Другое · 10 мин
Как в 1С установить график работы сотруднику
Как в 1С:ЗУП создать и установить график работы: настройка шаблона, назначение сотруднику, смена графика, проверка табеля и типичные ошибки.
График работы в 1С — это основа для расчёта зарплаты, учёта рабочего времени и формирования табеля. Если график не задан или настроен неверно, программа неправильно считает норму часов, оплату за работу в выходные, ночные часы и отпускные. Поэтому установку графика нужно выполнять аккуратно: сначала создать шаблон графика в справочнике, затем назначить его сотруднику через кадровый документ.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) — именно там графики влияют на расчёты. В 1С:Бухгалтерии механизм похожий, но упрощённый: графики хранятся в разделе настроек учёта зарплаты и используются в основном для заполнения табеля.
Где в 1С хранятся графики работы
В 1С:ЗУП 3.1 все графики находятся в справочнике Настройка → Графики работы сотрудников. Если пункт не отображается, проверьте права пользователя и включите функциональность: Настройка → Реквизиты и настройки → Учёт рабочего времени. В некоторых конфигурациях путь выглядит как «Настройка → Предприятие → Графики работы».
Важно понимать разницу между двумя объектами. График работы — это шаблон: пятидневка, сменный график 2/2, сутки через трое и т.п. Назначение графика — это связь сотрудника с шаблоном на конкретный период, которая оформляется кадровым документом. Один и тот же шаблон может быть назначен десяткам сотрудников.
Также в программе есть производственный календарь (Настройка → Производственные календари). Он определяет общегосударственные праздники и переносы, и графики типа «пятидневка» опираются на него. Перед началом работы убедитесь, что производственный календарь заполнен и актуален.
Как создать новый график работы
Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите «Создать». Укажите наименование (например, «Пятидневка 8 часов» или «Сменный 2/2 по 12 часов») и год, на который создаётся график. Далее перейдите по ссылке «Изменить свойства графика» — откроется форма настройки шаблона.
В форме настройки задайте способ заполнения: по дням недели (для пятидневки и шестидневки) или произвольной длины цикл (для сменных графиков). Укажите виды времени по дням: явка, ночные часы, вечерние. Здесь же настраивается учёт праздников и неполного рабочего времени.
- 1Откройте Настройка → Графики работы сотрудников, нажмите «Создать»
- 2Введите наименование и укажите год
- 3Нажмите «Изменить свойства графика», выберите заполнение «По дням недели»
- 4Отметьте рабочие дни Пн–Пт, укажите 8 часов явки в каждый день
- 5Установите флаг «Учитывать праздники» и при необходимости «Неполное рабочее время»
- 6Нажмите «ОК», затем «Записать и закрыть» — программа заполнит календарь на год
После записи программа автоматически заполняет календарь графика на указанный год. Откройте вкладку с календарём и визуально проверьте: рабочие и выходные дни должны совпадать с реальным режимом, а сокращённые предпраздничные дни — отражать уменьшение на час, если это предусмотрено.
Как настроить сменный график
Сменные графики (2/2, сутки/трое, скользящие выходные) настраиваются через произвольный цикл. В свойствах графика выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины» и задайте последовательность дней: например, два рабочих по 12 часов, затем два выходных.
Если смена захватывает ночное время, добавьте в день два вида времени: явку и ночные часы. Ночные часы должны быть выделены отдельно — иначе доплата за работу ночью рассчитана не будет. Для суточных смен обычно используют разбиение на дневные и ночные часы по фактическому расписанию.
Для графиков, где дата начала цикла важна (например, вторая смена начинает цикл не в понедельник, а в другой день), укажите дату отсчёта в свойствах графика. От неё программа будет строить чередование дней на весь год.
Как назначить график сотруднику
Сам шаблон в справочнике ничего не делает, пока не связан с сотрудником. Назначение выполняется кадровыми документами, и способ зависит от ситуации: приём нового сотрудника, перевод одного работника или массовая смена графика подразделения.
При приёме на работу
В документе «Приём на работу» (Кадры → Приёмы на работу) на вкладке «Главное» есть поле «График работы». Выберите нужный шаблон из справочника — с даты приёма сотрудник будет работать по этому графику. Если поле оставить пустым, программа не сможет корректно рассчитать норму времени.
Перевод одного сотрудника на другой график
Создайте документ «Кадровый перевод» (Кадры → Кадровые переводы), установите флаг изменения графика и выберите новый шаблон. Укажите дату, с которой действует новый график. До этой даты расчёт пойдёт по старому графику, после — по новому.
