Как в 1С ввести неполное рабочее время

Неполное рабочее время в программах 1С оформляется через сочетание двух элементов: специального графика работы с сокращённой нормой часов и кадрового документа, который назначает этот график сотруднику с указанием доли ставки или порядка пересчёта оклада. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрены типовые механизмы, поэтому вносить изменения в конфигурацию не требуется.

Неполное время бывает двух видов: неполный рабочий день (сотрудник работает меньше часов каждый день) и неполная рабочая неделя (сотрудник работает полные дни, но не все дни недели). Возможна и комбинация. От выбранного варианта зависит настройка графика, а от неё — корректность расчёта зарплаты, среднего заработка и заполнения табеля.

Важно понимать разницу между неполным временем и работой на неполную ставку (совместительство на 0,5 ставки). В первом случае сотрудник занимает полную штатную единицу, но работает меньше нормы, и оплата считается пропорционально отработанному времени от полного оклада. Во втором — сотрудник принят на долю ставки, и оклад в документе приёма указывается уже уменьшенным. Ошибка в выборе механизма приводит к неверным начислениям и искажению отчётности.

Когда какой механизм использовать

Прежде чем что-либо вводить в программу, определите юридическую конструкцию договорённости с сотрудником. Если сотрудник остаётся на своей должности, но по соглашению сторон работает меньше нормы (ст. 93 ТК РФ), это неполное рабочее время: оклад в кадровых документах остаётся полным, а фактическая оплата рассчитывается пропорционально отработанному времени.

Если сотрудник изначально принимается на 0,5 или 0,25 ставки по вакантной доле штатной единицы, обычно достаточно указать количество ставок в приёме на работу и уменьшенный оклад. Некоторые организации вместо этого тоже используют механизм неполного времени — это допустимо, главное, чтобы подход был единообразным по компании.

Сравнение вариантов

Неполное рабочее время через график

Подходит для сотрудников на полной ставке с сокращённой нормой часов. Оклад полный, оплата пропорционально отработанному времени. Требует отдельного графика.

Доля ставки при приёме

Подходит для совместителей и вакансий на неполную ставку. Оклад сразу указывается уменьшенным, отдельный график не всегда обязателен, но желателен для корректного табеля.

Работа по соглашению с почасовой оплатой

Подходит при нестабильной занятости. Используется вид расчёта «Оплата по часовому тарифу», начисление строго по фактически отработанным часам из табеля.

Создание графика работы с неполным временем

Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент. Задайте понятное название, например «Неполная неделя 4 дня (пн–чт)» или «Неполный день 6 часов» — это упростит поиск при назначении графика и анализе табелей.

В настройках графика установите способ заполнения «По дням недели» и укажите продолжительность работы по каждому дню. Для неполного дня уменьшите часы в каждом рабочем дне (например, 6 часов вместо 8). Для неполной недели оставьте полные 8 часов в рабочие дни и нули в выходные по решению сотрудника.

Ключевая настройка — флажок «Неполное рабочее время». Установите его и выберите вид неполного времени: «Неполный рабочий день» или «Неполная рабочая неделя». Этот признак влияет на расчёт нормы времени и на отражение данных в отчётах, включая статистическую отчётность и сведения для фондов.

Проверьте поле «Считать норму по другому графику». Обычно в качестве графика нормы указывают основной пятидневный график организации. Тогда программа при расчёте оклада будет сравнивать фактически отработанные часы с нормой полного графика — это корректно, если договорённость предполагает оплату пропорционально норме полного времени. Если же оплата должна считаться от нормы самого сокращённого графика, поле оставьте пустым.

Оформление кадрового документа

Для действующего сотрудника изменение режима оформляется документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Создайте документ, выберите сотрудника и дату, с которой действует новый режим. Дата должна совпадать с датой дополнительного соглашения к трудовому договору.

На закладке «Главное» установите флажок изменения графика работы и выберите созданный график неполного времени. Если используется штатное расписание, проверьте, что позиция и подразделение остались прежними — меняется только режим работы, а не условия занятости по должности.

На закладке «Оплата труда» убедитесь, что начисление сотрудника настроено на пропорциональный расчёт. Для оклада это вид расчёта «Оплата по окладу» (или «Оплата по окладу по часам»), у которого в формуле результат делится на норму и умножается на отработанное время. Оклад в документе оставьте полным — программа сама пересчитает оплату по доле отработанного времени.

1. 1
   Создайте график работы с признаком неполного времени и нужным расписанием.
2. 2
   Проверьте, какой график указан как источник нормы времени.
3. 3
   Оформите «Кадровый перевод» с даты начала нового режима, укажите график.
4. 4
   Проверьте закладку «Оплата труда»: оклад полный, вид расчёта пропорциональный.
5. 5
   Проведите документ и сформируйте табель за первый месяц нового режима.
6. 6
   Создайте «Начисление зарплаты и взносов» и сверьте сумму с ожидаемой пропорцией.

Неполное время при приёме на работу

Если сотрудник сразу принимается на неполное время, в документе «Приём на работу» укажите количество ставок (например, 1, если ставка полная, но режим сокращённый) и выберите соответствующий график работы. Оклад укажите полный, как для полной ставки — пересчёт выполнит программа.

Приём на неполную ставку оформляется иначе: в поле «Количество ставок» укажите долю (0,5; 0,25), а оклад введите уже рассчитанным на эту долю. В этом случае график может быть и обычным пятидневным, если сотрудник работает полные дни, но оплачивается по полставки — хотя с точки зрения кадрового учёта корректнее всё же завести график, отражающий реальный режим.

