Другое · 10 мин
Как в 1С создать папку уволенных сотрудников
Как создать папку уволенных сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, перенести туда карточки, настроить отбор и не потерять данные для отчётности.
Список сотрудников в 1С со временем разрастается: действующие работники перемешиваются с уволенными, и найти нужного человека становится сложнее. Удалять карточки уволенных нельзя — на них ссылаются приказы, начисления, больничные и отчётность прошлых периодов. Практичное решение — выделить для уволенных отдельную папку (группу) в справочнике «Сотрудники» или настроить отбор, который скрывает их из рабочего списка.
Способ зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) справочник сотрудников поддерживает группы, и там можно создать полноценную папку. В 1С:Бухгалтерии и некоторых других конфигурациях справочник линейный, поэтому вместо папки используют отбор по статусу или префикс в наименовании. Ниже разобраны оба подхода с конкретными шагами.
Важно понимать разницу между группировкой и удалением. Перенос в папку не влияет на проведённые документы, расчёты и отчёты — это чисто организационное действие. Удаление же карточки сотрудника почти всегда невозможно из-за ссылочной целостности и не нужно для архивных целей.
Определите, какой способ доступен в вашей конфигурации
Прежде чем создавать папку, проверьте, поддерживает ли справочник «Сотрудники» иерархию групп. Откройте список сотрудников и посмотрите на панель инструментов: если там есть кнопка «Создать группу» или в контекстном меню по правой кнопке мыши есть пункт «Новая группа», значит, папки доступны. В типовой 1С:ЗУП 3.1 группы в справочнике сотрудников есть.
В 1С:Бухгалтерии предприятия справочник «Сотрудники» обычно не имеет групп — это плоский список. Попытка найти кнопку создания группы там ни к чему не приведёт. Для таких конфигураций рабочие альтернативы: настройка отбора списка, сортировка или добавление префикса к наименованию (например, «(уволен) Иванов И.И.»), хотя последний способ — крайняя мера, так как наименование попадает в печатные формы.
Сравнение вариантов
Подходит для ЗУП и конфигураций с иерархическим справочником. Наглядно, но требует ручного переноса каждой карточки.
Универсальный способ: уволенные скрываются автоматически, ничего переносить не нужно. Работает везде, где есть настройка списка.
Запасной вариант для старых конфигураций. Минус: пометка может попасть в печатные документы и отчёты.
Создайте папку «Уволенные» в справочнике сотрудников
Откройте раздел «Кадры» (или «Справочники и настройки») и перейдите в справочник «Сотрудники». Включите режим отображения по группам, если он выключен: меню «Ещё» → «Режим просмотра» → «Дерево» или «Иерархический список», в зависимости от конфигурации. Без этого режима папки просто не будут видны.
Нажмите кнопку «Создать группу» на панели инструментов или выберите соответствующий пункт в контекстном меню. Введите понятное имя, например «Уволенные» или «Архив (уволенные)», и сохраните. Папка появится в дереве слева или в начале списка.
Полезно сразу создать структуру под будущий рост: например, внутри «Уволенных» — подпапки по годам увольнения или по подразделениям. Это удобно, когда сотрудников много и архив накапливается быстро. Но не усложняйте иерархию без необходимости — глубже двух уровней ориентироваться становится трудно.
- 1Откройте справочник «Сотрудники» и включите режим просмотра «Дерево» через меню «Ещё».
- 2Нажмите «Создать группу» и назовите папку, например «Уволенные».
- 3Откройте список и найдите уволенных сотрудников (удобно отсортировать по реквизиту или использовать поиск).
- 4Выделите карточки и перетащите их в папку либо используйте «Переместить в группу» из контекстного меню.
- 5Проверьте результат: папка заполнена, действующие сотрудники остались на верхнем уровне.
Перенесите карточки уволенных в новую папку
Перенос выполняется несколькими способами. Самый быстрый — выделить одну или несколько карточек (с зажатой Ctrl для выборочного выбора или Shift для диапазона) и перетащить их мышью на папку в дереве. Альтернатива: правый клик по выделенному → «Переместить в группу» → выбор папки «Уволенные».
Чтобы не искать уволенных в общем списке вручную, временно отсортируйте его по признаку увольнения. В ЗУП у карточки сотрудника есть данные о текущем состоянии; также можно открыть журнал «Увольнения» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» или «Увольнения») и сверять список по нему. После переноса верните привычную сортировку.
Если уволенных много и перенос вручную занимает слишком много времени, рассмотрите групповую обработку: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Групповое изменение реквизитов» (в свежих версиях — «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»). Там можно для выбранных элементов справочника установить родителя — группу «Уволенные». Перед массовой операцией сделайте резервную копию базы.
Настройте отбор вместо папки, если групп нет
В конфигурациях без иерархии справочника тот же практический эффект даёт отбор списка. Откройте список сотрудников, нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте условие отбора. Логика простая: показывать только тех, у кого нет оформленного увольнения. Конкретное поле зависит от конфигурации — это может быть связанный документ увольнения, дата увольнения или служебный признак.
