Другое · 11 мин
Как оформить увольнение в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению увольнения в 1С:ЗУП: документ «Увольнение», расчёт компенсации отпуска, НДФЛ, взносы, отчёты и типичные ошибки кадровиков.
Увольнение сотрудника в 1С:ЗУП — это не одно действие, а связанная цепочка: кадровый приказ, расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, удержания, начисление НДФЛ и страховых взносов, а также передача сведений в отчётность. Если выполнить шаги в неправильном порядке или пропустить проверку остатка отпуска, программа посчитает компенсацию неверно, и ошибку придётся исправлять сторнированием.
Ниже разобран полный порядок оформления увольнения в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (релизы 3.1): от создания документа до проверки отчётов. Инструкция подходит и для увольнения по собственному желанию, и для сокращения — отличия в настройках выходного пособия указаны отдельно.
Подготовка: что проверить до создания приказа на увольнение
Прежде чем вводить документ, убедитесь, что в программе отражены все начисления и отсутствия сотрудника за текущий месяц: больничные, отпуска, командировки, премии. Документ «Увольнение» выполняет окончательный расчёт, и любые документы, введённые после него задним числом, могут потребовать перерасчёта.
Проверьте остаток отпусков сотрудника: раздел «Кадры» → «Отчёты» → «Остатки отпусков». Если остаток в отчёте расходится с реальным (например, не введён отпуск прошлого периода), исправьте данные до увольнения — иначе компенсация посчитается от неверного остатка.
Также убедитесь, что у сотрудника нет незакрытых займов, задолженности по авансам или активных удержаний по исполнительным листам. Наличие исполнительного листа потребует отдельных действий: уведомления пристава и отметки об увольнении.
Контроль перед увольнением
Остаток в отчёте совпадает с кадровыми данными
Остаток отрицательный или отличается от фактического
Все отсутствия и премии введены
Есть непроведённые больничные или отпуска
Исполнительные листы учтены в расчёте
Лист активен, но в расчёт не попал
Создание документа «Увольнение»
Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» → кнопка «Создать» → «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников (например, при сокращении), удобнее использовать документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные приказы по каждому сотруднику, но вводится одной формой.
В документе заполните обязательные поля: организацию, сотрудника, дату увольнения, основание (статья ТК РФ, например п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию) и дату приказа. Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника: программа начислит зарплату именно до этой даты включительно.
После выбора сотрудника и даты программа автоматически рассчитает на вкладке «Начисления и удержания» зарплату за отработанные дни, компенсацию неиспользованного отпуска (или удержание за использованный авансом отпуск), НДФЛ и страховые взносы. Все суммы можно развернуть по кнопке с лупой и проверить детализацию.
- 1Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Создать» → «Увольнение»
- 2Укажите организацию, сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
- 3Проверьте автоматический расчёт зарплаты и компенсации отпуска на вкладке «Начисления и удержания»
- 4Проверьте НДФЛ и страховые взносы на соответствующих вкладках
- 5Проведите документ и распечатайте приказ (Т-8) и записку-расчёт (Т-61)
- 6Сформируйте ведомость на выплату и сведения для отчётности
Компенсация отпуска и удержание за авансовый отпуск
Количество дней компенсации программа определяет по остатку отпусков на дату увольнения. Если сотрудник отработал неполный месяц, программа применяет правила округления, заданные в настройках учётной политики. Средний заработок для компенсации рассчитывается тем же механизмом, что и для отпускных, — по данным за расчётный период.
Если сотрудник использовал отпуск авансом и не отработал соответствующий период, на вкладке расчёта появится удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте эту строку внимательно: удержание уменьшает сумму к выплате, но по ТК РФ есть ограничения на общий размер удержаний из зарплаты.
Если сумма компенсации вызывает сомнения, откройте детализацию расчёта среднего заработка и сверьте учтённые месяцы и начисления. Частая причина расхождений — премия, не включённая в базу среднего заработка из-за настроек вида начисления.
Выходное пособие при сокращении и по соглашению сторон
При увольнении по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) сотруднику положено выходное пособие в размере среднего месячного заработка. В документе «Увольнение» перейдите на вкладку «Условия увольнения» (или аналогичную в вашем релизе) и укажите количество дней или месяцев пособия — программа рассчитает сумму по среднему заработку.
Выходное пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами в части, установленной законодательством. В программе это контролируется настройками вида начисления «Выходное пособие»: проверьте, что в нём корректно указаны коды дохода и порядок обложения.
Компенсация за второй и третий месяцы трудоустройства оформляется отдельно — обычно разовым начислением после подтверждения, что сотрудник не трудоустроился, а не в момент увольнения.
