Другое · 12 мин
Как начислить зарплату в 1С Бухгалтерия пошагово
Пошаговая инструкция по начислению зарплаты в 1С Бухгалтерия: настройка, документы начисления, НДФЛ, взносы, ведомости на выплату и проверка результатов.
Начисление зарплаты — регулярная операция, которая в 1С:Бухгалтерии выполняется через документ «Начисление зарплаты» с автоматическим расчётом НДФЛ и страховых взносов. Программа подходит для небольших организаций, где расчёт ведёт бухгалтер без отдельного расчётчика: сложные кадровые сценарии (графики сменности, суммированный учёт, территориальные условия) обычно требуют 1С:ЗУП, но базовый окладный расчёт полностью реализован в Бухгалтерии.
Перед первым начислением важно правильно заполнить настройки учёта зарплаты, справочники сотрудников и виды начислений — иначе программа посчитает налоги и взносы неверно, и ошибки придётся исправлять корректировками. Ниже разобран полный цикл: от настройки до выплаты и проверки проводок.
Подготовка: настройки учёта зарплаты
Откройте раздел «Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты» (в некоторых релизах путь — «Главное → Настройки зарплаты»). Здесь указывается, что учёт заработной платы ведётся в этой программе, а не во внешней (например, в 1С:ЗУП с последующей выгрузкой).
Проверьте ключевые параметры: способ отражения в учёте по умолчанию (обычно счёт 26 «Общехозяйственные расходы» или 20 «Основное производство» — зависит от того, где работают сотрудники), настройки страховых взносов (тарифы, применение пониженных тарифов для МСП) и параметры резервов отпусков, если они формируются.
Также в разделе «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты» задаются статьи затрат и счета учёта. Если организация относится к субъектам малого предпринимательства, убедитесь, что включён признак применения пониженных тарифов взносов — программа тогда будет делить базу на части в пределах МРОТ и сверх него.
Заведение сотрудников и назначение окладов
Перейдите в «Зарплата и кадры → Сотрудники» и создайте карточку каждого работника. Заполните ФИО, подразделение, должность, данные для НДФЛ (статус налогового резидента, ИНН), а также сведения о праве на стандартные вычеты — они вводятся отдельно через документ «Заявление на вычеты НДФЛ» или в карточке сотрудника в зависимости от релиза.
Оклад назначается кадровым документом «Приём на работу» (или «Кадровый перевод» при изменении условий). В документе указывается вид начисления «Оплата по окладу» и сумма. Без кадрового документа с начислением программа не будет знать, что считать, и в начислении зарплаты сотрудник появится с нулевой суммой либо не появится вовсе.
Если сотрудник работает на полставки, в приёме на работу укажите долю ставки (0,5) — программа автоматически рассчитает половину оклада. Это надёжнее, чем вручную вписывать уменьшенный оклад, потому что при кадровых изменениях расчёт останется прозрачным.
- 1Настройте учёт зарплаты: тарифы взносов, счета отражения затрат
- 2Введите сотрудников и оформите приёмы на работу с окладами
- 3Внесите заявления на вычеты НДФЛ, если они есть
- 4Проверьте график работы и производственный календарь
- 5Обновите конфигурацию до актуального релиза
Создание документа «Начисление зарплаты»
Основной документ находится по пути «Зарплата и кадры → Все начисления → кнопка Создать → Начисление зарплаты». Укажите месяц начисления и дату документа — по умолчанию это последний день месяца, что соответствует дате признания расходов и дате получения дохода в виде оплаты труда.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех действующих сотрудников и рассчитает оклад пропорционально отработанным дням по производственному календарю и кадровым документам (отпуска, больничные, увольнения учитываются автоматически, если они введены в программе).
Если нужно начислить зарплату только части сотрудников, используйте «Добавить» или «Подбор» вместо полного заполнения. Строки можно корректировать вручную, но ручные правки сумм лучше избегать: при перезаполнении документа они затрутся, а причина расхождения с расчётом потеряется.
