Другое · 10 мин
Как в 1С сделать реестр сотрудников
Как сформировать реестр сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: списки работников, отчёты, универсальный отчёт, настройка колонок и выгрузка в Excel.
Реестр сотрудников в 1С — это список работников организации с нужными реквизитами: ФИО, подразделение, должность, дата приёма, табельный номер, ИНН и другие данные. Такой список требуется для кадрового учёта, проверок, подготовки справок, сверки численности и передачи сведений в банк или госорганы. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия реестр можно получить без программирования — штатными отчётами и списками справочников.
Конкретный путь зависит от того, какой именно реестр нужен: простой список действующих сотрудников, список с кадровыми данными, реестр для зарплатного проекта или произвольная выборка по условию. Ниже разобраны основные способы — от быстрого списка справочника до настраиваемого универсального отчёта и выгрузки в Excel.
Определитесь, какие данные должны попасть в реестр
Перед формированием списка важно понять его назначение, потому что от этого зависит выбор инструмента. Для внутренней кадровой сверки обычно достаточно ФИО, подразделения, должности и даты приёма. Для банка в рамках зарплатного проекта нужны ФИО, номер счёта или карты, иногда ИНН и СНИЛС. Для проверяющих — штатное расписание, даты приёма и увольнения.
Составьте перечень колонок заранее: это сэкономит время при настройке отбора и полей отчёта. Если в реестр должны попадать персональные данные (ИНН, СНИЛС, паспорт), помните, что доступ к таким отчётам должен быть ограничен правами пользователей, а файл нельзя пересылать по открытым каналам без защиты.
Способ 1. Список справочника «Сотрудники»
Самый быстрый вариант — открыть справочник сотрудников и настроить вид списка. В 1С:ЗУП перейдите: Кадры → Сотрудники. В 1С:Бухгалтерии: Зарплата и кадры → Сотрудники (или «Справочники → Сотрудники» в зависимости от версии).
Нажмите кнопку «Ещё» → «Изменить форму» (или «Настроить список») и добавьте нужные колонки: подразделение, должность, дата приёма. Список можно отфильтровать по подразделению или по признаку «работает/уволен» через «Ещё» → «Настроить список» → «Отбор». Далее через «Ещё» → «Вывести список» сформируйте табличный документ — его можно распечатать или сохранить в Excel.
Ограничение способа: в список справочника выводятся только реквизиты самого справочника. Данные физического лица (ИНН, СНИЛС, адрес) и кадровые сведения из регистров (ставка, вид занятости) так просто не подтянуть — для этого нужен отчёт.
- 1Откройте Кадры → Сотрудники (в ЗУП) или Зарплата и кадры → Сотрудники (в Бухгалтерии)
- 2Через «Ещё» → «Настроить список» добавьте отбор по подразделению или статусу работника
- 3Через «Ещё» → «Изменить форму» включите нужные колонки
- 4Нажмите «Ещё» → «Вывести список» и сохраните табличный документ в Excel
Способ 2. Штатный отчёт «Список сотрудников» в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом есть готовые кадровые отчёты. Откройте Кадры → Кадровые отчёты и найдите отчёт «Список сотрудников» (в некоторых релизах — «Штатные сотрудники» или «Сотрудники организации»). Он выводит работников с кадровыми данными: подразделение, должность, дата приёма, вид занятости.
Нажмите «Настройки» и перейдите на вкладку «Отбор», чтобы ограничить выборку: по организации, подразделению, дате, признаку «работающие/уволенные». На вкладке «Поля» или через расширенный режим настроек можно добавить дополнительные колонки, если они доступны в схеме отчёта. После настройки нажмите «Сформировать».
Полезные штатные отчёты для смежных задач: «Штатная расстановка» — для проверки соответствия сотрудников штатному расписанию, «Остатки отпусков» и «Стажи» — для кадровых сверок, «Личные данные сотрудников» — для выгрузки ИНН, СНИЛС и адресов.
Способ 3. Универсальный отчёт по справочнику
Универсальный отчёт позволяет построить реестр по произвольному справочнику или регистру с гибким отбором. В 1С:Бухгалтерии откройте Отчёты → Универсальный отчёт. В поле объекта выберите «Справочник» → «Сотрудники», задайте период (для справочника он не критичен) и нажмите «Сформировать».
Через «Настройки» добавьте нужные поля и отборы — например, отбор «Пометка удаления = Нет» и «В архиве = Нет», чтобы исключить неактуальные записи. Универсальный отчёт удобен, когда нужен нестандартный набор колонок или выборка по условию, которого нет в типовых отчётах.
