Как создать трудовой договор в 1С

В 1С трудовой договор создаётся двумя путями: как печатная форма на основе шаблона Word при оформлении приёма на работу либо как отдельный документ «Трудовой договор» в разделе кадровых документов. В обоих случаях программа подставляет данные сотрудника, организации и условий труда автоматически, а задача кадровика — проверить корректность заполнения и напечатать документ.

Инструкция ниже написана на примере «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — именно в этой конфигурации работа с трудовыми договорами реализована наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии 8» возможности ограничены: там договор обычно оформляется внешней печатной формой или в стороннем редакторе, а в программе фиксируется только приём сотрудника.

Что понадобится перед созданием договора

Чтобы договор сформировался корректно, в базе должны быть заполнены связанные справочники. Программа берёт данные из карточки организации (наименование, реквизиты, данные руководителя), из карточки сотрудника (ФИО, паспорт, адрес, СНИЛС, ИНН) и из кадровых справочников: должности, подразделения, графика работы.

Проверьте заранее: в карточке организации заполнен руководитель с основанием его полномочий (устав, доверенность), у сотрудника внесены паспортные данные и адрес регистрации, а в справочнике «Должности» указано краткое наименование должности — именно оно попадёт в текст договора. Пустые поля в этих справочниках приведут к пропускам в печатной форме.

Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы. Если кнопки создания приёма на работу не видно, обратитесь к администратору 1С — возможно, вашей роли не назначен профиль «Кадровик» или «Расчётчик».

Создание сотрудника и документа «Приём на работу»

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» и нажмите «Создать». Если сотрудник новый, заведите его карточку прямо из документа: в поле «Сотрудник» введите фамилию и выберите «Создать нового сотрудника». Заполните личные данные — они используются в договоре, приказе о приёме и отчётности.

В документе приёма укажите дату приёма, подразделение, должность, вид занятости (основное место работы или совместительство) и количество ставок. На вкладке «Оплата труда» задайте оклад или тарифную ставку — сумма из этого раздела подставляется в пункт договора об оплате труда.

Отдельно проверьте поля, влияющие на текст договора: испытательный срок (если есть), условия труда (вредные, опасные), характер работы (разъездной, дистанционный). Эти сведения заполняются на вкладках документа приёма и напрямую формируют соответствующие пункты печатной формы.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать»
2. 2
   Создайте или выберите сотрудника, заполните личные данные
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность, вид занятости
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» задайте оклад и надбавки
5. 5
   Заполните испытательный срок и особые условия труда при необходимости
6. 6
   Проведите документ
7. 7
   Кнопка «Печать» → «Трудовой договор»
8. 8
   Проверьте текст, при необходимости отредактируйте в Word и распечатайте

Печать трудового договора

После проведения приёма нажмите кнопку «Печать» в шапке документа и выберите «Трудовой договор». Программа откроет сформированный документ в формате табличного или офисного документа — в зависимости от настроек. В ЗУП 3.1 договор обычно формируется на основе макета в формате DOCX, который можно открыть в Word и отредактировать вручную.

В сформированном тексте проверьте ключевые блоки: преамбулу (стороны договора), предмет договора (должность, место работы), дату начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и подписи сторон. Если какой-то пункт пуст или содержит неверные данные, не правьте только распечатку — исправьте источник данных в программе, иначе ошибка повторится при следующей печати.

Если типовой макет не подходит, его можно заменить собственным шаблоном. В разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Шаблоны договоров и документов» (в ЗУП 3.1 — «Кадры» → «Шаблоны документов») загружается собственный DOCX-файл с параметрами-закладками, которые программа заменяет данными из базы.

Удобно вести собственный DOCX-шаблон договора с параметрами вида [Сотрудник_ФИО], [Должность], [Оклад]. Один раз настроенный шаблон избавляет от ручного редактирования каждого договора и снижает риск расхождения текста с данными учёта.