Как программа считает суммы
Для окладника формула проста: оклад делится на норму рабочих дней месяца и умножается на фактически отработанные дни. Норма берётся из производственного календаря, факт — из кадровых документов. Если сотрудник отработал месяц полностью, он получит полный оклад независимо от количества рабочих дней в месяце.
Премии, надбавки и прочие выплаты добавляются отдельными видами начислений — либо в этом же документе дополнительной строкой, либо разовым документом «Начисление зарплаты» с соответствующим видом расчёта. У каждого вида начисления важно проверить настройки налогообложения: облагается ли НДФЛ, взносами и как отражается в учёте.
Расчёт НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ рассчитывается в том же документе на вкладке «НДФЛ». Программа применяет ставку с учётом налогового статуса сотрудника, вычетов и нарастающего итога с начала года. Если доход сотрудника превысил пороги прогрессивной шкалы, программа применит повышенные ставки автоматически — при условии, что конфигурация обновлена.
Страховые взносы отображаются на вкладке «Взносы». Они рассчитываются в целом по сотруднику, а в бухучёте относятся на те же счета затрат, что и начисленная зарплата. Взносы на травматизм (НС и ПЗ) считаются по тарифу, указанному в настройках организации — проверьте, что он соответствует уведомлению из СФР.
Проведение документа и проверка проводок
После заполнения нажмите «Провести». Документ сформирует проводки по начислению (Дт счёта затрат — Кт 70), удержанию НДФЛ (Дт 70 — Кт 68.01) и начислению взносов (Дт счёта затрат — Кт 69 по субсчетам). Откройте кнопку «Дт/Кт» (показать проводки) и убедитесь, что счета соответствуют ожиданиям.
Если зарплата ушла не на тот счёт затрат, причина обычно в способе отражения, заданном в настройках зарплаты, в карточке подразделения или в кадровом документе сотрудника. Приоритет у более конкретной настройки: способ отражения в документе приёма на работу перекрывает общий по организации.
Для контроля сумм используйте отчёты «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате»: расчётные листки, расчётная ведомость (Т-51), свод начислений. Расчётный листок показывает состав начисления по каждому сотруднику — это удобный способ объяснить работнику, из чего сложилась сумма к выплате.
Как проверить результат
Равно нулю или соответствует задолженности за текущий месяц
Зависшие суммы без объяснения — возможна двойная выплата или непроведённая ведомость
Совпадает с расчётом от базы за вычетом вычетов
Нулевой налог при доходе или неожиданно большая сумма
Соответствуют подразделениям сотрудников
Всё попало на один счёт по умолчанию
Разделены на части в пределах МРОТ и свыше
Единый тариф на всю базу при действующем льготном режиме
Оформление выплаты зарплаты
Начисление не равно выплате: после проведения документа начисления создайте ведомость — «Зарплата и кадры → Ведомости в банк» (при зарплатном проекте), «Ведомости в кассу» или «Ведомости на счета» (при перечислении на карты вне зарплатного проекта). Ведомость заполняется кнопкой «Заполнить» и подтягивает суммы к выплате — начисленное минус НДФЛ и прочие удержания.
На основании ведомости формируется платёжный документ: «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер». Именно этот документ закрывает задолженность по счёту 70. Дата выплаты важна для НДФЛ: налог удерживается при выплате, и сроки его перечисления привязаны к дате удержания.
Уплата НДФЛ и взносов оформляется отдельными платёжными поручениями на единый налоговый платёж (ЕНП). В программе для контроля используйте отчёты по налогам и взносам и сверку с бюджетом — они покажут, что начислено и что уплачено за период.
