Другое · 9 мин
Как в 1С создать список уволенных сотрудников
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии сформировать список уволенных сотрудников за период, настроить отбор, выгрузить в Excel и проверить результат.
Список уволенных сотрудников нужен кадровику и бухгалтеру регулярно: для проверки расчётов, подготовки отчётности в фонды, анализа текучести кадров и сверки с данными ЭДО. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии такой список можно получить несколькими способами — через стандартные кадровые отчёты, список сотрудников с отбором или журнал документов увольнения.
Конкретный путь зависит от конфигурации и задачи. Если нужен просто перечень людей с датами увольнения — достаточно отчёта «Штатная расстановка» или списка сотрудников с фильтром. Если требуется разбивка по подразделениям, причинам увольнения и периодам — удобнее отчёт «Уволенные сотрудники» или универсальный отчёт с настройкой отбора.
Ниже разобраны рабочие способы для 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, настройка отборов, выгрузка в Excel и типичные ошибки, из-за которых в список попадают лишние люди или, наоборот, теряются нужные.
Определитесь, какой именно список нужен
Под «списком уволенных» обычно понимают три разные задачи, и для каждой подходит свой инструмент. Первая — простой перечень людей, уволенных за период, с датами и должностями. Вторая — аналитическая выборка: по подразделениям, статьям ТК РФ, с подсчётом количества. Третья — список документов увольнения для проверки правильности оформления.
Для простого перечня достаточно списка сотрудников с отбором или типового отчёта. Для аналитики лучше использовать отчёт «Уволенные сотрудники» с группировками. Для проверки документов откройте журнал «Кадровые документы» или «Увольнения» и отфильтруйте по виду документа.
Как выбрать способ
Список уволенных через отчёт в 1С:ЗУП 3.1
В 1С:ЗУП 3.1 есть штатный отчёт, который сразу выводит уволенных за выбранный период. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите «Уволенные сотрудники» (в некоторых релизах он находится внутри отчёта «Остатки отпусков и кадровые отчёты» или называется «Сотрудники, уволенные за период»).
Укажите период в шапке отчёта и нажмите «Сформировать». В результат попадут сотрудники, по которым в указанный период проведён документ «Увольнение». По умолчанию выводятся ФИО, подразделение, должность, дата приёма и дата увольнения.
Если отчёт нужен с группировкой по подразделениям или причинам увольнения, нажмите «Настройки» и добавьте группировку по полю «Подразделение» или «Основание увольнения». Сохраните вариант отчёта кнопкой «Сохранить настройки», чтобы не настраивать заново.
Список уволенных через справочник «Сотрудники» с отбором
Этот способ работает и в ЗУП, и в Бухгалтерии. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». Нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» (или используйте кнопку отбора на панели). Добавьте условие: поле «Дата увольнения» — «Заполнено». Если нужны уволенные за конкретный период, добавьте второе условие: «Дата увольнения» — «Больше или равно» началу периода и «Меньше или равно» концу периода.
По умолчанию список сотрудников в ЗУП часто показывает только работающих — это встроенный отбор «Показывать уволенных». Снимите или измените его: в настройках списка найдите стандартный отбор и установите нужное значение, иначе уволенные просто не отобразятся, и вы решите, что данных нет.
Результат можно вывести на печать или сохранить: «Ещё» → «Вывести список». Отметьте нужные колонки (ФИО, дата приёма, дата увольнения, подразделение) и сформируйте табличный документ, который дальше сохраняется в Excel или PDF.
Список через журнал документов увольнения
Когда нужно проверить сами документы, а не людей, откройте «Кадры» → «Увольнения» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (в Бухгалтерии). Установите отбор по периоду в шапке журнала. В списке будут все приказы на увольнение с датами, сотрудниками и состоянием проведения.
Обратите внимание на непроведённые документы: они отображаются в журнале, но сотрудник по ним в кадровых отчётах как уволенный не числится. Если список из журнала расходится с отчётом — первым делом ищите непроведённые или помеченные на удаление приказы.