Особые ситуации и уточнения

Неполное время по инициативе работодателя

Временный перевод на неполное время по причинам организационного или технологического характера оформляется тем же «Кадровым переводом», но с указанием срока окончания режима. В ЗУП для массового перевода нескольких сотрудников удобно использовать документ «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребёнком» не подойдёт — нужен именно перевод или специализированный документ изменения графиков, если он доступен в вашей настройке («Изменение графика работы списком»).

Сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком

Работа на условиях неполного времени с сохранением пособия оформляется документом «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребёнком» из раздела кадровых документов. В нём указывается график неполного времени и доля оплаты. Использовать обычный кадровый перевод в этой ситуации нельзя — отпуск по уходу прервётся, и пособие будет потеряно.

Совместители

Для внутренних совместителей неполное время настраивается отдельно по каждому месту работы. График и доля ставки по совместительству не зависят от основного места, поэтому проверяйте оба назначения при расчёте зарплаты.

Проверка расчёта и типичные ошибки

После проведения документов откройте «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц нового режима. Найдите сотрудника и проверьте строку оплаты по окладу: в расшифровке должны быть видны норма дней/часов, фактически отработанное время и итоговая сумма. Сумма должна соответствовать договорённости: например, при 4-дневной неделе и норме по полному графику — около 80 % оклада.

Сверьте табель (отчёт «Табель учёта рабочего времени Т-13»): рабочие дни должны отражаться с фактическими часами по новому графику, дни отдыха по соглашению — как выходные, а не как прогулы или неявки. Если в табеле появились неявки по дням, которые сотрудник не должен работать, значит, график назначен с неверной даты или не назначен вовсе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма начисления по окладу

Норма

Соответствует пропорции от договорённости (например, 4/5 оклада при 4-дневке)

Тревожный признак

Полный оклад при сокращённом режиме или двойное уменьшение

Табель Т-13

Норма

Рабочие дни с часами по новому графику, дни отдыха — выходные

Тревожный признак

Неявки или прогулы в дни, которые сотрудник не должен работать

Норма времени в расчёте

Норма

Норма соответствует выбранному графику нормы

Тревожный признак

Норма не совпадает ни с одним графиком, дробные странные значения

Ограничения и смежные задачи

Механизм неполного времени влияет на средний заработок для отпускных и командировок: программа учитывает фактически начисленные суммы и отработанное время по стандартным правилам. Отдельных настроек для этого не требуется, но при проверке отпускных у сотрудника с неполным временем ориентируйтесь на фактические начисления, а не на полный оклад.

В отчётности для фондов и статистики сотрудники с неполным временем отражаются по особым правилам: в среднесписочной численности они учитываются пропорционально отработанному времени, если неполное время установлено по инициативе работодателя, и как целые единицы — если по соглашению сторон. ЗУП заполняет эти показатели автоматически на основании признака в графике, поэтому корректная настройка графика критична.

В 1С:Бухгалтерии 8 (без ЗУП) возможности ограничены: графики работы детально не настраиваются, и неполное время обычно отражается ручным указанием отработанных дней и часов в документе начисления зарплаты либо уменьшенным окладом при приёме. Для регулярной работы с такими режимами рекомендуется ЗУП.

Частые вопросы

Можно ли оформить неполное время задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но тогда потребуется перерасчёт уже начисленной зарплаты за затронутые месяцы, а это повлияет на НДФЛ, взносы и сданную отчётность. Безопаснее оформлять изменения с текущей или будущей даты, а прошлые периоды корректировать только после анализа последствий и, при необходимости, сдачи уточнённых расчётов.

Почему сотруднику начислился полный оклад, хотя он работает неполную неделю?

Наиболее вероятная причина — в настройках графика не указан график нормы или норма считается по самому сокращённому графику. Откройте график работы и проверьте поле «Считать норму по другому графику»: для пропорциональной оплаты там должен стоять полный график организации. Также убедитесь, что вид расчёта оклада содержит деление на норму времени.

Как оформить неполное время на несколько месяцев, а потом вернуть обычный режим?

Оформите кадровый перевод на график неполного времени с даты начала, а по окончании периода — второй кадровый перевод с возвратом на основной график. Заранее «запланировать» возврат в одном документе штатно нельзя, поэтому поставьте контрольную дату в календарь или используйте напоминания в программе.

Нужно ли менять штатное расписание при переводе на неполное время?

Нет, если сотрудник остаётся на той же должности и той же ставке. Неполное время — это режим работы конкретного сотрудника, а не изменение штатной структуры. Штатное расписание корректируется только при изменении количества ставок или оклада по позиции в целом.

Как неполное время отразится на отпускных?

Отпускные рассчитываются из фактически начисленного заработка и фактически отработанного времени за расчётный период. При неполной неделе по соглашению сторон дни отдыха не исключаются из расчёта, а заработок берётся фактический, поэтому среднедневной заработок будет ниже, чем при полном режиме. Специальных настроек в программе для этого не требуется.

Что делать, если в табеле появились прогулы после смены графика?

Проверьте дату начала действия графика в кадровом переводе: если документ проведён с более поздней даты, чем фактическое начало режима, программа считает сотрудника по старому графику и отмечает неявки. Исправьте дату перевода или создайте корректирующий документ, затем обновите табель. Если даты верны, проверьте, не назначен ли сотруднику другой график индивидуальным документом.