Как провести отпуск по беременности и родам в 1С

Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП оформляется через документ «Больничный лист» с видом расчёта «Отпуск по беременности и родам». На основании этого документа программа автоматически рассчитывает пособие, формирует отсутствие в табеле и данные для отчётности в СФР (бывшие ФСС и ПФР). Ошибки на этапе ввода приводят к неверным суммам пособия и отказам фонда в зачёте, поэтому важно знать точную последовательность действий.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (ред. 3.1) — самую распространённую конфигурацию для кадрового и расчётного учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 логика похожа, но часть шагов выполняется вручную. Перед началом работы убедитесь, что у сотрудницы заведены приём на работу, график работы и заполнены данные для расчёта среднего заработка.

Что подготовить перед вводом документа

До создания больничного листа проверьте первичные данные. У сотрудницы должен быть оформлен приём на работу, назначен график и заполнена вкладка с данными о заработке за два предшествующих календарных года. Если сотрудница работает у вас недавно, внесите справку о заработке с предыдущего места работы через документ «Справка для расчёта пособий» в разделе «Отчётность, справки».

Также проверьте, что в настройках учётной политики организации включён расчёт пособий за счёт СФР и корректно указаны регистрационные данные страхователя. При прямых выплатах (действуют на всей территории РФ) пособие сотруднице перечисляет фонд, а работодатель только передаёт сведения — это влияет на то, какие документы нужно будет сформировать дальше.

Как создать больничный лист на отпуск по беременности

Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и нажмите «Создать». Заполните основные поля: организацию, сотрудницу, период нетрудоспособности по листку (обычно 140 дней — 70 до родов и 70 после, при осложнённых родах или многоплодной беременности период больше). В поле «Причина нетрудоспособности» выберите значение «(05) Отпуск по беременности и родам» — от этого зависит вид расчёта и порядок оплаты.

Если у вас настроен обмен с СФР (ЭЛН), больничный загрузится автоматически по номеру электронного листка нетрудоспособности: достаточно ввести номер ЭЛН или использовать кнопку «Получить из ФСС». Программа подтянет период, код причины и статус листка. При бумажном листке все поля вводятся вручную по данным документа.

1. 1
   Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
2. 2
   Укажите сотрудницу и период нетрудоспособности по листку
3. 3
   Выберите причину «(05) Отпуск по беременности и родам»
4. 4
   Проверьте расчёт среднего заработка на вкладке «Оплата»
5. 5
   Установите выплату пособия (с зарплатой, в межрасчёт или через СФР)
6. 6
   Проведите документ и проверьте начисленную сумму

Как программа рассчитывает пособие

Расчёт выполняется на вкладке «Оплата» автоматически. База — среднедневной заработок за два календарных года, предшествующих году начала отпуска, делённый на число календарных дней периода за вычетом исключаемых дней (больничные, отпуска по беременности и по уходу за ребёнком). Пособие по беременности и родам всегда выплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от стажа.

Программа применяет ограничения: среднедневной заработок не может быть ниже рассчитанного из МРОТ и выше предельной базы по взносам за соответствующие годы. Если стаж сотрудницы меньше шести месяцев, пособие за полный месяц ограничивается МРОТ. Все эти проверки выводятся в расшифровке расчёта — откройте её по ссылке рядом с суммой среднего заработка, чтобы убедиться, какие суммы и дни вошли в базу.

Если расчётный период необходимо заменить (сотрудница в предшествующие годы была в отпуске по уходу за ребёнком), на вкладке «Оплата» установите флажок замены лет и укажите нужные годы. Замена допустима только при наличии заявления сотрудницы и только если она увеличивает размер пособия.

Как отразить отсутствие и проверить табель

После проведения больничного листа программа автоматически регистрирует отсутствие сотрудницы на весь период. В табеле (Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель Т-13) дни отпуска по беременности и родам отражаются кодом «Р». Зарплата за период отпуска не начисляется — начисления по окладу прекращаются автоматически.