Журнал удобно выгружать через «Ещё» → «Вывести список», если нужна таблица с номерами и датами документов для сверки с бумажным архивом или личными делами.
Выгрузка списка в Excel и печать
Любой табличный документ в 1С сохраняется во внешний формат одинаково. Сформируйте отчёт или выведите список, затем нажмите кнопку «Сохранить» (дискета) в командной панели табличного документа или «Файл» → «Сохранить как». Выберите формат «Лист Excel» (*.xlsx) — данные перенесутся с сохранением колонок.
Если список формировался через «Вывести список» из журнала, перед сохранением проверьте, что выбраны все нужные колонки: по умолчанию выводятся только видимые. Добавьте «Дата увольнения», «Подразделение» и «Должность», чтобы не дорабатывать таблицу вручную.
Для печати списка с подписью используйте стандартную печать табличного документа: «Файл» → «Печать». При необходимости вставьте колонтитулы с датой формирования и названием организации.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования списка сверьте его с контрольными данными: количеством увольнений по журналу документов за тот же период и с данными отчёта «Численность и текучесть кадров», если он используется. Совпадение количества строк — основной признак корректной выборки.
Самые частые причины расхождений: непроведённые документы увольнения, увольнения, оформленные датой вне выбранного периода, отбор по организации, когда увольнение проведено по другой организации группы компаний, и отменённые увольнения, документ по которым помечен на удаление.
Отдельная ситуация — сотрудники, уволенные и принятые повторно. В списке сотрудников они могут отображаться как работающие, хотя в периоде было увольнение. Для таких случаев используйте именно отчёт по документам увольнения, а не отбор по карточке сотрудника.
Как проверить результат
Совпадает с числом проведённых документов «Увольнение» за период
В журнале документов записей больше — ищите сбитый отбор или непроведённые приказы
Все даты попадают в заданный период
Есть даты за пределами периода — проверьте условия отбора
Есть ФИО, подразделение, должность, даты приёма и увольнения
Колонки пустые — у пользователя нет прав на данные или не настроен вывод полей
Частые вопросы
Можно ли сформировать список уволенных в 1С:Бухгалтерии 8.3?
Да, но инструментов меньше, чем в ЗУП. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», настройте отбор по заполненной дате увольнения и выведите список через «Ещё» → «Вывести список». Для аналитики по периодам используйте «Универсальный отчёт» по регистру кадровых сведений или документам «Увольнение из организаций».
Почему уволенный сотрудник не попадает в отчёт?
Чаще всего документ увольнения не проведён, проведён датой вне выбранного периода или оформлен по другой организации. Также проверьте права доступа: при ограничении RLS часть сотрудников скрывается от пользователя без видимых сообщений.
Как получить список уволенных с причинами увольнения по ТК РФ?
В ЗУП откройте отчёт «Уволенные сотрудники», перейдите в «Настройки» и добавьте в структуру поле «Основание увольнения» или «Статья ТК РФ». Сохраните вариант отчёта, чтобы настройка сохранилась для повторного использования.
Как выгрузить список уволенных в Excel?
Сформируйте отчёт или выведите список, затем нажмите «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат XLSX. Если выгружаете из журнала через «Вывести список», предварительно отметьте все нужные колонки — выгружаются только выбранные.
Что делать, если сотрудника уволили и приняли снова в том же периоде?
Отбор по карточке сотрудника покажет его как работающего, и увольнение «потеряется». Используйте отчёт по документам увольнения за период — он фиксирует сам факт увольнения независимо от текущего статуса сотрудника.
Можно ли автоматически получать список уволенных по расписанию?
Да, если настроить рассылку отчётов: в ЗУП откройте настройки отчёта, сохраните вариант и подключите его к механизму рассылки отчётов на почту. Потребуются права администратора и настроенная учётная запись почты в программе.
Что важно запомнить
Список уволенных в 1С формируется тремя путями: отчётом «Уволенные сотрудники», списком сотрудников с отбором по дате увольнения и журналом документов увольнения. Перед формированием снимите отбор «только работающие», после — сверьте количество строк с журналом приказов. Результат выгружается в Excel через стандартное сохранение табличного документа.