.

Ввод через документ «Утверждение штатного расписания»

Документный способ предпочтителен, когда штатку вводят с нуля или массово пересматривают. В табличную часть документа добавляют строки с позициями, заполняют ставки и начисления, затем проводят. Все позиции начинают действовать с даты документа, а в журнале остаётся основание — удобно для проверок и для восстановления картины «кто и когда утвердил».

Изменение и закрытие позиций

Если включена история изменений, редактировать позицию напрямую нельзя — изменения оформляются документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания»). В документе вы выбираете существующую позицию и указываете новые параметры: размер оклада, состав надбавок, количество ставок. Старая редакция позиции сохраняется в истории, что позволяет строить отчёты на любую прошлую дату.

Для сокращения позиции используется тот же документ: позицию помечают как закрытую с определённой даты. Закрытая позиция перестаёт быть доступной для новых приёмов, но действующие сотрудники на ней продолжают числиться до перевода или увольнения. Не удаляйте позиции, по которым есть или были принятые сотрудники, — это нарушит связность данных.

Индексация заработка через штатное расписание

Массовое повышение окладов в ЗУП выполняется документом «Изменение штатного расписания» с механизмом индексации: в документе можно указать коэффициент, и программа пересчитает оклады по выбранным позициям. После проведения создаётся связанный документ изменения плановых начислений сотрудников, чтобы новая сумма попала в расчёт зарплаты.

Проверьте, чтобы коэффициент применялся именно к тем начислениям, которые нужно индексировать: фиксированные надбавки в рублях обычно не индексируются, а процентные доплаты пересчитываются автоматически за счёт изменения базы. Перед проведением документа сверьте предварительные суммы в табличной части — программа показывает старое и новое значение рядом.

Проверка результата и печатная форма Т-3

После ввода штатки проверьте результат несколькими способами. Во-первых, откройте список «Штатное расписание» и убедитесь, что все позиции видны, количество ставок и суммы корректны. Во-вторых, сформируйте отчёт «Штатное расписание» или печатную форму Т-3 (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») — она должна соответствовать утверждённому бумажному документу.

В-третьих, создайте тестовый приём на работу на одну из позиций: программа должна подставить подразделение, должность, оклад и надбавки автоматически. Если приём создаётся без ошибок и суммы совпадают со штаткой — механизм настроен правильно. Отчёт «Остатки штатных единиц» покажет свободные вакансии по каждой позиции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Форма Т-3 из программы

Норма

Совпадает с утверждённым штатным расписанием по позициям, ставкам и окладам

Тревожный признак

Позиции отсутствуют, удвоены или оклады не совпадают с приказом

Приём на работу

Норма

Оклад и надбавки подставляются из позиции автоматически

Тревожный признак

Начисления пустые или суммы приходится вводить вручную

Отчёт по штатным единицам

Норма

Занятые и свободные ставки сходятся с фактической численностью

Тревожный признак

Отрицательные остатки или «лишние» свободные ставки

Типичные ошибки при вводе штатного расписания

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за спешки при первичном заполнении. Одна из распространённых ошибок — заведение дублей: вместо добавления ставок к существующей позиции создают новую позицию с тем же подразделением и должностью. В результате отчёты по вакансиям показывают неверные цифры, а при приёме сотрудника легко выбрать «не ту» строку.

Вторая типичная ситуация — правка позиции «задним числом» без документа изменения, когда история отключена. Тогда отчёты за прошлые периоды перестают сходиться с ранее распечатанными формами Т-3. Третья ошибка — несовпадение даты утверждения позиции и даты приёма сотрудника: если сотрудник принят раньше, чем создана позиция, программа либо запретит проведение, либо корректность контроля зависит от настроек.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного механизма штатного расписания с позициями, ставками и историей. Кадровые приказы там оформляются в упрощённом виде. Если нужна полноценная штатка с контролем ставок и индексацией — используйте 1С:ЗУП или интеграцию Бухгалтерии с ЗУП.

Как ввести штатное расписание, если сотрудники уже приняты?

Включите ведение штатки, создайте позиции документом «Утверждение штатного расписания» датой не позднее самого раннего приёма, затем проверьте соответствие сотрудников позициям. Программа при включённом контроле покажет расхождения, которые нужно устранить переводами или корректировкой позиций.

Чем отличается позиция от должности?

Должность — это элемент справочника (например, «бухгалтер»). Позиция — это должность в конкретном подразделении с указанием количества ставок и оплаты: «бухгалтер в отделе продаж, 2 ставки, оклад такой-то». Одна должность может входить в несколько позиций.

Можно ли указать полставки или 1,5 ставки?

Да, количество ставок в позиции — дробное число. Можно указать 0,5, 0,25 или 1,5. При приёме сотрудника на неполную ставку оклад в документе приёма пересчитывается пропорционально, если настроен соответствующий вид расчёта.

Что делать, если при приёме не подставляется оклад из штатки?

Проверьте, что позиция действует на дату приёма, в ней заполнена табличная часть начислений, а в документе приёма выбрана именно эта позиция. Также убедитесь, что в настройках приёма не отключена автоподстановка плановых начислений из штатного расписания.

Нужно ли заново вводить штатку при реорганизации?

При переименовании подразделений или должностей достаточно изменить справочники — позиции обновятся. При реальной реорганизации структуры изменения оформляются документом «Изменение штатного расписания» с закрытием старых и созданием новых позиций, чтобы сохранилась история.