Проверьте, что период больничного не пересекается с уже введёнными документами: отпусками, командировками или начисленной зарплатой за те же дни. При пересечении программа выдаст предупреждение, а в расчёте зарплаты за месяц произойдёт сторнирование лишних дней. Если сотрудница ушла в отпуск по беременности в середине месяца, оклад за отработанную часть месяца рассчитается пропорционально в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяцы отпуска

Норма

Все дни отмечены кодом «Р», рабочего времени нет

Тревожный признак

Стоят явки или пустые ячейки в периоде отпуска

Расчётный листок сотрудницы

Норма

Есть начисление «Пособие по беременности и родам», нет оклада за дни отпуска

Тревожный признак

Одновременно начислены оклад и пособие за одни дни

Расшифровка среднего заработка

Норма

Учтены оба расчётных года и справки с прошлых мест работы

Тревожный признак

Пустой заработок или пособие посчитано только из МРОТ при наличии справки

Как передать сведения в СФР при прямых выплатах

При прямых выплатах работодатель не перечисляет пособие сам, а передаёт в СФР сведения для назначения выплаты. В 1С:ЗУП после проведения больничного сформируйте документ «Исходящий документ СФР» или используйте обмен с фондом напрямую из больничного листа (кнопка отправки реестра/сведений — зависит от релиза). Сведения должны уйти в течение установленного срока после закрытия листка нетрудоспособности.

Статус отправки отслеживайте в журнале обмена с СФР. Если фонд вернул сведения с ошибкой (неверный СНИЛС, расхождение периодов, отсутствие данных о заработке), исправьте данные в больничном листе или карточке сотрудницы и отправьте повторно. Не игнорируйте отказы: просрочка передачи сведений ведёт к задержке выплаты сотруднице и возможным претензиям со стороны фонда.

Держите подключение к сервису 1С-Отчётность или обмену с СФР в рабочем состоянии до того, как понадобится срочно отправить сведения. Настройка сертификатов и подписание соглашения занимают время, а сроки передачи данных по больничным жёсткие.

Что оформить после окончания отпуска по беременности

После окончания больничного сотрудница либо выходит на работу, либо оформляет отпуск по уходу за ребёнком. Второй вариант — самый частый: в 1С:ЗУП создаётся документ «Отпуск по уходу за ребёнком» (Кадры → Отпуска по уходу за ребёнком), который регистрирует отсутствие и назначает ежемесячное пособие до достижения ребёнком полутора лет. Этот документ не создаётся автоматически — его нужно ввести отдельно на основании заявления сотрудницы.

Проверьте дату начала отпуска по уходу: она должна примыкать к дате окончания больничного по беременности и родам. Разрыв между документами приведёт к появлению «висячих» дней, в которых сотрудница числится работающей, но фактически отсутствует, — табель и расчёт зарплаты за эти дни будут некорректны.

Частые вопросы по оформлению

Можно ли оформить отпуск по беременности в 1С:Бухгалтерии 8?

Да, но функционал ограничен: больничный лист создаётся в разделе «Зарплата и кадры», расчёт среднего заработка выполняется автоматически, однако нет полноценного кадрового учёта отсутствий и удобного обмена с СФР. Для регулярной работы с пособиями удобнее 1С:ЗУП.

Что делать, если больничный продлён из-за осложнённых родов?

Оформите второй документ «Больничный лист» на период продления с той же причиной нетрудоспособности. Если ЭЛН продлён в системе фонда, программа может загрузить продолжение автоматически — проверьте, что период продления примыкает к первоначальному листку.

Как пересчитать пособие после получения справки о заработке?

Внесите справку документом «Справка для расчёта пособий», затем в больничном листе нажмите «Исправить» (доступно, если период расчёта зарплаты ещё не закрыт) или создайте документ-исправление. Программа пересчитает средний заработок и доначислит разницу.

Облагается ли пособие по беременности и родам НДФЛ и взносами?

Нет. Пособие по беременности и родам не облагается НДФЛ и страховыми взносами. В 1С это настроено в виде расчёта, поэтому при корректном выборе причины нетрудоспособности налоги начисляться не будут — проверьте это в расчётном листке.

Сотрудница работает по совместительству — как оформить пособие?

Пособие назначается по каждому месту работы, если сотрудница работала у тех же работодателей в обоих расчётных годах. В 1С больничный оформляется отдельно по каждому месту работы (основному и совместительству) со своим расчётом среднего заработка.

Что делать, если СФР вернул сведения с ошибкой?

Откройте причину отказа в журнале обмена. Чаще всего это расхождение СНИЛС, ФИО или периода листка. Исправьте данные в карточке сотрудницы или больничном листе и отправьте сведения повторно. Если ошибка на стороне фонда, запросите уточнение через оператора ЭДО.