Другое · 9 мин
Как в 1С внести курсы повышения квалификации сотрудника
Пошаговая инструкция, как в 1С:ЗУП внести курсы повышения квалификации: документ, личная карточка Т-2, отчеты, типичные ошибки и проверка результата.
Данные о повышении квалификации сотрудников в 1С:Зарплата и управление персоналом хранятся в разделе кадрового учета и попадают в личную карточку Т-2, отчеты по обучению и формы статистики. Заполнить их нужно корректно с первого раза: ошибки в датах, видах обучения или образовательной организации потом разъезжаются по отчетам, и исправлять их приходится вручную в нескольких местах.
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 внесение курсов выполняется двумя способами: через специализированный документ «Обучение, развитие» (если включена функциональность обучения персонала) или напрямую в карточке сотрудника на вкладке «Образование, квалификация». Первый вариант правильнее для системного учета, второй подходит для разового ввода данных по уже прошедшим курсам.
Ниже разобраны оба способа, настройка функциональности, проверка результата в отчетах и типичные ошибки кадровиков.
Включение функциональности учета обучения
Перед началом работы проверьте, включена ли в программе подсистема учета обучения. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка» → «Кадровый учет» (в зависимости от релиза путь может отличаться) и найдите флаг «Учет обучения и развития сотрудников» или аналогичный. Без этого флага документ «Обучение, развитие» не появится в разделе «Персонал».
Если флага нет вовсе, возможно, у вашей учетной записи недостаточно прав — настройка функциональности доступна администратору или пользователю с профилем «Настройка и администрирование». Попросите администратора включить опцию, либо используйте ручной ввод в карточке сотрудника, который работает независимо от этой настройки.
Способ 1: документ «Обучение, развитие»
Это основной и рекомендуемый способ, когда обучение планируется и учитывается системно. Откройте раздел «Персонал» → «Обучение, развитие» и создайте новый документ. В шапке укажите организацию, дату и вид мероприятия — для курсов выбирайте значение «Повышение квалификации» (вариант «Профессиональная переподготовка» используется для длительных программ с итоговым дипломом).
Далее заполните табличную часть: добавьте сотрудников, укажите образовательную организацию, наименование программы или курса, даты начала и окончания, количество часов. Если по итогам выдан документ — удостоверение о повышении квалификации или диплом, — внесите его серию, номер и дату выдачи. Эти реквизиты понадобятся для личной карточки и возможных проверок.
- 1Включите учет обучения в настройках кадрового учета
- 2Откройте «Персонал» → «Обучение, развитие» и создайте документ
- 3Выберите вид мероприятия «Повышение квалификации»
- 4Добавьте сотрудников и заполните программу, часы, даты, реквизиты удостоверения
- 5Проведите документ и проверьте карточку сотрудника
После проведения документа сведения автоматически записываются в регистры и отображаются в карточке сотрудника. Один документ может охватывать группу сотрудников, прошедших один и тот же курс, — это удобно при корпоративном обучении.
Способ 2: ручной ввод в карточке сотрудника
Если функциональность обучения не используется или нужно внести сведения задним числом по одному человеку, откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного сотрудника и перейдите по ссылке «Образование, квалификация» (в некоторых релизах — «Образование» → «Повышение квалификации»). Нажмите «Добавить» и заполните строку: вид обучения, образовательное учреждение, программа, даты, количество часов, реквизиты удостоверения.
Ручной ввод не создает документ, поэтому в отчетах по мероприятиям обучения такие записи могут отображаться иначе, чем введенные документом. Для личной карточки Т-2 и большинства кадровых отчетов этого достаточно, но для планирования бюджета обучения и аналитики по программам лучше использовать документ.
Сравнение вариантов
Подходит для системного учета, групповых мероприятий и аналитики; требует включенной функциональности
Подходит для разового ввода исторических данных; не формирует документ и хуже виден в аналитических отчетах
Отражение в личной карточке Т-2 и отчетах
Проверьте результат: откройте карточку сотрудника и сформируйте «Личную карточку (Т-2)» из раздела «Кадры» → «Кадровые отчеты». Сведения о повышении квалификации выводятся в соответствующем разделе формы с указанием дат, вида документа об обучении, наименования образовательной организации и основания.
Для сводной проверки используйте отчеты раздела «Персонал»: «Сотрудники, прошедшие обучение», «Мероприятия обучения» и подобные (состав зависит от релиза). Они позволяют увидеть, кто и когда проходил курсы, сколько часов освоено и какие документы выданы. Если сотрудник числится в документе, но не попадает в отчет, проверьте, проведен ли документ и не отбором ли по подразделению он отфильтрован.