Массовое изменение графиков
Когда график меняется у целого подразделения, удобнее документ «Изменение графика работы списком сотрудников» (Кадры → Все кадровые документы). В нём можно подобрать сотрудников списком, указать новый график и дату начала действия — программа создаст назначения для всех выбранных работников одним документом.
Как выбрать способ назначения
Как проверить, что график установлен правильно
Основной инструмент проверки — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате. Сформируйте его за текущий месяц по сотруднику: рабочие и выходные дни должны соответствовать назначенному графику, а количество часов — шаблону.
Дополнительно сверьте норму времени. В документе «Начисление зарплаты и взносов» норма дней и часов по сотруднику должна совпадать с графиком. Если сотрудник отработал месяц полностью, а зарплата начислена не в полном окладе — чаще всего причина именно в расхождении графика и фактически отработанного времени.
Как проверить результат
Рабочие и выходные дни совпадают с режимом сотрудника
Выходные стоят в рабочие дни или наоборот — проверьте дату отсчёта цикла
Норма дней/часов равна плановой по графику
Норма нулевая или искажена — график не назначен или не заполнен на год
Ночные часы выделены и оплачены отдельной строкой
Ночные не выделяются — в шаблоне не задан вид времени «Ночные часы»
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — редактирование графика «задним числом» после того, как зарплата за период уже рассчитана. Изменение шаблона пересчитывает норму времени, и ранее проведённые начисления могут стать некорректными. Если график нужно изменить за прошлый период, сначала отмените расчёты, скорректируйте график и пересчитайте зарплату заново.
Вторая типичная проблема — незаполненный на следующий год график. В январе табель оказывается пустым, а норма времени — нулевой. Решение: откройте график, укажите новый год и заполните календарь заново (кнопка «Заполнить» в форме графика). То же относится к производственному календарю.
Третья ошибка — использование ручной корректировки отработанного времени вместо правильных документов. Отпуска, больничные, командировки и работу в выходные следует оформлять профильными документами: они автоматически отражаются в табеле. Ручная правка табеля приводит к расхождениям при пересчётах.
Особенности в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 графики работы находятся в разделе Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Графики работы (или Справочники → Графики работы, в зависимости от версии). Набор функций проще: график задаётся по дням недели или циклом, без детализации ночных и вечерних часов.
Назначение графика сотруднику выполняется в карточке сотрудника или в документе приёма на работу. График используется для заполнения табеля и расчёта оклада пропорционально отработанному времени. Если ведётся полноценный кадровый и расчётный учёт со сменными режимами, рекомендуется 1С:ЗУП — там механизм графиков существенно полнее.
Перед массовым назначением нового графика проверьте его на одном тестовом сотруднике: назначьте, сформируйте табель за месяц и сверьте норму часов с ожидаемой. Это занимает несколько минут и избавляет от пересчёта всего подразделения.
FAQ
Можно ли назначить сотруднику два графика одновременно?
Нет, в один момент времени у сотрудника действует один график. Если режим меняется, оформляется кадровый перевод или изменение графика с даты перехода — программа сама разобьёт расчёт по периодам действия каждого графика.
Что делать, если график сотрудника меняется каждую неделю?
Создайте сменный график с циклом нужной длины и задайте дату отсчёта. Если чередование полностью нерегулярное, обычно настраивают график с суммированным учётом, а фактическое время вводят документами отклонений или данными учёта времени.
Почему в табеле нет данных, хотя график создан?
Чаще всего график создан, но не назначен сотруднику кадровым документом, либо не заполнен на текущий год. Проверьте карточку сотрудника (действующий график) и откройте сам график — календарь должен быть заполнен на нужный период.
Как учесть сокращённый предпраздничный день?
Для графиков на основе производственного календаря сокращение на час применяется автоматически, если календарь актуален. Для сменных графиков произвольного цикла сокращение нужно отразить вручную в календаре графика на конкретную дату.
Нужно ли менять график при разовой работе в выходной?
Нет. Разовые отклонения оформляются документами «Работа в выходные и праздники», «Работа сверхурочно» и подобными. Изменение графика нужно только при постоянной смене режима работы.
Как перенести график на следующий год?
Откройте график в справочнике, измените год в шапке и нажмите «Заполнить» — календарь перестроится по заданному шаблону. Предварительно убедитесь, что заполнен производственный календарь на новый год.
Что важно запомнить
График создаётся в справочнике «Графики работы сотрудников», назначается кадровым документом и проверяется по табелю Т-13 и норме времени. Не редактируйте графики за закрытые периоды без пересчёта, заполняйте их на каждый новый год и оформляйте разовые отклонения профильными документами, а не правкой графика.