Трудовой договор как отдельный документ

В некоторых конфигурациях и при использовании электронного документооборота (КЭДО) трудовой договор оформляется отдельным документом, а не только печатной формой приёма. В ЗУП 3.1 при включённой настройке кадрового ЭДО договор можно сформировать, подписать электронной подписью и хранить в базе как файл с зафиксированным содержимым.

Чтобы включить работу с электронными кадровыми документами, перейдите в «Настройка» → «Кадровый учёт» (или «Обмен электронными документами») и включите соответствующую опцию. После этого в карточке сотрудника и в документе приёма появятся команды формирования и подписания документов в электронном виде.

Учтите: электронный трудовой договор требует настроенной инфраструктуры — учётных записей в сервисе КЭДО, выпуска подписей для сотрудников и работодателя, а также согласия работника на электронный документооборот. Для разового оформления обычно достаточно бумажной печатной формы.

Сравнение вариантов

Печатная форма из «Приёма на работу»

Подходит для большинства организаций: быстро, не требует настройки. Ограничение — текст правится вручную в Word после формирования.

Собственный DOCX-шаблон

Подходит при постоянном найме и требованиях к единой форме договора. Требует однократной настройки шаблона с параметрами.

Электронный договор через КЭДО

Подходит при массовом найме и удалённых сотрудниках. Требует настройки сервиса, подписей и согласия работников.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования договора сверьте его с данными базы: ФИО и паспорт сотрудника, наименование работодателя, должность по штатному расписанию, дата начала работы, размер оплаты. Расхождение хотя бы в одном реквизите делает договор юридически уязвимым и создаёт проблемы при проверках.

Проверьте также связанные документы: приказ о приёме (печатается из того же документа), запись в личной карточке, данные для отчётности. Если договор формировался до проведения приёма, перепечатайте его после проведения — в черновике часть полей может быть не заполнена.

Особенности в других конфигурациях 1С

В «1С:Бухгалтерии 8» отдельного документа «Трудовой договор» и полноценных шаблонов договоров нет: кадровый учёт там ограничен приёмом на работу и приказами. Типовая практика — сформировать приказ о приёме (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»), а текст договора подготовить в Word по собственному шаблону, взяв реквизиты из карточек сотрудника и организации.

В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» кадровый блок повторяет механику ЗУП: договор печатается из документа приёма на работу, доступны шаблоны документов и, при настройке, электронное подписание. Если в вашей конфигурации кнопки «Трудовой договор» нет в списке печатных форм, проверьте версию программы и настройки функциональности — часть возможностей включается отдельными опциями.

Частые вопросы

Можно ли изменить типовой текст трудового договора в 1С?

Да. В ЗУП 3.1 используется редактируемый шаблон: создайте собственный DOCX-файл с параметрами-закладками и подключите его в настройках шаблонов документов. Либо правьте уже сформированный договор в Word перед печатью — но тогда правки придётся вносить каждый раз вручную.

Почему в договоре пустые поля или прочерки?

Программа подставляет данные только из заполненных полей базы. Проверьте карточку сотрудника (паспорт, адрес), карточку организации (руководитель, реквизиты) и поля документа приёма (оклад, условия труда, испытательный срок). После заполнения источника сформируйте печатную форму заново.

Как оформить договор с совместителем?

В документе приёма выберите вид занятости «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». Для внутреннего совместителя создаётся отдельный документ приёма на ту же физическую личность с новой должностью — и отдельный трудовой договор печатается из этого приёма.

Можно ли подписать трудовой договор электронной подписью в 1С?

Да, при включённом кадровом электронном документообороте и подключённом сервисе КЭДО. Потребуются машиночитаемые доверенности, подписи сторон и согласие работника на электронный документооборот. Без этой настройки доступна только бумажная форма.

Где в 1С хранится подписанный договор?

Сформированный файл можно прикрепить к документу приёма или карточке сотрудника через механизм присоединённых файлов (кнопка со скрепкой). При работе с КЭДО подписанный документ сохраняется в базе автоматически вместе со статусом подписания.