Другое · 8 мин
Как оформить СЗВ-М в 1С
Как сформировать и отправить форму СЗВ-М в 1С: подготовка данных о сотрудниках, заполнение отчёта, проверка, выгрузка в файл и отправка в СФР.
Форма СЗВ-М — это ежемесячный отчёт о застрахованных лицах, который работодатели сдавали в ПФР за каждый месяц, в котором с физическими лицами действовали трудовые или гражданско-правовые договоры. В конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия отчёт формируется автоматически на основе кадровых данных, поэтому основная работа бухгалтера — проверить корректность сведений о сотрудниках и правильно выгрузить файл.
Важный нюанс: с 1 января 2023 года форма СЗВ-М отменена — вместо неё сдаются «Персонифицированные сведения о физических лицах» в СФР (Социальный фонд России). Однако СЗВ-М по-прежнему понадобится, если нужно сдать корректирующий или дополняющий отчёт за периоды до 2023 года, либо если организация работает на старом релизе программы. Ниже разобран порядок действий для обеих ситуаций.
Перед началом работы убедитесь, что релиз конфигурации обновлён до версии, поддерживающей актуальные форматы отчётности, а в учётной политике указаны корректные регистрационные данные организации в СФР. Ошибки в этих сведениях — самая частая причина отказа в приёме отчёта.
Проверьте, какой отчёт нужно сдавать
Прежде чем искать форму СЗВ-М в программе, определите, за какой период вы отчитываетесь. За месяцы до января 2023 года сдаётся СЗВ-М (исходная, дополняющая или отменяющая), за более поздние периоды — «Персонифицированные сведения о физических лицах». Если вы попытаетесь сдать СЗВ-М за текущий месяц, фонд его не примет.
Тип формы выбирается непосредственно в документе отчёта: «исходная» — при первой сдаче за месяц, «дополняющая» — если нужно добавить забытых сотрудников, «отменяющая» — если кто-то попал в отчёт ошибочно. При корректировке сначала сдаётся отменяющая форма на ошибочную запись, затем дополняющая с верными данными.
Как выбрать действие
Подготовьте кадровые данные сотрудников
Отчёт собирается из справочника «Сотрудники» и регистров кадрового учёта. Пройдитесь по списку работников и проверьте ключевые поля: ФИО, СНИЛС, ИНН (если заполняется), даты приёма и увольнения. СНИЛС должен быть указан в формате XXX-XXX-XXX XX и проходить проверку контрольной суммы — 1С подсвечивает неверные номера при записи.
Особое внимание уделите сотрудникам, принятым или уволенным в отчётном месяце, а также работающим по договорам ГПХ. Все они включаются в СЗВ-М, если договор действовал хотя бы один день в отчётном периоде. Уволенные сотрудники не «выпадают» из отчёта за месяц увольнения — это частая ошибка.
Сформируйте отчёт СЗВ-М
В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Отчётность, справки» → «СЗВ-М» (или «Квартальная отчётность в ПФР» для старых релизов). Нажмите «Создать», выберите организацию и отчётный период, затем нажмите «Заполнить». Программа автоматически подберёт всех лиц, с которыми в указанном месяце действовали договоры.
В 1С:Бухгалтерии 8 путь аналогичен: «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → создать отчёт «СЗВ-М», либо через сервис «1С-Отчётность». После автозаполнения сверьте количество строк с числом сотрудников по штатному расписанию и списку договоров ГПХ за месяц.
- 1Откройте «Отчётность, справки» → «СЗВ-М» и создайте новый отчёт
- 2Укажите организацию, отчётный месяц и тип формы
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников
- 4Запустите «Проверка» → «Проверить заполнение» и устраните ошибки
- 5Запишите отчёт и отправьте через 1С-Отчётность или выгрузите в XML-файл
Проверьте и исправьте ошибки перед отправкой
Встроенная проверка в 1С выявляет формальные ошибки: пустой СНИЛС, неверный формат ФИО, отсутствие регистрационных данных организации. Однако она не замечает смысловых проблем — лишнего сотрудника или пропущенного работника по ГПХ. Сверьте итоговое количество застрахованных лиц с данными учёта вручную.
Дополнительно рекомендуется прогнать выгруженный XML-файл через официальную программу проверки СФР (например, CheckXML или аналог на портале фонда). Это позволит поймать ошибки формата до отправки и избежать протокола отказа.
Как проверить результат
Совпадает с числом действовавших в месяце договоров (трудовых и ГПХ)
Меньше фактического числа — кто-то не попал в отчёт
Все номера заполнены и проходят проверку
Пустые поля или ошибка контрольной суммы
«Принят» или положительный протокол СФР
Отказ с указанием ошибок формата или данных
Отправьте отчёт в СФР
Если подключён сервис «1С-Отчётность», отправка выполняется прямо из формы отчёта кнопкой «Отправить». Статус доставки отслеживается там же: дождитесь положительного протокола — только он подтверждает, что отчёт принят. Сохраните квитанцию о приёме в архив.
Без 1С-Отчётности отчёт выгружается в XML-файл (кнопка «Выгрузить»), который затем подписывается усиленной квалифицированной подписью и передаётся через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через оператора ЭДО. Убедитесь, что сертификат подписи действителен и привязан к уполномоченному лицу организации.
Типичные ошибки при работе с СЗВ-М в 1С
Большинство проблем возникает не из-за самой формы, а из-за качества исходных кадровых данных и невнимательности при выборе типа отчёта. Ниже — ошибки, которые чаще всего приводят к отказам и штрафам.
Часто задаваемые вопросы
Где в 1С:ЗУП найти форму СЗВ-М?
Раздел «Отчётность, справки» → «СЗВ-М». Если пункта нет, откройте «1С-Отчётность» и создайте отчёт через кнопку «Создать» → выбор формы из списка регламентированных отчётов. В старых релизах форма может находиться в журнале «Квартальная отчётность в ПФР».
Нужно ли включать в СЗВ-М уволенных сотрудников?
Да, если трудовой договор действовал хотя бы один день в отчётном месяце. Сотрудник, уволенный 2-го числа, включается в отчёт за этот месяц. В следующем месяце он уже не указывается.
Что делать, если обнаружил ошибку в уже сданном СЗВ-М?
Сформируйте две формы: отменяющую — с записью, содержащей ошибку, и дополняющую — с корректными данными. Обе отправляются за тот же отчётный период. Чем раньше сдана корректировка, тем ниже риск штрафа.
Почему при заполнении отчёта не подтягивается сотрудник?
Проверьте три вещи: оформлен ли приём на работу кадровым документом (а не только карточкой в справочнике), попадает ли период договора в отчётный месяц и заполнен ли СНИЛС. Также убедитесь, что сотрудник оформлен в ту же организацию, по которой создаётся отчёт.
Можно ли сдать СЗВ-М без подключения 1С-Отчётности?
Да. Выгрузите отчёт в XML-файл, подпишите его действующей квалифицированной электронной подписью и отправьте через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через любого оператора электронного документооборота.
Какой отчёт заменил СЗВ-М?
С 2023 года вместо СЗВ-М сдаются «Персонифицированные сведения о физических лицах» — ежемесячная форма в СФР. В актуальных релизах 1С она доступна в том же разделе отчётности и заполняется автоматически по данным кадрового учёта.
Что важно запомнить
СЗВ-М в 1С заполняется автоматически из кадровых данных: задача бухгалтера — проверить СНИЛС и состав сотрудников, выбрать правильный тип формы и дождаться положительного протокола СФР. За периоды с 2023 года сдаются персонифицированные сведения о физлицах, а СЗВ-М используется только для корректировок за прошлые периоды.