Частые ошибки и ограничения 1С:Бухгалтерии
Главное ограничение программы — упрощённый кадровый учёт. В 1С:Бухгалтерии нет полноценного табеля по сменным графикам, расчёта среднего заработка в сложных случаях, автоматических удержаний по исполнительным листам с процентными схемами и ряда других возможностей ЗУП. Если в организации есть вахтовый метод, суммированный учёт рабочего времени или много удержаний, рассмотрите связку «ЗУП + выгрузка в Бухгалтерию».
Отпускные и больничные в Бухгалтерии рассчитываются отдельными документами («Отпуск», «Больничный лист» в разделе «Все начисления»), и они должны быть введены до заполнения общего начисления зарплаты — тогда программа корректно уменьшит окладную часть за дни отсутствия.
Ещё одна типичная ситуация — расчёт при увольнении. Он оформляется документом «Увольнение», который начисляет зарплату за отработанные дни и компенсацию за неиспользованный отпуск. Не начисляйте уволенному сотруднику обычный месячный расчёт — получится лишнее начисление.
Как выбрать действие
Контроль после расчёта
После завершения месяца сверьте три вещи: свод начислений с расчётной ведомостью, обороты по счёту 70 с выплатами через банк и кассу, начисленные взносы с данными отчётов (РСВ, персонифицированные сведения). Расхождения на этом этапе проще найти, чем после сдачи отчётности.
Полезная привычка — формировать расчётную ведомость до выплаты и сверять итог «к выплате» с суммой ведомостей. Если суммы отличаются, где-то есть удержание, долг прошлого периода или ошибка в документе начисления.
Что важно запомнить
Цикл расчёта зарплаты в 1С:Бухгалтерии: настройка учёта → сотрудники и оклады → документ «Начисление зарплаты» с автоматическим НДФЛ и взносами → ведомость на выплату → платёжный документ. Результат проверяйте по проводкам, расчётным листкам и сальдо счёта 70. Сложные кадровые сценарии — повод перейти на 1С:ЗУП.
Частые вопросы
Можно ли начислить зарплату за прошлый месяц, если документ забыли ввести?
Да. Создайте документ «Начисление зарплаты» датой последнего дня нужного месяца и проведите его. Учтите, что это изменит закрытый период: может потребоваться пересчёт налогов, уточнённая отчётность и повторное выполнение регламентных операций закрытия месяца.
Почему сотрудник не попадает в документ начисления зарплаты?
Наиболее частые причины: не оформлен приём на работу, сотрудник уже уволен на дату документа, приём оформлен в другую организацию базы или в кадровом документе не назначено плановое начисление. Проверьте карточку сотрудника и список кадровых документов.
Как начислить аванс в 1С:Бухгалтерии?
Аванс обычно оформляется ведомостью на выплату с видом «Аванс» без документа начисления — сумма задаётся фиксировано или как процент от оклада. Окончательный расчёт за месяц выполняется документом «Начисление зарплаты», а выплаченный аванс учитывается при формировании ведомости за вторую половину месяца.
Что делать, если НДФЛ посчитался неправильно?
Не исправляйте сумму вручную. Проверьте налоговый статус сотрудника, действующие вычеты, доходы с начала года и актуальность релиза программы. Если ошибка уже ушла в учёт, используйте документы корректировки («Операции, введённые вручную» по учёту НДФЛ или пересчёт в следующем периоде) — в зависимости от ситуации.
Нужно ли отдельно начислять страховые взносы?
Нет, взносы рассчитываются автоматически в документе «Начисление зарплаты» на отдельной вкладке и формируют проводки при его проведении. Отдельный документ требуется только для доначисления взносов по итогам проверок или корректировок.
Как отразить зарплату директора-учредителя, если он один в организации?
Точно так же: оформите приём на работу с окладом, ежемесячно создавайте «Начисление зарплаты», ведомость и выплату. Если учредитель не получает зарплату, документ начисления не создаётся, но нулевые отчёты по взносам и персонифицированным сведениям всё равно могут требоваться — уточните порядок для вашей ситуации.