Варианты оформления
Подходит для одиночного увольнения любого типа; выполняет полный окончательный расчёт в одном документе
Удобен при сокращении или массовом увольнении: один документ формирует приказы и расчёты по группе сотрудников
Нужен, если сотрудник сначала переводится на другую должность и увольняется с неё; порядок документов важен для среднего заработка
НДФЛ, взносы и выплата при увольнении
НДФЛ с зарплаты и компенсации отпуска удерживается в момент окончательного расчёта. Дата фактического получения дохода по зарплате при увольнении — последний рабочий день. Проверьте вкладку «НДФЛ» в документе: там должны быть строки по каждому виду дохода с корректными кодами.
Страховые взносы начисляются на все облагаемые выплаты при увольнении, кроме необлагаемых (например, выходного пособия в пределах норм). Вкладка «Взносы» в документе показывает расчёт — сверьте базу с суммой начислений.
Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Выплаты» → «Ведомость в банк» (или в кассу). В поле «Выплачивать» выберите «Увольнение», чтобы в ведомость попали именно суммы окончательного расчёта. По ТК РФ все суммы должны быть выплачены в день увольнения; задержка влечёт компенсацию за просрочку.
Отчётность и выдача документов сотруднику
При увольнении нужно сформировать и передать сведения о кадровом событии: отчёт СЗВ-ТД (подраздел ЕФС-1) должен быть сдан не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»; сведения об увольнении подтягиваются из кадрового документа автоматически.
Дополнительно подготовьте сведения о стаже и заработке для сотрудника (выписки из ЕФС-1, СТД-Р или сведения о трудовой деятельности), справку о доходах, а также разделы персонифицированных сведений и РСВ за период увольнения. Все формы доступны в журнале «1С-Отчётность» и формируются по данным проведённого увольнения.
Проверьте, что страховой стаж и периоды работы сотрудника заполнены корректно: ошибки в стаже всплывут при сдаче отчётности и потребуют корректировки.
Отмена и исправление увольнения
Если увольнение оформлено ошибочно или сотрудник отозвал заявление, отмените проведение документа «Увольнение» — при этом должны быть отменены и связанные ведомости на выплату. Если выплата уже прошла, простая отмена невозможна: потребуется оформить возврат и корректирующие документы.
Когда отчётность по уволенному уже сдана, исправления вносятся через корректирующие формы (уточнённый ЕФС-1, корректировка РСВ). Пометьте такую ситуацию как требующую повышенного внимания: данные в учёте и в фондах должны совпадать после всех корректировок.
При восстановлении сотрудника (например, по решению суда) используйте отмену увольнения и при необходимости документ «Отсутствие с сохранением оплаты» за период вынужденного прогула — механика зависит от релиза конфигурации.
Как выбрать действие
Перед массовым увольнением сделайте копию базы и проведите расчёт по одному сотруднику в тестовом режиме: так проще отловить ошибки в настройках пособий и остатках отпусков до запуска по всему списку.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С:ЗУП оформляется одним документом, но требует подготовки: актуальные начисления, верный остаток отпуска и проверка НДФЛ и взносов. После проведения обязательно сформируйте ведомость на выплату и своевременно сдайте сведения об увольнении в отчётности.
Частые вопросы
Можно ли оформить увольнение задним числом в 1С:ЗУП?
Технически документ можно провести прошлой датой, но если период закрыт и отчётность сдана, это вызовет перерасчёты и потребует уточнённых форм. Безопаснее вводить документ текущей датой с фактической датой увольнения в реквизитах.
Почему компенсация отпуска рассчиталась неправильно?
Чаще всего причина в неверном остатке отпусков или в том, что часть начислений не попала в базу среднего заработка. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и детализацию расчёта среднего в самом документе увольнения.
Как уволить сотрудника, который находится на больничном?
По инициативе работодателя увольнение в период нетрудоспособности запрещено, но по собственному желанию сотрудника — допустимо. В программе больничный должен быть введён и оплачен до проведения увольнения, иначе окончательный расчёт будет неполным.
Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?
Нет, документ «Увольнение» сам выполняет окончательный расчёт: начисляет зарплату за отработанные дни, компенсацию и удержания. Отдельный документ «Начисление зарплаты и взносов» по уволенному в этом месяце создавать не нужно.
Что делать, если сотруднику положено удержание за отпуск, авансом, а зарплаты не хватает?
Программа удержит доступную сумму в рамках ограничений. Остаток задолженности взыскивается вне зарплатного расчёта — по соглашению с сотрудником или через суд; в учёте он может остаться как задолженность за сотрудником.
Как проверить, что все сведения по уволенному ушли в отчётность?
Откройте «1С-Отчётность» и проверьте, что по сотруднику сформированы сведения об увольнении (ЕФС-1/СЗВ-ТД), а в РСВ и персонифицированных сведениях за период он отражён с корректными суммами. Даты отправки и статусы видны в журнале отчётности.