В 1С:ЗУП отбор тоже полезен как дополнение к папке: можно настроить список так, чтобы по умолчанию показывались только сотрудники без увольнения, а папка оставалась для явного архива. Сохраните настройку как стандартную, чтобы она применялась при каждом открытии списка.
Учтите особенность: отбор влияет только на отображение списка и не меняет данные. Если коллега откроет справочник без вашей настройки, он увидит полный список. Поэтому для совместной работы договоритесь о едином подходе — либо у всех папка, либо у всех настроенный отбор.
Проверьте результат и настройте права доступа
После переноса убедитесь, что всё работает как задумано. Откройте папку «Уволенные» — в ней должны быть только уволенные. Вернитесь на верхний уровень списка — там должны остаться действующие. Откройте карточку любого уволенного: документы, начисления и личные данные должны быть на месте и доступны для просмотра.
Проверьте влияние на смежные механизмы: подбор сотрудников в документы (приёмы, переводы, начисления) обычно показывает список без учёта групп, поэтому уволенные могут по-прежнему предлагаться при подборе. Это нормально — для исключения их из подбора используется именно статус увольнения, а не папка.
Если с базой работают пользователи с ограниченными правами, проверьте, что у них есть доступ на чтение справочника «Сотрудники» целиком. Перенос в группу не должен ничего сломать, но в конфигурациях с настроенными профилями доступа на уровне записей стоит убедиться, что ограничения не привязаны к группам справочника неожиданным образом.
Как проверить результат
В папке только сотрудники с оформленным увольнением
В папке есть действующие сотрудники или папка пуста
Приказы, начисления и больничные открываются из карточки
Документы недоступны или карточка не открывается
Уволенные не предлагаются как действующие либо помечены статусом
Уволенный выбирается без каких-либо признаков увольнения
Отчёты за прошлые периоды формируются с данными уволенных
Уволенные пропали из отчётов за периоды, когда они работали
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — попытка удалить карточку уволенного вместо переноса в папку. Программа либо откажет из-за ссылок на документы, либо пометит объект на удаление, и при контроле целостности всплывут десятки ссылок. Удаление уволенных — не задача архивации; архивируйте группировкой и отборами.
Вторая ошибка — перенос сотрудника в папку «Уволенные» до оформления документа увольнения. Папка — это лишь визуальная метка, она не заменяет кадровый документ. Сначала оформите увольнение документом, проведите окончательный расчёт, и только потом переносите карточку в архивную группу.
Третья ошибка — переименование сотрудника с добавлением «уволен» в ФИО. Наименование попадает в печатные формы, справки и отчёты, включая документы за прошлые периоды при их перепечатке. Если очень нужна визуальная пометка, используйте для этого отдельный дополнительный реквизит или комментарий, а не ФИО.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли удалить карточку уволенного сотрудника совсем?
Практически никогда. На карточку ссылаются приказы, начисления, больничные и отчёты, поэтому 1С не даст удалить объект физически. Данные о работнике также нужны для справок и проверок в течение сроков хранения кадровых документов. Правильный путь — папка или отбор.
Перенос в папку влияет на расчёт зарплаты и отчёты?
Нет. Группа справочника — это только способ организации списка. Все начисления, удержания и отчётность формируются по документам и регистрам, а не по расположению карточки в иерархии справочника.
В моей конфигурации нет кнопки «Создать группу». Что делать?
Значит, справочник в этой конфигурации не иерархический. Используйте настройку списка: «Ещё» → «Настроить список» и отбор по признаку отсутствия увольнения. Либо включите сортировку, при которой уволенные оказываются в конце списка.
Как быстро найти всех уволенных для переноса?
Откройте журнал документов увольнения (в ЗУП: «Кадры» → «Увольнения» или «Все кадровые документы» с отбором по виду документа) и сверяйте список по нему. Альтернатива — обработка «Групповое изменение реквизитов», где можно отобрать сотрудников и массово установить им группу-родителя.
Уволенный снова устраивается в компанию. Что делать с карточкой?
Не создавайте дубликат: верните существующую карточку из папки «Уволенные» в основной список перетаскиванием и оформите документ приёма на работу. Так сохранится вся история трудовых отношений в одной карточке.
Можно ли скрыть уволенных из подбора в документы?
Да, но делает это не папка, а статус. При оформленном документе увольнения подбор в кадровые и расчётные документы обычно показывает уволенных с соответствующей пометкой или не предлагает их для новых периодов. Папка влияет только на вид справочника.
Что важно запомнить
В ЗУП создайте группу «Уволенные» в справочнике сотрудников и перенесите туда карточки после оформления увольнений и завершения расчётов. В конфигурациях без групп используйте отбор списка. Удалять карточки уволенных нельзя — папка и отбор решают задачу архивации без риска для данных и отчётности.