Сравнение способов
Быстро и просто, но только реквизиты справочника; нет данных физлица и регистров
Готовые кадровые поля и отборы; доступен только в ЗУП и конфигурациях с кадровым учётом
Гибкая выборка и отборы по любому объекту; требует ручной настройки полей
Настройка колонок, отборов и сортировки
В отчётах на СКД (системе компоновки данных), к которым относятся кадровые отчёты ЗУП и универсальный отчёт, структура настраивается одинаково. На вкладке «Отбор» добавьте условия: организация, подразделение (с видом сравнения «В иерархии», чтобы захватить вложенные подразделения), период работы. На вкладке «Поля» отметьте выводимые колонки. На вкладке «Сортировка» задайте порядок — обычно по наименованию сотрудника или по подразделению.
Если нужна группировка по подразделениям с промежуточными итогами, добавьте группировку «Подразделение» на вкладке структуры отчёта. Сохраните настройку кнопкой «Сохранить вариант» — тогда в следующий раз реестр сформируется одним нажатием, что удобно при регулярной подготовке отчётности.
Выгрузка реестра в Excel и печать
Сформированный табличный документ сохраняется через Файл → Сохранить как (или кнопку сохранения на панели). Выберите формат «Лист Excel» (*.xlsx) — структура колонок и группировки сохранятся. Перед отправкой файла проверьте, что в нём нет лишних служебных колонок и скрытых строк.
Для печати используйте Файл → Печать. Если реестр широкий, задайте альбомную ориентацию и масштаб «По ширине страницы» в параметрах страницы. Для многостраничного реестра включите сквозные строки (шапку таблицы) в настройках печати табличного документа.
Если типовых возможностей не хватает
Когда нужен реестр с произвольными полями из нескольких источников (например, сотрудники + данные о банковских счетах + стаж), а настройки отчётов не дают результата, есть два пути. Первый — консоль отчётов СКД, если она доступна в вашей конфигурации, где можно собрать собственный запрос без изменения конфигурации. Второй — заказать внешний отчёт у специалиста по 1С: он подключается через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки и не требует снятия конфигурации с поддержки.
Для реестров в банк по зарплатному проекту используйте специализированный обмен: в ЗУП это Зарплата → Обмен с банками (зарплатные проекты), где формируется файл строго по формату банка. Ручная сборка такого реестра в Excel рискованна — банк может отклонить файл из-за нарушения формата.
Как проверить результат
Совпадает с данными отчёта «Численность сотрудников» или штатной расстановки
Расхождение — проверьте отборы по дате, подразделению и статусу увольнения
Присутствуют все запланированные поля, данные заполнены
Пустые колонки — поле не заполнено в карточках сотрудников или не добавлено в настройки
Открывается, структура таблицы читаема, нет лишних строк
Разорванные ячейки, итоговые строки вперемешку с данными
Что важно запомнить
Реестр сотрудников в 1С делается без доработок: списком справочника, кадровым отчётом «Список сотрудников» или универсальным отчётом. Настройте отборы и поля, сохраните вариант отчёта и выгрузите результат в Excel. Данные физлиц берите из кадровых отчётов, а реестры для банка формируйте штатным обменом по зарплатному проекту.
Частые вопросы
Как вывести в реестр ИНН и СНИЛС сотрудников?
Эти данные хранятся в карточке физического лица, а не сотрудника. В 1С:ЗУП используйте кадровые отчёты с личными данными (например, «Личные данные сотрудников») или добавьте поля через настройки отчёта на СКД, выбрав их из ветки «Физическое лицо». Убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на просмотр персональных данных.
Как сделать реестр только работающих сотрудников на текущую дату?
В отборе отчёта установите условие по статусу: в кадровых отчётах ЗУП есть отбор «Работает» или фильтр по дате увольнения (дата увольнения пустая или больше текущей). В списке справочника включите отбор «Показывать только работающих» либо отбор по полю «В архиве = Нет».
Можно ли сделать реестр сотрудников в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?
Да. Используйте список справочника «Сотрудники» с выводом списка в табличный документ или универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» с настройкой полей и отборов. Набор кадровых данных в Бухгалтерии ограничен, но для базового реестра (ФИО, подразделение, должность, дата приёма) этого достаточно.
Почему в реестр попали дубликаты сотрудников?
Частая причина — несколько записей справочника «Сотрудники» у одного физлица (например, основное место работы и внутреннее совместительство) либо группировка отчёта по периодам. Проверьте, не заведены ли дубли карточек, и при необходимости добавьте группировку по физическому лицу или отбор по виду занятости.
Как сохранить настройки реестра, чтобы не настраивать заново?
В отчётах на СКД нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» (или кнопку сохранения варианта в панели настроек), задайте понятное имя, например «Реестр для банка». Вариант появится в списке вариантов отчёта, и его смогут использовать другие пользователи, если вы отметите его как общий.
Нужен ли программист, чтобы сделать реестр сотрудников?
Для стандартных задач — нет: списка справочника, кадровых отчётов и универсального отчёта достаточно. Программист или внедренец потребуется, только если нужен нестандартный состав данных из нескольких источников, особый формат файла или автоматическая отправка реестра по расписанию.