Как проверить результат
Проведен, значок без красной отметки
Документ сохранен, но не проведен — данных в отчетах нет
Строка о курсе видна на вкладке «Образование, квалификация»
Строки нет или дублируется из-за ввода двумя способами
Раздел о повышении квалификации заполнен, реквизиты удостоверения совпадают с оригиналом
Пустой раздел или неверные даты и номера документов
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — двойной ввод: данные внесены и документом, и вручную в карточке, из-за чего в отчетах появляются дубли. Перед ручным вводом проверьте, нет ли уже проведенного документа по этому сотруднику за тот же период.
Вторая ошибка — неверный вид мероприятия. Курсы продолжительностью в сотни часов с дипломом о переподготовке кадровики иногда вносят как «повышение квалификации», и наоборот. Это искажает статистику и может вызвать вопросы при проверках, если вид обучения влияет на отчетность или льготы.
Третья группа ошибок — реквизиты удостоверения: номер вписан с лишними символами, дата выдачи не совпадает с датой окончания курса, образовательная организация указана в произвольной форме. Заведите в справочнике единое наименование учебного центра и сверяйте реквизиты с бумажным оригиналом до проведения документа.
Особые ситуации: отсутствие сотрудника на время обучения и оплата
Если сотрудник направляется на курсы с отрывом от работы, одного документа об обучении недостаточно — оформите кадровое отсутствие (например, «Отсутствие с сохранением оплаты» или командировку, в зависимости от условий). Иначе в табеле дни обучения попадут в неявки, а расчет зарплаты за период исказится.
Если обучение проходит без отрыва от работы, кадровые документы по отсутствию не нужны, но сам факт прохождения курса все равно фиксируется документом «Обучение, развитие» для истории и отчетности. Согласуйте с расчетчиком зарплаты, как в вашей организации настроены виды отсутствий на время обучения, прежде чем проводить документы за прошлые периоды.
Если у вас другая конфигурация 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного учета обучения нет: сведения о курсах можно зафиксировать только в дополнительных сведениях сотрудника или в комментарии, полноценная личная карточка Т-2 там ограничена. Для полноценного учета обучения нужна 1С:ЗУП.
В отраслевых решениях (например, 1С:КАМИН, 1С:Медицина) механика похожа: ищите документы со словами «Обучение», «Аттестация», «Повышение квалификации» в разделе кадров. Логика везде одна — документ регистрирует факт обучения, а данные из него попадают в карточку и отчеты.
Что важно запомнить
Курсы вносят документом «Обучение, развитие» при включенной функциональности либо вручную в карточке сотрудника. Результат проверяют в личной карточке Т-2 и отчетах по обучению. Избегайте двойного ввода, путаницы видов обучения и проведения документов за закрытые периоды без согласования.
Частые вопросы
Не вижу документ «Обучение, развитие» в меню. Что делать?
Скорее всего, отключена функциональность учета обучения или не хватает прав. Проверьте настройку кадрового учета у администратора. Как временное решение внесите сведения вручную в карточке сотрудника на вкладке «Образование, квалификация».
Можно ли внести курсы, пройденные несколько лет назад?
Да, дата документа и даты обучения могут быть любыми. Такие записи не влияют на расчет зарплаты, если не оформлять связанные отсутствия. Вносите исторические данные ручным способом или документом с корректными датами программы.
Почему в карточке Т-2 курс отображается дважды?
Это признак двойного ввода: данные попали и из документа, и из ручной строки в карточке. Удалите ручную запись, оставив данные документа, либо отмените проведение документа, если решили вести учет только вручную.
Нужно ли заводить образовательную организацию в справочнике?
Желательно: единый элемент справочника исключает разночтения в наименовании учебного центра и упрощает отбор в отчетах. Если поле текстовое, договоритесь внутри организации о единой форме записи.
Влияет ли внесение курса на расчет зарплаты?
Сам по себе документ «Обучение, развитие» начислений не формирует. На расчет влияют только оформленные отсутствия на период обучения с отрывом от работы — их вид и оплата настраиваются отдельно.
Как массово внести один курс для всей группы сотрудников?
Создайте один документ «Обучение, развитие» и добавьте в табличную часть всех участников — сведения о программе, датах и часах заполняются один раз и применяются ко всем строкам. Это быстрее и исключает расхождения между сотрудниками.